Prüfen Sie noch selbst? Oder lassen Sie schon prüfen?

Fehlerhafte Rechnungsverarbeitung kostet bares Geld. Im schlimmsten Fall wird es existenzbedrohend. Dann nämlich, wenn die Liquidität ernsthaft darunter leidet, die Buchhaltung Betriebsprüfungen und Audits nicht stand hält oder der Geschäftsleitung dadurch wichtige Informationen zu spät geliefert oder gar vorenthalten werden.

5 Vorteile der automatischen Rechnungsverarbeitung.

In Zeiten der Digitalisierung gehört die manuelle Rechnungsverarbeitung der Vergangenheit an. Gehen Sie den nächsten Schritt und verschaffen Sie sich mit der automatischen Rechnungsverarbeitung einen Wettbewerbsvorsprung. Hier die fünf wichtigsten Vorteile:

1. Fehler werden weitgehend ausgeschlossen

Zeitdruck, Unkonzentriertheit oder Unwissenheit sind menschlich. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung schließt diese Fehler weitgehend aus. Doubletten, fehlerhafte Erfassungen, Weiterleitungen und Archivierungen werden vermieden.

2. Unabhängigkeit von Zeit und Ort

Die fachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen lässt sich von jedem Endgerät aus erledigen. Eingehende Rechnungen können aus jeder beliebigen Quelle erfasst und Rechnungsbeträge leicht gesplittet werden, ganz gleich ob Papier, mobiler Scan oder E-Mail.

3. Schnellere Rechnungsverarbeitung

Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferanten werden automatisch ausgelesen, abgeglichen und vollständig archiviert. So können Dokumente durch die einfache Eingabe von Suchbegriffen schnell gefunden werden. Bei Krankheit eines Mitarbeiters bleiben Vorgänge nicht mehr unnötig liegen.

4. Mehr Kontrolle, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Der Informationsfluss zum Entscheider erfolgt automatisch. Alle relevanten Informationen werden sicher und vertraulich übermittelt und lassen sich mit wenigen Klicks bearbeiten. Anmerkungen und Notizen können direkt erfasst und weitergeleitet werden. Gesetzliche Datenschutz- und Archivierungspflichten werden garantiert. Betriebsprüfungen und Audits können deutlich besser vorbereitet werden.

5. Mehr Liquidität, geringere Finanzierungskosten

Kontokorrentkredite sind teuer. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung trägt einen großen Teil dazu bei, dass derartige Kreditlinien nicht unnötig beansprucht werden. Denn es ist nahezu ausgeschlossen, dass Skonti und Rabatte auf eingehende Rechnungen nicht gezogen werden, auch Mahngebühren werden vermieden. Für Debitoren werden Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch vorbereitet.

Fazit:

Wiederkehrende Arbeitsabläufe können heute mit guten Dokumentenmanagement-Systemen  weitgehend automatisiert werden. Buchhaltung im Allgemeinen und Rechnungsverarbeitung im Speziellen bieten dafür gute Voraussetzungen. Gern zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit einem unserer Spezialisten.

Foto:
fotolia.com/Andrey Popov

Referenzen.

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