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Wie können Unternehmen Datensilos aufbrechen?

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In einer zunehmend digitalisierten Welt sind Daten das wertvollste Gut eines Unternehmens. Doch allzu oft sind sie in sogenannten Datensilos gefangen, die damit zu einem entscheidenden Hindernis für effizientes Datenmanagement werden, denn: Diese isolierten Bereiche in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens erschweren den reibungslosen Austausch und die Integration von Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen. Auf diese Weise entstehen Engpässe in der Datennutzung und -analyse, die die operative Effizienz beeinträchtigen. Wie Datensilos entstehen und wie Sie diese erfolgreich aufbrechen, lesen Sie in diesem Artikel.

Was sind Datensilos?

Datensilos sind abgeschottete Bereiche in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens, in denen Daten isoliert gespeichert und verwaltet werden. In der Regel sind diese Daten nur für eine bestimmte Gruppe innerhalb des Unternehmens verfügbar, während der Rest keinen oder nur eingeschränkten Zugriff hat. Damit erschweren diese isolierten Bereiche die effiziente Nutzung und Integration von Daten im gesamten Unternehmen.

Wie entstehen Datensilos?

Datensilos können absichtlich oder unabsichtlich entstehen. Absichtliche Datensilos sind jedoch eher selten und treten vor allem dann auf, wenn Compliance-Anforderungen erfüllt werden müssen. Unbeabsichtigte Datensilos entstehen in der Regel aufgrund organisatorischer und technischer Gegebenheiten. Dazu gehören:

Isolierte Abteilungen
Vor der digitalen Transformation waren individuelle Prozesse und Richtlinien pro Abteilung die Regel. Jeder Digitalisierung zum Trotz existieren in vielen Unternehmen nach wie vor Abteilungen, die ihre individuellen Arbeitsweisen beibehalten, unzureichend kommunizieren und so Datensilos schaffen.

Unterschiedliche technologische Lösungen
Verschiedene Abteilungen nutzen unterschiedliche Tools und Software für ihre tägliche Arbeit. Schnittstellen sind nicht immer vorhanden und gerade ältere Systeme sind nicht unbedingt für den Datenaustausch ausgelegt. So bleiben Silos selbst nach der Standardisierung der Software-Lösungen bestehen.

Mangelndes Datenmanagement
Ohne einheitliches Datenmanagement entwickelt jede Abteilung ihre eigenen Regeln für den Umgang mit Daten. Die Konsequenz: Daten landen in den entsprechenden Silos und das ohne, dass die notwendigen Compliance-Richtlinien eingehalten werden. Auf diese Weise sind die Daten weder rechtssicher gespeichert noch für andere Team-Mitglieder zugänglich.

Wettbewerbsorientierte Unternehmenskultur
In manchen Unternehmenskulturen arbeiten Abteilungen gegeneinander statt miteinander. Unterschiedliche Ziele können so miteinander kollidieren, was dazu führt, dass Informationen und Daten zurückgehalten werden.

Warum sind Datensilos ein Problem?

Datensilos sind ein Faktor, den Unternehmen dringend im Auge behalten und aktiv angehen sollten, um zu verhindern, dass sie sich nach und nach negativ auf alle Arbeitsprozesse auswirken. Dazu kommt: Je größer ein Unternehmen wird und je mehr Daten es sammelt, desto mehr verfestigen sich die Silos. Dies führt in verschiedenen Anwendungsfällen zu Problemen – angefangen bei der Datenanalyse über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität. Die Auswirkungen von Datensilos im Überblick:

  • Datensilos verhindern eine umfassende Sicht auf das Unternehmen. Ohne ein vollständiges Verständnis der Geschäftsprozesse und der Performance haben Mitarbeitende lediglich begrenzten Einblick und können mögliche Verbesserungspotenziale nicht erkennen.

  • Es findet keine teamübergreifende Zusammenarbeit statt. Anstatt gemeinsame Ziele zu verfolgen, halten Teams Daten zurück. Eine abteilungsübergreifende Transparenz wird so stark eingeschränkt.

  • Datensilos beeinträchtigen die Datenintegrität. Häufig existieren mehrere Versionen derselben Daten im Unternehmen, was Versionskontrollprobleme und ungenaue Reports nach sich zieht.

  • Durch die Duplizierung von Daten an verschiedenen Orten verschwenden Unternehmen Speicherplatz und Geld im Vergleich zu einem zentralen, einheitlichen Datenspeicher. 

  • Datensilos sind anfälliger für Cyberangriffe, da die Daten unzureichend geschützt sind.
Informationen in Datensilos sind schwer zugänglich. Mitarbeitende verbringen daher viel Zeit mit der Suche nach Informationen, die möglicherweise bereits veraltet sind, bis sie gefunden werden. 
So brechen Sie Datensilos auf

Wo früher die Datenintegration unmöglich war oder einen immensen Aufwand erfordert hat, ermöglichen heute Tools und gezielte Maßnahmen eine schnelle Informationsintegration und ein cleveres Datenmanagement:

Cloudbasiertes Data Warehouse
Ein Data Warehouse bietet Usern ein organisiertes Datenmanagement. Alle relevanten Unternehmensdaten werden dort im Datenspeicher zusammengeführt, sodass Daten für Analysezwecke oder datenbasierte Entscheidungen unkompliziert und zentral abrufbar sind. Die Verknüpfung mit einer Cloud ermöglicht es Unternehmen, flexibel zu bleiben und bei wachsenden Anforderungen an den Speicherplatz zu skalieren.

Unternehmensweiter Datenkatalog
Mithilfe eines Datenkatalogs verschaffen sich insbesondere diejenigen Unternehmen einen Überblick, bei denen viele Daten bisher nur in nicht-digitaler Form vorliegen. Eine Kategorisierung der vorhandenen Assets ist ebenfalls sinnvoll, um Daten zu klassifizieren und sie hinsichtlich ihrer Relevanz zu bewerten. Künstliche Intelligenz und Machine Learning unterstützen bei der Katalogisierung.

Kulturwandel und offene Kommunikation
Sichtwort: Digital Leadership. Allen Mitarbeitern sollte bewusst sein, dass Datensilos schwerwiegende Konsequenzen für den Unternehmenserfolg haben können. Daher sollten Verantwortliche die Vorteile einer gemeinsamen Datennutzung kommunizieren und die möglichen Probleme bei Datensilos darlegen. Hier liegt die Verantwortung bei Führungskräften, diese Veränderungen zu initiieren und einen Kulturwandel anzustoßen.

Die Bedeutung eines DMS

Zentralisierung von Dokumenten und Informationen
Anstatt Dokumente in verschiedenen Ordnern auf dem Server zu organisieren, übernimmt das DMS die Zuordnung der Dokumente eigenständig. Mittels gemeinsamer Kriterien und automatisierter Klassifizierung und Verschlagwortung werden die Dokumente in digitalen Akten abgelegt.

Vermeidung von Dokumentenverlust
Sobald ein Dokument in das DMS überführt wird, wird es verschlagwortet. Dadurch ist es anhand des Textinhalts und weiterer Begriffe wie der Dokumentenart leicht auffindbar. Darüber hinaus verfügt jedes hochwertige Dokumentenmanagementsystem über eine OCR-Texterkennung, die die Durchsuchung von Bilddateien wie PDF ermöglicht.

Versionskontrolle
Ein DMS setzt auf eine Versionierung, wodurch sämtliche Änderungen an einem Dokument ausführlich dokumentiert und protokolliert werden. Auf diese Weise ist der Status eines Dokuments zu jeder Zeit für alle Parteien klar. Zusätzliche Notizen, beispielsweise Gesprächsprotokolle mit Kunden, können ebenfalls zum Dokument hinterlegt werden.

Kollaboratives Arbeiten
Die Software kann individuell an die spezifischen Arbeitsprozesse eines Unternehmens angepasst werden und ganze Workflows abbilden. Dies ermöglicht beispielsweise die automatische Zuweisung einer Rechnung an das zuständige Team-Mitglied zur Freigabe nach Erhalt und danach an die Buchhaltung.

Fazit

Datensilos sind eine Herausforderung für Unternehmen, die ihre Daten effizient nutzen wollen. Eine gezielte IT-Transformation und der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems unterstützt Unternehmen dabei, diese Silos aufzubrechen und die Daten unternehmensübergreifend gewinnbringend einzusetzen.

Sie haben Fragen?

Wenn Sie allgemeine Fragen zu DocuWare haben oder spezielle, die Ihr Unternehmen betreffen, wenden Sie sich gern an uns.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an das Dokumenten­management. Aber wir haben DocuWare schon bei so vielen Unternehmen unterschiedlichster Branchen eingeführt, dass wir Ihnen sicher helfen können.

Ansprechpartner Niklas Krüger
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Quelle: DocuWare Europe GmbH
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