Wir sind TRAFFIQX® Netzwerkpartner
Mit Ricoh IDX und dem TRAFFIQX®-Netzwerk
Dokumente einfach und schnell elektronisch empfangen und versenden.
Die Digitalisierung schreitet unaufhörlich voran. Viele Unternehmen suchen nach wie vor nach einfachen und effektiven Möglichkeiten, um in die Digitalisierung einzusteigen und vom Nutzen und Mehrwert des digitalen Wandels zu profitieren. Mit Ricoh IDX bieten wir Ihnen eine einfache und schnelle Möglichkeit, Dokumente und Daten elektronisch mit Ihren Geschäftspartnern auszutauschen, und zwar ohne IT-Projekt oder zusätzliche Investitionen in Hardware oder Software. Wir schalten Sie ganz einfach auf unsere Plattform auf und schon können Sie sich mit Ihren Lieferanten und Kunden elektronisch verknüpfen. Für den Versand von Dokumenten bieten wir einen virtuellen Druckertreiber, der im Handumdrehen installiert wird. Natürlich stehen Ihnen auch eine Vielzahl weiterer Übertragungswege zur Verfügung.
Versenden von Dokumenten
Steigender Kosten- und Wettbewerbsdruck gibt es in allen Unternehmen. Wer die Spielregeln der Digitalisierung versteht, kann sich von seiner Konkurrenz abheben. Kosten senken, Prozesse optimieren, Durchlaufzeiten verkürzen, Transparenz erhöhen und so nebenbei präsentiert sich ihr Unternehmen innovativ und zukunftsorientiert.
Außerdem gibt es konkrete gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen dazu anhalten, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Behörden müssen ab April 2020 die XRechnung empfangen können. Ihre Lieferanten müssen die XRechnung ab November 2020 zumindest an Bundesbehörden versenden. Früher oder später wird dies für alle Behörden gelten.
Eine weitere Herausforderung ist der Wandel unserer Arbeitswelt: Menschen streben immer mehr nach einer angemessenen Work-Life-Balance und wollen zeitlich und örtlich unabhängig arbeiten. Dazu benötigen Sie Informationen digital.
Das TRAFFIQX® Netzwerk
Ricoh, und damit auch wir, sind Partner im TRAFFIQX® Netzwerk. Davon profitieren Sie in mehrfacher Hinsicht. Schon heute tauschen pro Monat zahllose Unternehmen Millionen von Dokumenten über zahlreiche Kanäle mit den unterschiedlichsten Formaten über das Netzwerk aus. Ständig kommen neue Unternehmen, Formate und Zustellkanäle hinzu. Allein die verschiedenen Anforderungen zu managen ist eine große Herausforderung. Durch diese intelligente Lösung und die vielen internationalen Teilnehmer und Partner ist der elektronische Austausch der Dokumente für Sie in hunderten Dokumentenformaten möglich. Nutzen Sie mit Ricoh IDX flexibel und problemlos die verschiedensten Formate, beispiellsweise XML, ZUGFeRD, XRechnung, FatturaPA, eFattura, PEPPOL und viele mehr.
Das Senden ist denkbar einfach. Als Kunde vom Ricoh IDX Portal drucken Sie einfach Ihre Dokumente wie bisher, nur nicht an einen lokalen Drucker sondern am virtuellen Ricoh Drucker. Jeder Ihrer Kunden wählt sein eigenes Wunschformat, in dem die Dokumente empfangen werden sollen. Das Ricoh IDX Portal wandelt die Dokumente nach Kundenwunsch um. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern.
Ideal ist natürlich der Austausch elektronischer Dokumente. Sie sparen Druck-, Porto und Prozesskosten ein, festigen die Partnerschaft und schaffen Mehrwert indem Sie auch ihrem Kunden helfen Prozesskosten zu reduzieren.
Empfänger die noch nicht auf elektronische Empfang umgestellt haben, erhalten weiterhin Dokumente in Papierform. Den Druck sowie die Endverarbeitung und den Versand der Dokumente übernimmt Ricoh gerne für Sie. Um den Anteil von Papierdokumenten zu senken, bieten wir unsere Connect Services an, um mit unterschiedlichen Verfahren ihre Geschäftspartner einzuladen, auf elektronischen Empfang umzustellen.
Das elektronische Empfangen ist eine effiziente Lösung. Die Dokumente können in Ihrem Wunschformat digital direkt z.B. in Ihren Freigabe-Workflow und dann ins ERP-System gelangen.
Aber jedes Unternehmen bekommt heute noch Rechnungen per Post. Diese müssen gescannt und die Dokumentendaten extrahiert werden, um sie dem Portal zuzuführen.
Hier haben Sie einige Optionen: Mit einem intelligenten Multifunktionssystem von Ricoh können Sie per Smart Integration – also per Knopfdruck – die Daten direkt in das Portal übertragen. Gerne bieten wir Ihnen auch das Digitalisieren Ihrer Rechnungen als Dienstleistung an. Oder noch effektiver ist unser Service „Digital Mailroom“. Also die digitale Poststelle, die wir auch gerne mit Ricoh Personal für Sie betreiben!
Gleichzeitig bieten wir auch hier unsere Connect Services an, um Ihre Lieferanten auf den elektronischen Dokumentenversand umzustellen, damit die Anzahl an Papierdokumenten reduziert werden kann.
Einfache Lösung
Wir schalten Sie im Netzwerk auf, ganz ohne IT-Projekt und ohne Investitionen in zusätzliche Software oder Hardware.
Sicherheit
Gesetzliche Anforderungen
Umwelt
Mobiles Arbeiten
Service
Effizienz
Das Empfangen von Dokumenten mit Ricoh IDX Portal ist eine effiziente Lösung. Rechnungen können digital direkt ins ERP-System gelangen und sogar automatisiert validiert und bezahlt werden. Aber jedes Unternehmen bekommt heute noch Rechnungen per Post oder per E-Mail. Diese müssen gescannt werden, um sie dem Portal zuzuführen. Hier haben Sie einige Optionen: Mit einem Ricoh Multifunktionsdrucker können Sie per Smart Integration – also ganz einfach per Knopfdruck – die Daten direkt in das Portal übertragen. Das ist auch die optimale Lösung, die uns von anderen Providern unterscheidet. Gerne bieten wir Ihnen auch unseren Service Intelligente Workflow Automatisierung an und digitalisieren Ihre Rechnungen für Sie. Alternativ bieten wir sogar direkt den Digital Mailroom an, also die digitale Poststelle, die wir auch gerne mit Ricoh Personal für Sie betreiben!
Öffentliche Behörden sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dieser Wechsel von Papierdokumenten hin zu reinen elektronischen Datensätzen stellt öffentliche Auftraggeber vor eine große Herausforderung. Die XRechnung ist in Deutschland seit November 2020 gesetzlich verpflichtendes Rechnungsformat, aber die meisten Behörden und Unternehmen können diese nicht verarbeiten. Wir haben dafür eine einfache und benutzerfreundliche Lösung parat. Mit der Ricoh IDX OnlineZugangsPlattform (OZP) stellen wir eine E-Rechnungs-Verordnung konforme Rechnungseingangsplattform online zur Verfügung. So können Sie elektronische Rechnungen erstellen bzw. hochladen und an den Rechnungsempfänger übermitteln. Ihr Vorteil: Ihre Lieferanten können die XRechnung ganz ohne Installationen oder IT-Projekte an Sie senden. Damit wird die gesetzliche Vorgabe erfüllt. Für Sie ergeben sich daraus aber noch viele weitere Pluspunkte. Ihre Lieferanten können nicht nur über die OZP die Rechnung an Sie einreichen, Sie sind auch über Peppol erreichbar und von vielen Tausenden Lieferanten die sich bei Ricoh IDX und im TRAFFIQX-Netzwerk angeschlossen haben. Dabei erhalten Sie neben der originalen XRechnung auch genau den Datensatz, den Sie für Ihr ERP-System benötigen und bei Bedarf ein PDF. Gern kümmern wir uns für Sie auch um die Langzeitarchivierung. Die Nutzung der Ricoh IDX OnlineZugangsPlattform ist für Ihre Lieferanten kostenlos. Fragen Sie einfach ein Nutzerkonto an.
Viele Länder suchen einen Weg ihre Steuergesetze durchzusetzen. Die elektronische Rechnung und das elektronische Steuer-Reporting werden damit in immer mehr Ländern zur Norm.
International tätige Unternehmen müssen daher verschiedene eRechnung-Standards umsetzen, wenn sie weiterhin international Geschäfte machen möchten. Die elektronische Rechnungsstellung und die Einhaltung der diversen Mehrwertsteuervorschriften gehören zu den größten Herausforderungen, denen sich Unternehmen aktuell stellen müssen. Viele Länder entwickeln eigene spezielle Rechnungsformate, die von den Unternehmen eingehalten werden müssen. Dies betrifft vorwiegend Rechnungen im B2B und im B2G (Business-to-Government) Bereich.
Die Europäische Union arbeitet an einer einheitlichen Lösung für die teilnehmenden Länder. Dieses CTC-Modell (Continuous Transaction Control) wird als sogenanntes Meldesystem zukünftig sicherlich auch in Deutschland eingeführt werden. Zumindest wurde dies im Koalitionsvertrag der aktuellen Regierung angekündigt.
Die vielen Regelungen machen es nicht einfach, den Überblick zu behalten. Für international agierende Unternehmen bedeutet dies einen hohen Zeit- und Kostenaufwand. Werden die Formate nicht eingehalten, kann dies mit hohen Sanktionen verbunden sein.
Ricoh bietet Ihnen eine Plattform, die Ihre Rechnungen in das gewünschte Format umwandelt und sicher zustellt oder empfängt. Alle neuen gesetzlichen Bestimmungen werden aktuell angepasst und die weltweite Rechtskonformität ist gegeben.
Die eInvoicing Anforderungen der verschiedenen Länder werden über die Ricoh IDX Plattform erfüllt. Ihre Rechnungen werden in das spezielle Länderformat transferiert.
Dies sind zum Beispiel:
- Italien: Fattura PA (seit 01.01.2019 für B2B und B2G)
- Österreich: ebInterface
- Deutschland: XRechnung (seit 2019 für B2G verpflichtend)
- Skandinavien, EU, Asien: über Peppol Roaming oder VeR (Verband elektr. Rechnung) Roaming
Neu hinzugekommen ist seit 01.01.2023
- Serbien: XML-Format mit qualifizierter elektronischer Signatur (für B2B und B2G)
Zusätzlich hat die serbische Regierung ein System namens Sistem za Upravljanje Fakturama (SUF) eingeführt, das Teil der eInvoicing-Plattform des Landes ist. Das System speichert alle E-Rechnungen und stellt sie den zuständigen Behörden zum Abruf bereit. Im Fall der Nichteinhaltung drohen hohe Geldstrafen.
Polen und Frankreich planen für 2024 eigene eInvoicing Modelle für B2B.
Insgesamt haben wir über 450 verschiedene Formate im Angebot. Mit Ricoh als Provider im TRAFFIQX® Netzwerk sind Sie immer aktuell auf dem neuesten Stand aller internationalen Formate.
Das Versenden von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist eine anspruchsvolle und aufwendige Angelegenheit. Der Versand sollte vor allem sicher sein, denn es handelt sich um vertrauliche Daten. E-Mails sind da keine gute Lösung. Der Versand der Abrechnungen per Papier ist aufwendig und durch Erstellung und Porto relativ teuer. Ein sicherer Weg ist es, wenn die MitarbeiterInnen sich Ihre Abrechnung selbst von einem Portal downloaden können. Ein Zugangslink wird individuell zugestellt und somit kann jederzeit und von jedem Ort mobil auf die Daten zugegriffen werden. Papierablage und dicke Ordner sind dann Vergangenheit. Mit PIA bietet Ricoh einen speziellen Zugang für Ihre Belegschaft, die aufgefordert wird, sich selbst im Portal zu registrieren und zukünftig dort die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu verwalten. Wer sich nicht anmeldet bekommt automatisiert die Abrechnung weiterhin per Brief zugesandt. Die gesamte Verwaltung welche Person welches Format erhält übernimmt das Portal. Ricoh kümmert sich dann selbstverständlich um das Einladungsmanagement der MitarbeiterInnen und um den pünktlichen und seriösen Versand der Abrechnungen.
Sie haben Fragen?
Sind Ihre Rechnungen schon XRechnung fähig? Sind alle relevanten Informationen vorhanden? Wir können gerne Ihre Rechnungen analysieren.
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