Was bedeutet Führen auf Distanz?
Führen auf Distanz oder auch Remote Leadership bedeutet das Leiten von Mitarbeitenden, die physisch voneinander entfernt sind. Die einzelnen Team-Mitglieder befinden sich also an verschiedenen Orten und arbeiten virtuell zusammen. Gerade in international agierenden Unternehmen ist Führen auf Distanz schon lange zur Norm geworden. Die Corona-Pandemie hat diese Entwicklung in der Arbeitswelt massiv verstärkt und beschleunigt. Remote Leadership gehört daher mittlerweile in Unternehmen jedweder Größe zum Arbeitsalltag von Führungskräften. Sie haben die Aufgabe, über die Entfernung hinweg ein wertschätzendes Umfeld zu schaffen, das Team-Gefüge zu stärken und gute Arbeitsergebnisse zu gewährleisten.
Die zunehmende Flexibilität und eine reine digitale Zusammenarbeit können zu unklaren Prozessen im Team führen. Als Führungskraft ist es daher notwendig, die entsprechenden Strukturen zu schaffen, für Klarheit in Prozessen zu sorgen und Unsicherheiten im Team zu reduzieren. Auch eine angemessene technische Ausstattung in Form von Hard- und Software ist für die virtuelle Zusammenarbeit unerlässlich.
Mittlerweile gibt es zahlreiche Hybrid-Work-Modelle, dank derer Mitarbeitende flexibel entscheiden können, wann sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten möchten.
Wie können Führungskräfte eine konstruktive und produktive Arbeitskultur auf Distanz schaffen?
Die richtige Kombination aus Struktur und Planung stärkt in der virtuellen Zusammenarbeit nicht nur das Gemeinschaftsgefühl, sondern sorgt auch dafür, dass jeder Mitarbeitende weiß, was zu tun ist und welche Ziele erreicht werden sollen. Hier gilt es, den Workload in klare überschaubare Aufgaben einzuteilen und für jeden Task das gewünschte Ergebnis, Verantwortlichkeiten und Deadlines zu definieren, um effizient zu delegieren und das eigenverantwortliche Arbeiten im Team zu ermöglichen. Das erfordert ebenfalls die Bereitstellung aller Ressourcen sowie ein offenes Ohr bei Fragen und Problemen.
Des Weiteren empfiehlt sich ein ausgewogener Mix aus asynchroner und synchroner Kommunikation. Asynchrone Zeiten sind notwendig für das störungsfreie und konzentrierte Abarbeiten von Aufgaben. Synchrone Zeiten hingegen, um Ideen zu generieren und Probleme zu lösen.
Wichtig: Performance lässt sich nicht über Anwesenheit definieren. Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitenden die Freiheit geben, ihre Zeit und Arbeit neben festen Terminen frei einzuteilen. Auf diese Weise kann jedes Team-Mitglied zu den individuell produktiven Zeiten arbeiten und konzentriert in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse liefern. Vertrauen, dass die Aufgaben termingerecht und qualitativ hochwertig erledigt werden, ist hier der Schlüssel.
Wie kann Kommunikation auf Distanz effektiv gestaltet werden?
Mitarbeitende sehnen sich gerade bei Hybrid-Work-Modellen verstärkt nach Sicherheit, Orientierung und Bindung. Eine transparente und offene Kommunikation ist dabei das A und O.
Die folgenden Kommunikationstipps unterstützen dabei:
- Aktiv nachfragen und gut zuhören.
- Lieber zu viel als zu wenig kommunizieren – ein stetiger Informationsfluss ist wichtig, um alle Mitarbeitenden gleichermaßen einzubeziehen. Das gilt vor allem bei wichtigen Entscheidungen.
- Ob tägliches Stand-up-Meeting am Morgen oder ein Recap zum Feierabend – um auch auf Distanz ein erfolgreiches Kommunikationsniveau und Routinen zu schaffen, können Führungskräfte bestehende Strukturen aus der physischen Zusammenarbeit ins Digitale übertragen.
- Eine offene (virtuelle) Tür lässt Raum für spontane Rückfragen, Probleme und kurzfristige Absprachen.
- Regelmäßige Einzelgespräche führen – beispielsweise monatlich. Hier sollte Platz für fachliche und private Inhalte sein.
- Calls ankündigen oder regelmäßige Meetings ansetzen – so fühlen sich Mitarbeitende nicht überwacht, sondern können sich entsprechend vorbereiten und entwickeln Vertrauen.
Auch die zwischenmenschlichen Interaktionen innerhalb des Teams müssen nicht darunter leiden, dass man sich nicht jeden Tag persönlich sieht. Führungskräfte können ihr Team regelmäßig zu persönlichen Gesprächen einladen, die sich nicht auf fachliche Themen beschränken, oder sie verlagern Team-Building-Aktivitäten in den virtuellen Raum – beispielsweise in Form eines Online-Spieleabends.
Technologische Aspekte für das Führen auf Distanz
Es kommt nicht nur auf eine starke Internet-Verbindung an. Die Grundlage für ein effizientes Führen auf Distanz bilden die richtigen Tools, um möglichst identische Bedingungen wie am Arbeitsplatz im Büro zu schaffen.
Neben der Ausstattung der Mitarbeitenden mit der entsprechenden Hardware sind Kommunikationstools essenziell. Damit arbeiten sie nicht nur in der Cloud, was Kontakt und Zusammenarbeit mit externen Teams, Partnern und Kunden verbessert, Führungskräfte können sich zudem über aktuelle Fortschritte in den Projekten ihrer Mitarbeitenden informieren.
Um sicherzustellen, dass jeder in den jeweiligen Projekten auf demselben Stand ist und keine wichtigen Aufgaben untergehen, empfiehlt sich die gemeinsame Nutzung von Planungstools. So lassen sich Aufgaben, Ziele und alle relevanten Informationen an einem Ort und einfach für alle zuständigen Mitarbeitenden freigeben.
Ein cloudbasiertes DMS unterstützt dabei, auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice zu jeder Zeit den vollen Zugriff auf alle relevanten unternehmensinternen Dokumente und Informationen zu haben, diese zu bearbeiten, zu teilen und zur Freigabe weiterzuleiten.
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