Effiziente Dokumentenerfassung: Tipps und Best Practices
Jeden Tag werden Dokumente erstellt, bearbeitet, ausgedruckt und archiviert. Doch in unserem digitalen Zeitalter stellt sich schnell die Frage, wie sich diese Dokumente effektiv in digitale Formate umwandeln und für die jeweiligen Geschäftsprozesse nutzen lassen. An dieser Stelle kommt die digitale Dokumentenerfassung ins Spiel. Was darunter zu verstehen ist, welche Arten es gibt und welche Vorteile Sie daraus für Ihr Unternehmen ziehen, lesen Sie in diesem Beitrag.
Dokumentenerfassung beschreibt den Prozess der Erfassung, Extraktion und Speicherung von Daten aus physischen oder digitalen Dokumenten in einem elektronischen Format. Ziel ist es, die jeweiligen Informationen zu extrahieren und in einer strukturierten Form zugänglich zu machen. Die Dokumentenerfassung kann dabei verschiedene Arten von Dokumenten umfassen, wie zum Beispiel:
- Das Scannen von Papierdokumenten, um sie in digitale Dateien umzuwandeln. Dies ist beispielsweise bei Briefen, Verträgen, Rechnungen oder Formularen der Fall.
- Die Verarbeitung von digitalen Dokumenten wie PDFs, Word-Dokumente oder E-Mails
- Das Extrahieren von Informationen aus Multimedia-Inhalten wie Bilder, Videos oder Audioaufnahmen
Die Dokumentenerfassung wird daher häufig in Unternehmen eingesetzt, um den Prozess der Datenverwaltung zu verbessern, die Suche, Analyse und den Zugriff auf Informationen zu erleichtern und damit die Effizienz zu steigern. Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR), automatische Klassifizierung, Texterkennung und maschinelles Lernen unterstützen dabei, diesen Prozess zu automatisieren und die Genauigkeit der Datenextraktion zu verbessern.
Steigerung der Effizienz
Verbesserte Datenintegrität
Elektronische Dokumente können durch automatisierte Prozesse besser gesichert und vor Verlust oder Beschädigung geschützt werden. Dies trägt zur Datenintegrität und -sicherheit bei.
Schnellere Informationsverfügbarkeit
Digitale Dokumente ermöglichen einen schnelleren Zugriff auf benötigte Informationen – egal, von welchem Ort und zu welcher Zeit. Dies erleichtert die digitale Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen – auch standortübergreifend.
Compliance und Regulierung
Such- und Analysemöglichkeiten
Einsparung von Ressourcen
Ein bedeutender Vorteil ist die Kosteneinsparung, die durch die Reduzierung von manuellen Prozessen und die Minimierung von Papier- und Druckkosten entsteht. Ein weiterer Pluspunkt ist die Platzersparnis, schließlich wird durch die Umstellung auf digitale Dokumente physischer Stauraum eingespart und die Notwendigkeit von physischen Aktenlagern und Lagerflächen entfällt somit.
Automatisierte Arbeitsabläufe
Optical Character Recognition (OCR)
Maschinelles Lernen und KI
Intelligent Document Recognition (IDR)
Natural Language Processing (NLP)
Barcodes und QR-Codes auf Dokumenten
Formularerkennung und -ausfüllung
DocuWare setzt auf Intelligent Indexing, das die zentralen Informationen eines Dokuments sofort erkennt und sie als Indexbegriffe zu hochstrukturierten, verwertbaren Daten macht. Die Technologie des maschinellen Lernens merkt sich dabei jedes Dokument inklusive der eventuell vorgenommenen Korrekturen der Indexbegriffe. Auf diese Weise funktioniert die automatische Indexierung nach wenigen Dokumenten zuverlässig. Und mit jedem weiteren Dokument steigen die Geschwindigkeit und Genauigkeit.