Die Lösung für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung
Finanzabteilungen von heute stehen unter großem Druck. Einerseits erfordern begrenzte Budgets und Ressourcen fundierte Einblicke und eine klare strategische Ausrichtung von Finanzleitern, andererseits gilt es, die Effizienz und Produktivität so zu maximieren, dass Informationen besser zugänglich werden und das Potenzial des eigenen Teams besser ausgeschöpft werden kann.
Moderne Dokumentenmanagement-Lösungen, die die Kreditorenbuchhaltung automatisieren, sorgen für digitale Workflows. Dadurch können Unternehmen ihre Produktivität steigern, volle Kontrolle gewährleisten und laufende Kosten senken. Wie Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Die Kreditorenbuchhaltung hat weitaus umfassendere Aufgaben, als nur Rechnungen zu zahlen. Teams gleichen Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen ab, pflegen Lieferantenbeziehungen und verhandeln Kreditbedingungen. Zeitraubende, manuelle und papierbasierte Prozesse haben in diesem Szenario nichts verloren.
Vor allem beim Thema Eingangsrechnungen herrscht in vielen Unternehmen jedoch deutlicher Handlungsbedarf:
Diese Herausforderungen wirken sich nicht nur auf die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung, sondern auf das gesamte Unternehmen aus. Mit der Automatisierung durch entsprechende Software lassen sich manuelle Aufgaben eliminieren und Prozesse effizienter gestalten:
Mit einer vollständig automatisierten Rechnungsverarbeitung lässt sich jeder Schritt genau definieren – von der Datenerfassung über den Freigabeprozess bis hin zur Erstellung eines Transaktionsdatensatzes für die direkte Buchung. Genehmigungs-Workflows auf Grundlage Ihrer Geschäftsregularien gewährleisten eine genaue und schnelle Verarbeitung. Die Lösung sollte außerdem Pflichtdaten, Bestellungen und Doubletten prüfen und neue Lieferanten schnell einbinden können. Auch die direkte Integration in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System ist notwendig, um doppelte Dateneingaben und Fehler zu vermeiden. Mit automatisierter Rechnungsverarbeitung können Ihre Teams
Wenn Teams sich nicht mehr mit manueller Dateneingabe sowie der Weiterleitung und Archivierung von Dokumenten beschäftigen müssen, können sie sich auf gewinnbringende Aufgaben mit Innovationspotenzial konzentrieren. Digitale Workflows bieten im Zuge dessen volle Transparenz für Ihre Buchhaltungsprozesse und ermöglichen es Ihnen, ein Dokument in jeder Phase seines Lebenszyklus zu verfolgen. Umfassende Reporting-Funktionen informieren Sie jederzeit darüber, wie viele Dokumente sich in einem bestimmten Prozessstadium befinden.
Mit Blick auf die Rechnungsverarbeitung sollten die jeweiligen Workflows automatisch Rechnungsdubletten erkennen oder feststellen, ob ein Lieferant bereits im System ist. Ist das nicht der Fall, sollte die Lösung dies automatisiert umsetzen.
Die Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung ermöglicht außerdem die reibungslose Weitergabe von Informationen an alle Teammitglieder, die einen Einblick in den jeweiligen Workflow benötigen. Per E-Mail lassen sich neue Aufgaben zuweisen, eskalieren oder Ausnahmen konfigurieren. Manager wiederum sehen auf einen Blick, welche Schritte bereits abgeschlossen oder welche Aufgaben noch offen sind.
Der Schutz sensibler Daten hat oberste Priorität – allen voran, wenn Dokumente in einem digitalen Archiv gespeichert werden. Mit einer rechtskonformen Dokumentenablage, einer transparenten Genehmigungshistorie, einem detaillierten Berechtigungskonzept und einer starken Verschlüsselung lassen sich wichtige Compliance-Anforderungen im Handumdrehen erfüllen. Zudem ermöglichen starke Sicherheits- und Backup-Maßnahmen die Wiederherstellung von Informationen im Ernstfall.
Auf die folgenden Funktionen kommt es besonders an:
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bedeutet nicht zwangsläufig einen hohen Zeitaufwand für Ihre Mitarbeiter oder eine langwierige Implementierung. Selbst wenn sich Geschäftsprozesse von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, ähneln sich zentrale Anforderungen und Entscheidungspunkte deutlich.
Die Template-basierte Lösung DocuWare für Rechnungsverarbeitung ist die ideale Option, wenn Sie Rechnungsprozesse zügig und kosteneffizient automatisieren wollen. Mit flexibel aktivierbaren Funktionen und Workflows lassen sich Ihre Wünsche schnell und einfach umsetzen – sei es die mehrstufige Rechnungsfreigabe über Kostenstellen, die Vorkontierung von Rechnungen in DocuWare oder der Export von Buchungsstapeln in Ihr ERP-System. Die fertigen Pakete bieten Ihnen damit gezielt die Funktionen, die eine reibungslose Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen sicherstellen.