Was ist Prozessdigitalisierung?
Prozessdigitalisierung beschreibt die Umwandlung analoger oder manueller Geschäftsprozesse in digitale Workflows. Dabei werden Informationen, Dokumente und Daten elektronisch erfasst, verarbeitet und gespeichert. Die Hauptziele der Prozessdigitalisierung bestehen darin, die Effizienz, Transparenz und Produktivität im Unternehmen zu steigern, Fehler zu minimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Innovative Technologien und Software-Lösungen unterstützen Unternehmen während der Transformation und helfen, sich an die Anforderungen der digitalen Welt anzupassen.
Auch wenn die Vorteile der Prozessdigitalisierung überwiegen, gibt es trotzdem einige Herausforderungen, die aber mit einer sorgfältigen Digitalisierungsstrategie einfach bewältigt werden können. Ein Überblick:
- Widerstand gegen Veränderung seitens der Belegschaft, die an den bisherigen Arbeitsweisen festhalten möchte
- Nahtlose Integration der neuen Software-Lösungen und Technologien in bestehende Systeme
- Reibungslose Datenmigration beim Wechsel von analogen zu digitalen Prozessen
- Datenschutzverletzungen und Sicherheitsrisiken durch die verstärkte Speicherung und Verarbeitung von Daten
- Hohe Investitionen durch die Anschaffung neuer Software-Lösungen, Lizenzen oder die Schulung von Mitarbeitenden
- Abhängigkeit von der technologischen Infrastruktur
Alle Prozesse im gesamten Unternehmen zu digitalisieren, klingt hauptsächlich nach einer Mammutaufgabe? Das muss nicht sein. Die folgenden Tipps helfen auf den richtigen Weg:
1. Fangen Sie klein an: Starten Sie mit kleineren Routineprozessen wie beispielsweise dem Rechnungseingang, um erste Erfahrungen zu sammeln. Auf diese Weise gewöhnen sich Ihre Mitarbeitenden schnell an die neue Arbeitsweise. Im nächsten Schritt können Sie weitere Prozesse digitalisieren.
2. Machen Sie Ihre Hausaufgaben: Analysieren Sie alle relevanten Prozesse kritisch. Zum einen lassen sich Prozesse nur dann effizient digitalisieren, wenn alle Arbeitsschritte, Schnittstellen und Beteiligten bekannt sind. Zum anderen gilt: Nur diejenigen Prozesse, die bereits analog ohne Probleme funktionieren, werden das auch im digitalen Zustand tun. Befassen Sie sich also ausgiebig mit dem IST-Zustand, bevor Sie mit der Digitalisierung starten.
3. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden ein: Diese wissen oft am besten, welche Prozesse reibungslos ablaufen, und welche Probleme bereiten. Nutzen Sie diese Expertise und beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden von Anfang an mit ein. Zudem schaffen Sie so mehr Akzeptanz für neue Tools und Arbeitsweisen.
4. Denken Sie abteilungsübergreifend: In vielen Unternehmen beginnt die Digitalisierung schleichend, wenn beispielsweise einzelne Abteilungen Lösungen implementieren, die zwar für das Team gut funktionieren, aber sich nicht im gesamten Unternehmen einsetzen lassen und so eine Zusammenarbeit erschweren. Achten Sie darauf, dass sie eine Lösung wählen, die in allen Abteilungen eingesetzt werden kann und über die notwendigen Schnittstellen verfügt.
Wie kann ein DMS unterstützen?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist nicht nur eine praktische Software-Anwendung, sondern bildet die Basis für die Prozessdigitalisierung und Prozessoptimierung:
Digitale Prozesse realisieren: Fast alle Prozesse starten oder beinhalten Dokumente. Ein DMS löst den klassischen Austausch von Schriftstücken in Papierform komplett ab und ermöglicht die digitale Weiterleitung, Bearbeitung, Freigabe und Archivierung. Alle Mitarbeitenden greifen so auf das gleiche Dokument zu und Veränderungen lassen sich jederzeit nachvollziehen.
Workflows automatisieren: Prozessautomatisierung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, allerdings ist es wichtig, Medienbrüche durch die Nutzung von Papier zu vermeiden. Mit Hilfe eines DMS liegen alle Dokumente digital vor, die so an andere Applikationen weitergegeben werden können. So entstehen voll automatisierte Workflows – wie beispielsweise für die Rechnungsverarbeitung.
Datengestützte Entscheidungen treffen: Liegen Dokumente und die zugrundeliegenden Daten digital vor, lassen sie sich mit Hilfe von Analyse-Tools auswerten. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um wichtige Geschäftsentscheidungen datengestützt zu treffen.
Mehr Flexibilität schaffen: Alle Dokumente stehen rund um die Uhr zur Verfügung – egal von welchem Ort aus, über mobile Apps oder im Offline-Modus ohne Verbindung zum Internet. Auf diese Weise arbeiten Teams flexibler und einfacher zusammen.
Compliance gewährleisten: Alle Dokumente sind sicher archiviert. So schützen Sie sich nicht nur vor Datenverlust, sondern halten auch Aufbewahrungsfristen sicher ein. Zudem können Sie jederzeit nachvollziehen, wer welches Dokument wann wie bearbeitet hat.
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