Reisekostenformular: Alle Zahlen in den markierten Feldern werden automatisch anhand von Formeln berechnet.
Dies sind die zugrunde liegenden Berechnungen:
1 Aufwendungen während der Reise (Travel Details): Für jeden Artikel, den der Kollege eingegeben hat, wird der Einzelpreis mit der Menge multipliziert, um den jeweiligen Gesamtpreis zu erhalten.
2 Kilometergeld (Mileage): Für jede zurückgelegte Strecke wird die Erstattung berechnet, indem die Anzahl der Kilometer mit einem festen Satz multipliziert wird, in diesem Beispiel 0,7 Euro pro Kilometer.
3 Summe der Aufwendungen (Reimbursement Items Total): Für dieses Feld wird von der ersten Tabelle die Summe der Einträge aus der Spalte Gesamtpreis (Total Price) gebildet.
4 Summe Kilometergeld (Mileage Total): In diesem Feld wird die Summe der einzelnen Entfernungspauschalen, also Einträge aus der Spalte „Total Euro“ der zweiten Tabelle, angezeigt.
5 Gesamtbetrag (Total to claim): Hier erscheint die Summe aus den Teilbeträgen der Felder 3 und 4.
Die automatischen Berechnungen sind sowohl für den Mitarbeiter, der das Formular ausfüllt, als auch für die Mitarbeiter der Buchhaltung von Vorteil. Der Antragsteller erhält die Berechnungsergebnisse direkt zur Information, für die Buchhalter spart es wertvolle Zeit und vermeidet das Risiko manueller Rechenfehler.
Und da alle berechneten Werte als Indexeinträge verwendet werden können, lassen sie sich auch für die Prozesssteuerung verwenden. Beträgt beim Reisekostenantrag die Gesamtsumme beispielsweise mehr als 1.000 Euro, wird der Antrag automatisch nicht nur an den Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet, sondern auch an die zuständige Person in der Personalabteilung.
So geht’s: Konfiguration der Berechnungen
Die Berechnung innerhalb einer Tabelle reicht nicht aus, um die Reisekostenabrechnung abzudecken. Möglicherweise möchten Sie die Summe der Spalte indexieren oder den Wert für andere Zwecke verwenden.
Wenn Sie alle wichtigen Tabellenspalten und numerischen Felder im Formular eingerichtet haben, navigieren Sie einfach zu „Berechnungen“ > „Neu hinzufügen“ > „Formularberechnung“, um auf den Formelgenerator zuzugreifen.
Auf der Oberfläche des Formelgenerators finden Sie eine ganze Reihe von numerischen Feldern und numerischen Spaltensummen als Formularelemente. Ordnen Sie Ihre Formel mühelos an, indem Sie diese Elemente per Drag & Drop in den vorgesehenen Formelbereich ziehen. Denken Sie daran, ein bestimmtes numerisches Feld auszuwählen, um das Berechnungsergebnis anzuzeigen. Dadurch wird es automatisch als schreibgeschützt konfiguriert.
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