In 7 Schritten zum digitalen Büro

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Die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sind vielfältig. Die Investition in ein DMS lohnt sich deshalb für fast alle Unternehmen. Wer es einmal installiert hat, möchte es nicht mehr missen. Auf dem Weg zum eigenen DMS lauern allerdings einige Stolpersteine. Wir zeigen, welche sieben Schritte Sie beachten sollten.

Schritt 1: Ihre Ziele

Legen Sie Ihre Ziele fest. Was genau möchten Sie mit Ihrem DMS erreichen? Kosten sparen, zum Beispiel durch den Verzicht auf Druckmaterialien, Papier oder Porto? Platz sparen, durch weniger Lagerraum? Arbeitszeit einsparen, durch die Automatisierung von Routineaufgaben? Schnellere Reaktion auf Kundenanfragen? Was genau soll digitalisiert werden? Ihre Prozessabläufe, Ihre Personalprozesse?

Schritt 2: Ihr Projektteam

Holen Sie Ihr Team frühzeitig ins Boot. Machen Sie Ihre Ziele deutlich. Die geplante Umstellung der Arbeitsabläufe soll den Arbeitsalltag für alle erleichtern, Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen und nicht zuletzt die Arbeitsplätze sichern. Holen Sie die Meinung Ihrer Mitarbeiter ein und fragen Sie nach Ideen. Bilden Sie ein Projektteam, bestehend aus zum Beispiel Ihrem IT-Verantwortlichen, Ihrem Datenschutzbeauftragten und jeweils einem Mitarbeiter aus jeder Abteilung.

Schritt 3: Überblick verschaffen und Ziele konkretisieren

Nehmen Sie den IST-Zustand auf und konkretisieren Sie Ihre Ziele. Ihr Projektteam trägt aus jeder Abteilung die genauen Anforderungen an das DMS zusammen. Abteilung A erwartet einen besseren Informationsfluss, Abteilung B will in erster Linie Platz einsparen, Abteilung C will weniger Zeit mit lästigem Papierkram verbringen. Ihre gesammelten Ziele und Vorstellungen teilen Sie uns in einem persönlichen Gespräch mit.

Schritt 4: Präsentation in Ihrem Haus

Anhand Ihrer Ziele und Vorstellungen präsentieren wir Ihnen und Ihrem Projektteam einen ersten Lösungsansatz. Gemeinsam legen wir die ganz konkreten Anforderungen an Ihr DMS fest. Was muss Ihr DMS unbedingt abbilden, was ist ein „Nice zu Have“? Im Ergebnis steht Ihr Anforderungskatatog.

Schritt 5: Konkretes Angebot

Nun können wir Ihnen ein konkretes Angebot unterbreiten, mit bestmöglichem Preis-/ Leistungsverhältnis. Selbstverständlich beachten wir dabei auch alle datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Schritt 6: Einrichtung DMS

Wir richten Ihr DMS ein und sorgen dafür, dass Ihr Arbeitsalltag dabei so wenig wie möglich beeinträchtigt wird. In der Regel ist die Einrichtung nach einer Woche abgeschlossen. Ihr IT-Verantwortlicher begleitet diesen Prozess und erhält eine Sonderschulung, damit er später die Schulung und Einarbeitungsphase der Mitarbeiter unterstützen kann.

Schritt 7: Mitarbeiterschulung und Einarbeitungsphase

Wir schulen Ihre Mitarbeiter und stehen selbstverständlich für den laufenden Support zur Verfügung. Vor Ort und per Fernwartung.

Ihr Ansprechpartner

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Niklas Krüger

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