Natürlich ist eine manuelle Versionsverwaltung möglich, jedoch ist es einfacher und sicherer, die genannten Vorteile durch eine automatische Versionierung zu erzielen. Dabei erfolgt die Versionierung nicht erst, wenn ein Team-Mitglied entscheidet, dass die Bearbeitung abgeschlossen ist, die Datei als neue Version speichert und die Versionierung startet. Dazu muss der User eine Nummer oder eine Kurzbeschreibung angeben, um die erstellte Version zu kennzeichnen. Da nicht eindeutig erkennbar ist, ob ein Dokument noch bearbeitet wird oder nicht, bleibt ohne automatische Versionierung das Restrisiko bestehen, dass Änderungen unbeabsichtigt überschrieben werden oder veraltete Versionen weiterbearbeitet werden. 

Dokumentenmanagementsysteme regeln die Zusammenarbeit klar durch automatische Versionsverwaltung für ein Archiv. Das Prinzip ist simpel: Wenn Mitarbeitende ein archiviertes Dokument zur Bearbeitung öffnen, wird es im Archiv gesperrt (Check-out). Andere Team-Mitglieder können das Dokument erst lesen, wenn es wieder gespeichert und freigegeben wird (Check-in). Beim Speichern erhält das Dokument automatisch eine neue Versionsnummer. Wenn ein Dokument im Archiv gesucht wird, wird in der Regel zunächst nur die neueste Version angezeigt.  Ältere Versionen finden sich in der Dokumentenhistorie. 

Über ein entsprechendes Workflow-Management lässt sich dafür sorgen, dass bestimmte User, Rollen oder Abteilungen automatisch über die Änderung eines Dokuments informiert werden. Ebenso können Unternehmen Freigabe- oder Überprüfungsrechte definieren, um einmal erzeugte Versionsdokumente vollautomatisch und unabhängig vom Dokumententyp im Unternehmen zu verteilen – zur Überprüfung, Freigabe oder Kenntnisnahme. Das beschleunigt die Prozesse erheblich und verbessert die Informationsqualität nachhaltig.