Grundsätzlich ist die Dokumentenlenkung von zentraler Bedeutung für jede Organisation. Sei es eine Behörde, ein Verein oder ein Unternehmen der Privatwirtschaft.
Tatsächlich sind einige der frühesten Beispiele für Schriftlichkeit administrativer Natur. Sie stammen aus der Dsemdet-Nasr-Zeit, einer antiken Kultur im Süden Mesopotamiens. Es wäre also nicht weit hergeholt zu sagen, dass die Dokumentenkontrolle so alt ist wie das geschriebene Wort selbst.
Heutzutage sind die Dokumente keine mit Keilschrift gravierten Steintafeln mehr, sondern befinden sich in der Regel in unterschiedlichsten Formaten in einer digitalen Dokumentenablage. Das macht die Weiterleitung, Änderung und Aufbewahrung sehr viel einfacher. Allerdings wird die Kontrolle etwaiger Änderungen schwieriger. Das kann in vielen Bereichen zur Herausforderung werden, insbesondere aber im Qualitätsmanagement. In diesem Beitrag erfahren Sie was es mit Dokumentenlenkung auf sich hat und welche Vorteile sie für Ihr Unternehmen zu bieten hat.
Was ist Dokumentenlenkung?
In seiner einfachsten Form sind mit Dokumentenlenkung eine Reihe von Praktiken gemeint, die sicherstellen, dass Dokumente in systematischer, nachweisbarer Weise erstellt, geprüft, verteilt und auch entsorgt werden. Je nach Anwendungsbereich begegnet einem die Dokumentenlenkung auch als „Lenkung von Aufzeichnungen“ oder auch einfach nur als „Lenkung von Dokumenten“.
Seit der DIN EN ISO 9001:2015 spricht man speziell im Qualitätsmanagement auch von der „Lenkung dokumentierter Information“. Es handelt sich um einen Sammelbegriff, unter den Dokumente, Daten, externe Dokumente, Formulare, Checklisten, Aufzeichnungen, Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen etc. fallen. Darüber hinaus sind Praktiken zur Dokumentenlenkung entscheidend, um die Integrität und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten aufrechtzuerhalten. Die Norm fordert beispielsweise, dass Organisationen ein dokumentiertes Verfahren einrichten, um verschiedene Aspekte von Dokumenten zu steuern, darunter:
- Identifizierung
- Aufbewahrung
- Schutz
- Wiederauffinden
- Aufbewahrung
- Überprüfung
- Freigabe
- Disposition
- Lesbarkeit
- Nachverfolgung von Änderungen
Diese Verfahren können einem Unternehmen helfen, organisiert und agil zu bleiben – besonders wenn es wächst. Sie sollten bei nach ISO 9001 zertifizierten Unternehmen lückenlos und umfassend praktiziert werden; andernfalls dürfte ein Audit im Qualitätsmanagement kaum von Erfolg gekrönt sein.
Warum braucht man Dokumentenlenkung?
Die Antwort ist ganz einfach: Weil es Sinn macht. Dokumentation ist der Schlüssel in jeder Organisation.
Auf die Frage, wie genau die Dokumentenlenkung aussehen sollte, gibt es keine allgemeingültige objektive Antwort. Jede Organisation hat ganz eigene, unterschiedliche Bedürfnisse. Das heißt: Eine Form der Dokumentenlenkung, die bei einer Organisation reibungslos funktioniert, kann sich für die nächste als ineffektiv erweisen.