Die sichere digitale Dokumentenarchivierung schützt Unternehmen nicht nur vor Datenverlust und Rechtstreitigkeiten, sie hilft gleichzeitig dabei, die vielen Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.
- Weniger Platzbedarf: Weder Ordner, Regale oder zusätzlichen Archivräume sind erforderlich.
- Schnelle Auffindbarkeit: Umfassende Filterfunktionen und Verschlagwortung machen Dokumente in Sekunden durchsuchbar. Das spart Ihnen Zeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Revisionen.
- Produktivere Abläufe: Mitarbeitende haben alle benötigten Unterlagen sofort zur Hand und können schneller weiterarbeiten.
- Erfüllung von Compliance-Standards: Die Dokumentenarchivierung erleichtert die Organisation und Einhaltung für Dokumente in der Cloud und stellt die Erfüllung der gesetzlichen Standardvorgaben sicher.
- Notfallplan im Ernstfall: Ob Datenschutzverletzungen oder Naturkatastrophen – die damit verbundenen Probleme lassen sich schnell lösen und die Geschäftskontinuität durch aktive Redundanz in regelmäßigen Backups aufrechterhalten.
Doch das Archivieren von Dokumenten ist trotz aller Vorteile kein Prozess, der sich von heute auf morgen umsetzen lässt. Eine gute Vorbereitung und eine solide Strategie sind das A und O, wenn Ihr Unternehmen Dokumente digital archivieren möchte. Mit wachsender Menge an Daten vergrößert sich auch das Archiv. Deswegen ist es von Anfang an wichtig, sich für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu entscheiden, das auf eine permanente Weiterentwicklung ausgelegt ist.
So wie alle Veränderungen in einem Unternehmen bedeutet das digitale Archivieren von Dokumenten zunächst ein wenig Mehrarbeit. Gerade wenn es sich um eine komplette Umstellung auf ein papierloses Arbeiten handelt, müssen etliche Prozesse und Arbeitsabläufe angepasst und auf die neue Arbeitsweise eingestellt werden. Keine Frage, dass Sie und Ihr Team deswegen einiges an Arbeit investieren müssen. Dennoch sollte die Dokumentenarchivierung weder Ihren Arbeitsalltag beeinträchtigen noch die Ihrer Mitarbeitenden bereits im Vorfeld demotivieren, weil sie die Vorteile eines digitalen Archivs nicht direkt erkennen.
Aus diesem Grund empfiehlt es sich, von Anfang an ein erfahrenes Expertenteam hinzuzuziehen, das Sie beim Dokumente archivieren unterstützt. Es hilft Ihnen zu erkennen, was Ihr Unternehmen wirklich braucht, welche die beste Lösung für Sie ist und wie Sie diese effizient in Ihrem Unternehmen implementieren. Es gibt Ihren Mitarbeitenden zudem die nötige Unterstützung in Bezug auf die Dokumentenarchivierung und begleitet sie in ihrem Arbeitsalltag. So lassen sich mögliche Schwierigkeiten direkt umgehen und Probleme sofort und in der Praxis lösen. Damit ist auch die Umstellung auf ein digitales Archiv keine Behinderung in Sachen Effizienz und Effektivität im Betriebsablauf – und Sie können sich sicher sein, dass Ihre Dokumente korrekt archiviert sind.
Fakt ist: Eine digitale Dokumentenarchivierung spart nicht nur Zeit und Platz, sondern sorgt außerdem für mehr Sicherheit, Transparenz und Effizienz in Ihrem Unternehmen.
Indem Sie auf klare Strukturen, rechtssichere Abläufe und moderne Systeme setzen, behalten Sie den Überblick und sind optimal für Prüfungen und zukünftige Anforderungen gerüstet.
Wenn Sie allgemeine Fragen zu DocuWare haben oder spezielle, die Ihr Unternehmen betreffen, wenden Sie sich gern an uns.
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an das Dokumentenmanagement. Aber wir haben DocuWare schon bei so vielen Unternehmen unterschiedlichster Branchen eingeführt, dass wir Ihnen sicher helfen können.
