Aufbewahrungspflicht von Rechnungen: Wer betroffen ist und was konkret gilt

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Die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen ist für Unternehmen jedweder Größe oder Branche ein zentraler Baustein, um die Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit gegenüber Steuerbehörden, Prüfern und Prüferinnen zu gewährleisten. Seit 2025 müssen Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre aufbewahrt werden – eine Frist, die sowohl für Papierrechnungen als auch für elektronische Belege gilt. Die Relevanz liegt angesichts der E-Rechnungspflicht und steigender Compliance-Anforderungen auf der Hand. Doch die Aufbewahrungspflicht ist längst nicht nur eine lästige bürokratische Aufgabe. Mit dem richtigen Tool lässt sich die gesetzliche Pflicht effizient erfüllen, Prozesse werden optimiert und wertvolle Ressourcen im Unternehmen eingespart. Lesen Sie alles Wissenswerte dazu im folgenden Beitrag.

Wer ist von der Aufbewahrungspflicht betroffen?

Unternehmen, Selbständige, Freiberufliche

Generell gilt: Wer nach Handels- oder Steuerrecht buchführungspflichtig ist, muss die gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Rechnungen einhalten. Dazu zählen Unternehmen und Organisationen – unabhängig von Größe und Rechtsform – sowie Freiberufliche, Gewerbetreibende und selbst Kleinunternehmen, die gewisse Umsatz- oder Gewinngrenzen nicht überschreiten. Seit dem ersten Januar 2025 ist der Aufbewahrungszeitraum von zehn auf acht Jahre gesunken; relevant für alle Unterlagen, deren ursprüngliche Aufbewahrungsfrist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war.

Privatpersonen

Privatpersonen sind von der Aufbewahrungspflicht nicht grundsätzlich betroffen, außer sie erhalten Rechnungen im Zusammenhang mit steuerlich relevanten Handwerkerleistungen oder haushaltsnahen Dienstleistungen. Hier gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Gut zu wissen: Über diesen Zeitraum läuft auch die Gewährleistung, dementsprechend empfiehlt es sich, Rechnungen generell so lange aufzubewahren.

Welche Rechnungen müssen aufbewahrt werden?

Es müssen in der Regel alle Rechnungen, die für steuerliche oder buchhalterische Zwecke wichtig sind, aufbewahrt werden:

Eingangsrechnungen (beispielsweise von Lieferanten oder Dienstleistern): Sie gelten als Nachweis für Betriebsausgaben und zum Vorsteuerabzug.
Ausgangsrechnungen (selbst ausgestellte Rechnungen): Sie bilden die Grundlage für die eigene Umsatzbesteuerung und die Buchführung.
Verwandte Belege, wie Gutschriften, Stornorechnungen und umsatzsteuerlich gleichgestellte Belege (Kassenbelege oder Quittungen)
Pro-forma-Rechnungen oder Angebote: Sie gelten zwar nicht als Rechnungen, aber es ist trotzdem sinnvoll, diese aufzubewahren.

Was bedeutet „Aufbewahren“ im Rechnungskontext konkret?

Original und medienbruchfrei

Rechnungen müssen grundsätzlich in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen oder erstellt wurden. Digitale Rechnungen – beispielsweise E-Mail oder PDF – sowie E-Rechnungen sind digital und unverändert zu speichern. Papierrechnungen dürfen nach einer revisionssicheren Digitalisierung entsorgt werden, sofern eine entsprechende Verfahrensdokumentation vorliegt, die die Rechtssicherheit gewährleistet.

Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit

Wichtig ist, dass die gespeicherten Rechnungen nicht einfach nachträglich verändert werden. Jede Rechnung muss in ihrer Originalfassung gespeichert werden. Sollte doch eine Korrektur notwendig sein, ist das nur über eine Storno- oder Korrekturrechnung möglich. Die lückenlose Dokumentation spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, das heißt: alle Schritte, angefangen bei Empfang oder Versand bis hin zur möglichen Korrektur, müssen nachvollziehbar und nachprüfbar sein.

Lesbarkeit, Verfügbarkeit und Zugriff

Während der gesamten Aufbewahrungspflicht müssen die Rechnungen lesbar sein. Für Thermobelege bedeutet das, rechtzeitig zu scannen oder zu kopieren, bevor sie verblassen, elektronische Formate müssen auch in Zukunft geöffnet werden können. Im Falle von Prüfungen müssen Rechnungen zudem zeitnah und vollständig bereitstehen.

Sicherheit und Organisation

Rechnungen gilt es, so aufzubewahren, dass sie vor Verlust, Diebstahl, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. Desweiteren erleichtert eine strukturierte und nachvollziehbare Ablage den Zugriff und die Prüfung der Unterlagen. Bei der digitalen Aufbewahrung sind regelmäßige Backups unerlässlich, um Datenverluste zu vermeiden und die Verfügbarkeit der Unterlagen über die gesamte Aufbewahrungsdauer zu gewährleisten.

Rechtliche Grundlagen im Überblick

Regelungen zur Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Die rechtliche Grundlage für die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen bilden die Abgabenordnung (AO) sowie das Handelsgesetzbuch (HGB). Dementsprechend sind Unternehmen verpflichtet, Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt an 31. Dezember des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.

Darüber hinaus enthält das Umsatzsteuergesetz (UstG) nach Paragraf 14 auch die Pflicht, ein Doppel der ausgestellten Rechnung sowie das Original der empfangenen Rechnungen während der derselben Frist von acht Jahren aufzubewahren. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass bei steuerlichen Prüfungen jederzeit nachvollziehbar ist, welche Umsätze und Vorsteuerbeträge geltend gemacht wurden.

Für die digitale Aufbewahrung von Rechnungen gelten zusätzlich die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese enthalten, dass elektronische Rechnungen geordnet, nachvollziehbar, unveränderbar sowie jederzeit verfügbar aufbewahrt werden müssen. Um die technische und organisatorische Umsetzung dieser Anforderungen zu belegen, ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich.

Was passiert beim Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht?

Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungsfrist kann erhebliche rechtliche und steuerliche Folgen nach sich ziehen. Werden Rechnungen also nicht, unvollständig oder nicht ordnungsgemäß aufbewahrt, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern, Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen vornehmen oder Bußgelder verhängen.

Außerdem kann eine fehlende oder mangelhafte Aufbewahrung als Verletzung der Buchführungspflicht gewertet werden, was in schwerwiegenden Fällen auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann – beispielsweise aufgrund von Steuerhinterziehung oder Bilanzfälschung.

Typische Missverständnisse und Fallstricke bei der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Aufbewahrungsfrist vs. Verjährung

Hier handelt es sich um zwei völlig unterschiedliche Konzepte, die zwar parallel stattfinden, aber verschiedene Zwecke erfüllen.

Die Aufbewahrungspflicht dient der Beweisführung und Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Finanzamt, insbesondere bei steuerlichen Prüfungen oder Betriebsprüfungen. Unternehmen müssen während der gesetzlichen Frist nachweisen können, wie Umsätze, Aufwendungen und Steuerbeträge zustande gekommen sind.

Die Verjährung hingegen betrifft das Zivilrecht und regelt, wie lange Ansprüche aus Verträgen – also beispielsweise die Zahlung einer Rechnung – geltend gemacht werden können. In der Regel beträgt diese Frist nach § 195 BGB drei Jahre, sie kann aber auch je nach Fall länger sein.

„Nach dem Audit kann alles weg.“

Hierbei handelt es sich um einen weitverbreiteten Irrtum. Nach einer erfolgreich abgeschlossenen Betriebsprüfung oder einem Audit dürfen keineswegs alle Unterlagen vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist gilt unabhängig und läuft immer bis zum Ende der gesetzlichen Frist weiter. Außerdem kann auch nach einem Audit das Finanzamt zu einem späteren Zeitpunkt nachfragen stellen oder ergänzende Belege anfordern.

„Selbstständige und Kleinstunternehmen sind nicht betroffen.“

Ein weiterer Irrglaube betrifft Einzelunternehmende, Freiberufliche oder Kleinstunternehmen. Auch sie müssen sämtliche steuerlich relevanten Unterlagen, also insbesondere Rechnungen, Belege und Buchungsnachweise ordnungsgemäß und fristgerecht aufbewahren. Die Unternehmensgröße spielt hier keine Rolle.

„Digitale Rechnungen ausdrucken, reicht zur Aufbewahrung.“

Ein weiterer Fallstrick: Digitale Rechnungen einfach auszudrucken, ist nicht ausreichend. Sie müssen entsprechend in ihrem ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden, also beispielsweise als PDF oder XML-Datei. Der Ausdruck auf Papier gilt deshalb nicht als Ersatz, da wichtige elektronische Merkmal wie Signaturen und Metadaten verloren gehen. Nur die revisionssichere digitale Archivierung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an Echtheit, Unversehrtheit und Nachvollziehbarkeit.

Praktische Umsetzung der Aufbewahrungspflicht mit einem Dokumentenmanagementsystem

Warum ein DMS eine gute Lösung ist

Dokumentenmanagementsysteme eigenen sich besonders gut, um die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen gesetzeskonform, effizient und sicher umzusetzen:

Zentrale, revisionssichere Ablage aller Rechnungen an einem Ort
Schneller Zugriff und einfache Suche nach Rechnungen und Belegen
Automatisierte Workflows für die Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archivierung
Reduzierter Verwaltungsaufwand durch digitale Prozesse statt Papierablage
Minimiertes Risiko von Datenverlust, Dubletten oder unbefugten Änderungen
Verbesserte Nachvollziehbarkeit und Transparenz bei Audits und Prüfungen
Optimierte Rechnungsverarbeitung durch digitale Freigabe und Genehmigungsprozesse
Zeit- und Kosteneinsparung durch effizientere Abläufe
Bessere Compliance dank Einhaltung gesetzlicher Anforderungen

DMS: Must-have-Funktionen für eine regelkonforme Aufbewahrung von Rechnungen

Damit ein DMS die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen vollständig erfüllt, muss es bestimmte zentrale Funktionen bieten.

Unveränderbarkeit/ Versionierung: Originaldokumente dürfen nicht nachträglich veränderbar sein, bei Anpassungen müssen neue Versionen mit vollständiger Änderungshistorie angelegt werden.
Protokollierung: Jede Aktion – ob Öffnen, Bearbeiten oder Freigeben einer Rechnung – wird automatisch dokumentiert und nachvollziehbar gespeichert.
Rechte und Rollen: Der Zugriff auf Rechnungen erfolgt ausschließlich über definierte Benutzerrechte, um Manipulation und unbefugten Zugriff zu verhindern.
Integrationsmöglichkeiten: Schnittstellen zu ERP und Finanzbuchhaltungssystemen sorgen für durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche.
Regelmäßige Back-ups: Regelmäßige, automatisierte Datensicherungen schützen vor Datenverlust und stellen sicher, dass Rechnungen über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben.
Im Optimalfall IDP: Intelligent Document Processing ermöglicht eine KI-gestützte Dokumentenverarbeitung und spart so viel Zeit und Energie.

Das richtige DMS wird so nicht nur ein wertvolles Tool für die Einhaltung gesetzlicher Pflichten, sondern auch ein wichtiger Faktor für Effizienz, Sicherheit und Transparenz im Rechnungswesen.

Umsetzung der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen in Unternehmen

Ist-Analyse

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme der aktuellen Rechnungsprozesse. Dabei sollte unter anderem folgendes ermittelt werden:

Über welche Kanäle gehen Rechnungen ein?
In welchen Formaten liegen Rechnungen vor?
Wie erfolgt die Ablage?
Wo bestehen möglicherweise Lücken oder Risiken, beispielsweise bei der Nachvollziehbarkeit, der Datensicherheit oder der Formatkompatibilität.

Richtlinien und Verfahrensdokumentation

Im nächsten Schritt werden interne Richtlinien und Verfahren zur Aufbewahrung von Rechnungen festgelegt. Dazu gehören:

Definition der Prozesse für das ersetzende Scannen und die Digitalisierung
Festlegung von Zugriffs- und Freigaberechten
Beschreibung der technischen Abläufe für Archivierung, Speicherung und Backups
Erstellung eines Löschkonzepts für Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Diese Inhalte sind wichtig für die Verfahrensdokumentation, die die Einhaltung der GoBD-Anforderungen belegt und bei Prüfungen als Nachweis dient.

Tool-Auswahl und Integration

Basierend auf der Analyse und den definierten Prozessen folgt die Auswahl geeigneter Softwarelösungen – beispielsweise eines Dokumentenmanagementsystems. Dabei ist es notwendig, die Anforderungen festzulegen, die Integration mit bestehenden Systemen zu prüfen und eine Lösung zu wählen, die rechtliche Anforderungen erfüllt sowie technisch und organisatorisch in die bestehende IT-Landschaft passt.

Rollout, Schulung und Betrieb

Im letzten Schritt erfolgt die Einführung des neuen Prozesses samt Schulung und fortlaufendem Betrieb. Hierbei sind folgende Schritte ausschlaggebend:

Ein Pilotbereich als Start, um Abläufe zu testen und anzupassen,
die Schulung der Mitarbeitenden,
die Festlegung von klaren Verantwortlichkeiten – beispielsweise für Datenpflege, Qualitätskontrolle oder Backups,
der Rollout im gesamten Unternehmen nach der erfolgreichen Pilotphase sowie
die laufende Qualitätssicherung und regelmäßige Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

Fazit

Mit einem DMS können Sie die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen revisionssicher und prüfungstauglich erfüllen. Gleichzeitig profitieren Sie von effizienteren Prozessen, einem schnelleren Zugriff auf Belege und einem geringeren Verwaltungsaufwand. Die Einführung ist daher auch eine wichtige Chance, Ihre Rechnungsverarbeitung nachhaltig zu automatisieren. Gehen Sie es jetzt an!

Häufig gestellte Fragen zur Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Unternehmen müssen Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre aufbewahren, wobei die Frist stets am 31.12. des Entstehungsjahres beginnt. Privatpersonen müssen lediglich Handwerkerrechnungen und Rechnungen für haushaltsnahe Dienstleistungen zwei Jahre aufbewahren.

Müssen digitale Rechnungen zwingend digital aufbewahrt werden?

Ja, elektronische Rechnungen sind im Originalformat elektronisch, unveränderbar und maschinell auswertbar zu speichern. Ein Ausdruck allein reicht nicht aus. Zusätzlich müssen Lesbarkeit, Integrität und Zugriff nach den GoBD gewährleistet sein.

Dürfen Papierrechnungen nach dem Scannen vernichtet werden?

Ja, aber nur bei ersetzendem Scannen mit einem dokumentierten, revisionssicheren Verfahren, das die vollständige, unveränderbare und nachvollziehbare Archivierung sicherstellt. Ohne einen nachweisbar ordnungsgemäßen Prozess müssen die Originale aufbewahrt werden.

Wie unterscheiden sich Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist und Verjährungsfrist bei Rechnungen?

Die Aufbewahrungspflicht ist eine öffentlich-rechtliche Pflicht, Belege geordnet und unverändert aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist gibt an, wie lange diese Pflicht gilt – aktuell acht Jahre für Unternehmensrechnungen. Die Verjährungsfrist regelt die zivilrechtliche Durchsetzbarkeit von Forderungen, in der Regel drei Jahre ab Jahresende des Ausstellungsjahres, und läuft unabhängig von der Aufbewahrungspflicht.

Wie hilft mir ein DMS bei der Erfüllung der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen?

Ein DMS ermöglicht eine revisionssichere, zentrale Ablage mit Protokollierung, Berechtigungen und Versionierung. Automatisierte Workflows, Frist- und Löschkonzepte sowie ein schneller Zugriff für Prüfende reduzieren Aufwand und Risiko bei der Aufbewahrung von Rechnungen.

Sie haben Fragen?

Wenn Sie allgemeine Fragen zu DocuWare haben oder spezielle, die Ihr Unternehmen betreffen, wenden Sie sich gern an uns.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an das Dokumentenmanagement. Aber wir haben DocuWare schon bei so vielen Unternehmen unterschiedlichster Branchen eingeführt, dass wir Ihnen sicher helfen können.

Ihr Ansprechpartner

Niklas Krüger

HOTLINE: 0531/289 28 9

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Quelle: DocuWare Europe GmbH

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