Der Einsatz von Personalakten hat für Unternehmen große Vorteile. Die Sicherheit der Daten wird gewährleistet, der Datenschutz verbessert und gleichzeitig werden Workflows im Unternehmen beschleunigt. Die wichtigsten Vorteile beim Einsatz der digitalen Personalakte haben wir hier für Sie aufgelistet:
- Einer der größten Vorteile digitaler Personalakten ist der dezentrale Zugriff. Im Gegensatz zu Papierdokumenten können alle berechtigten Mitarbeiter von überall und zu jeder Zeit auf die Personaldokumente zugreifen. Auch im Home-Office stehen die Daten sicher und zuverlässig zur Verfügung.
- Der Zugriff auf digitale Personalakten kann auch mit mobilen Geräten erfolgen – was den Nutzen der digitalen Personalakte weiter erhöht. Informationen sind genau dann verfügbar, wenn ein Mitarbeiter diese benötigt, unabhängig vom verwendeten Endgerät. Mitarbeiter können so deutlich flexibler arbeiten, auch auf Dienstreisen.
- Auch die Mitarbeiter selbst können bei entsprechender Berechtigung ihre Dokumente lesen und abrufen, zum Beispiel Gehaltsabrechnungen. Das entlastet die Personalabteilung, da diese Anfragen von Mitarbeitern selbst gelöst werden können und hierfür keine Mitarbeiter der Personalabteilung mehr notwendig sind.
- Durch den Einsatz von elektronischen Personalakten sparen Unternehmen Zeit und Kosten, da die automatisierten Abläufe schneller und mit weitaus weniger Aufwand abgewickelt werden können als manuelle Workflows.
- Gleichzeitig erhöht sich auch die Sicherheit, denn die Dokumente können in kürzester Zeit automatisiert digitalisiert und dann im Dokumentenmanagement-System sicher archiviert werden. Das verbessert den Datenschutz von Personalakten erheblich.
- Ein weiterer offensichtlicher Vorteil ist der Platzgewinn. Digitale Personalakten benötigen weder Aktenschränke noch sichere Lager. In Personalabteilungen sind keine meterlangen Schrankwände voller Personalakten mehr erforderlich.
- Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, lassen sich einfach und schnell löschen.
- Sind noch Papierdokumente notwendig, lassen sich diese unproblematisch auslagern. Da die Mitarbeiter der Personalabteilung keinen Zugriff auf die Papierdokumente benötigen, müssen diese nicht in der Nähe der Personalabteilung aufbewahrt werden.
- Digitale Dokumente sind leichter durchsuchbar. Über einen Index können Mitarbeiter Informationen sehr viel schneller finden als mit herkömmlichen Dokumenten.
- Durch digitale Personalakten sparen Unternehmen Kosten für Papier sowie teure Druckkosten – mit auf der Hand liegenden Vorteilen auch für die Umwelt. Darüber hinaus sparen Mitarbeiter einiges an Arbeitszeit ein. Zusätzlich reduziert sich der Arbeitsaufwand zur Verwaltung von Personalakten.
- Für Mitarbeiter ergeben sich Vorteile durch pünktlich erstattete Reisekosten oder schnelle Urlaubsgenehmigungen. Auch die Sachbearbeiter in der Personalabteilung sowie Vorgesetzte profitieren von den einfacheren und zeitsparenden Abläufen.
Für modernes, Service-orientiertes HR-Management sind digitale Personalakten eine wichtige Voraussetzung. Mit ihnen lassen sich zum Beispiel Bewerbungen wesentlich schneller abwickeln und Zusagen schneller versenden. Geschwindigkeit ist heute ein maßgeblicher Faktor beim Wettbewerb um Fachkräfte. Bewerber sehen an Hand von digitalen Bewerbungen, dass das Unternehmen, bei dem sie sich bewerben, auf einem technisch modernen Stand ist. Das ist ein weiterer Vorteil der digitalen Personalakte, der sich bereits zeigt, bevor ein Mitarbeiter überhaupt eingestellt ist.