Im nächsten Schritt werden dann alle Verträge digitalisiert, wobei man sich einen kompletten Überblick über die bestehende Vertragslandschaft verschaffen kann. Identifiziert werden dabei auch die jeweiligen Bedingungen, Risiken, Verpflichtungen und auch Ansprüche, die ein Vertrag festschreibt.
Beispielsweise können nach der Einführung eines modernen Systems für das „Enterprise Content Management“ (ECM) auch die Vertragsverwaltung und das Vertragsmanagement in Unternehmen digitalisiert werden. Ein ECM-System als Basis der elektronischen Aktenführung hilft dann, Zeit und Kosten zu sparen, weil viele Prozesse verschlankt werden und die Suche nach Dokumenten überflüssig ist. Idealerweise ist die E-Akte integraler Bestandteil des ECM.
Bei elektronischer Aktenführung können Verträge weder verlegt werden noch verloren gehen, weil die E-Akten dank automatischer Backups wirklich „unverlierbar“ dauerhaft gespeichert sind. Dabei können Verträge durchaus ein wichtiger Bestandteil eines umfassenden Aktenplans sein, also der systematischen Ordnung aller Dokumente einer Behörde, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation.