Dokumentenmanagement: digitale Organisation sämtlicher Geschäftsunterlagen

Wir senden Mails statt Briefe, buchen unseren Urlaub online, speichern die Bilder davon in der Cloud, nebenbei streamen wir unsere Lieblingsmusik. Video-Calls ersetzen Meetings vor Ort, das Taxi kommt per App und sogar unser Essen liegt im elektronischen Warenkorb. Alles läuft digital.

Die Digitalisierung prägt und beschleunigt unser Leben und Arbeiten im 21. Jahrhundert. Sie verändert Geschäftsmodelle, eröffnet völlig neue Kundenerlebnisse und revolutioniert unsere Arbeitsabläufe. Unternehmen aller Branchen und Größen realisieren die Chancen der digitalen Transformation. Doch nicht immer ist klar, wie ein guter Start gelingt. Und genau hier hilft Ihnen DocuWare.

Wie sieht die Realität in vielen Büros aus?

Mitarbeiter sind mit Aufgaben überlastet. Viel zu viel Papier ist im Umlauf. Datenschutz und Compliance stehen permanent auf dem Spiel. Informationen fehlen, wenn man sie für Entscheidungen braucht. Und für mehr Service, geschweige denn Innovationen, hat keiner Zeit. Um mit dem Tempo der modernen Geschäftswelt mitzuhalten, sind Ihre Teams auf schlanke Prozesse angewiesen. Dokumenten-Management und Workflow-Automation sind einfache, dabei aber sehr wirksame Schritte, die digitale Transformation anzugehen — egal ob in einer Abteilung oder unternehmensweit. Skalierbare Cloud-Technologie, jederzeit verfügbare Informationen und digitale Workflows gehören zum Erfolgsrezept produktiver Unternehmen, die ihr Umsatzwachstum steigern, ihre Mitarbeiter stärken und sich die Zukunft ihres Geschäfts sichern möchten.

Abschied vom Papier

Abschied vom Papier

Papier verhindert zügiges Arbeiten, geht leicht verloren und ist noch dazu ein sehr kostspieliges Medium. Haben Sie schon einmal ausgerechnet, wie viele Ressourcen Kopien, Ausdrucke, Aktenschränke und ergebnislose Suchen verschlingen? Moderne Unternehmen lassen analoge Archive und papierbasierte Abläufe konsequent hinter sich, um Kosten und Zeit zu sparen und wertvolles Unternehmenswissen vor Verlust und Missbrauch zu schützen. Digitales Dokumenten-Management stellt alle Daten strukturiert und sicher bereit, damit Sie und Ihr Team effizient damit arbeiten können.

Automatisierte Prozesse

Automatisierte Prozesse

Daten eingeben und abgleichen, Informationen verteilen und immer wieder Fehler korrigieren: Was könnten Ihre Teams in Vertrieb, Buchhaltung und HR leisten, wären sie nicht ständig durch mühsame Routineaufgaben blockiert. In der Automatisierung dieser Aufgaben steckt enormes Potenzial. Prozesse wie Rechnungsbearbeitung, Onboarding oder Vertragsmanagement beinhalten zahlreiche Schritte und Entscheidungspunkte, die digitalisiert und automatisiert werden können. Statt sich mit Papier abzumühen, konzentieren sich Mitarbeiter aufs Kerngeschäft. Erlösen Sie Ihre Teams von den frustrierenden Zeitfressern manueller Büroarbeit und stärken dafür Talente, Fachwissen und Servicekultur.

Mobile Mitarbeiter

Mobile Mitarbeiter

Ob Home-Office oder Flughafen: Der moderne Arbeitsplatz ist mobil. Doch damit verteilte Fachkräfte produktiv zusammenarbeiten, genügen mobile Geräte und schnelle Netze allein nicht. Mobilität wird zum zentralen Erfolgsmotor, wenn Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort in Workflows involviert bleiben und Zugang zu topaktuellen Vertriebs-, Marketing- und Finanzdaten haben. Dies garantiert nicht nur reibungslosen Informationsfluss, sondern schafft Vertrauen bei Kunden, Partnern und Interessenten. Ermöglichen Sie moderne, dezentrale Arbeitsmodelle- durch sichere Informationen, die jederzeit, an jedem Ort und auf jedem Gerät zur Verfügung stehen.

Strategische Compliance

Strategische Compliance

Vom korrekten Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten bis zum Datenschutz von sensiblen Personalunterlagen: Compliance-Anforderungen stellen Management und Mitarbeiter vor große Herausforderungen. Richtlinien wie GoBD, DSGVO oder HIPAA, aber auch interne Regeln sollten Ihr Unternehmen nicht ausbremsen, sondern ganz im Gegenteil, seine Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit stärken. Nutzen Sie Compliance-Anforderungen zu Ihrem Vorteil. Verankern Sie Sicherheit, Transparenz und Datenschutz durch Dokumenten-Management und Workflow-Automation völlig selbstverständlich in Ihrer Organisation und jeder wird profitieren: Ihr Team genauso wie Ihre Kunden.

Die Flexibilität der Cloud

Die Flexibilität der Cloud

Jahrzehntelang wurde Unternehmens-IT in Form von starren, lokalen Systemen bereitgestellt. Es war zeitintensiv und aufwändig, Software zu installieren, Updates einzuspielen und Daten zu sichern. Infrastruktur aus der Cloud eröffnet Führungskräften von heute völlig neue Möglichkeiten. Noch nie war es so einfach, Mitarbeiter mit leicht verständlichen Tools auszustatten, Workflows individuell anzupassen oder Speicherplatz zu skalieren. Cloud-Lösungen nutzen Sie bedarfsorientiert und sofort — egal wann und wo Sie diese benötigen. Das macht Ihr Geschäft produktiv und agil.

 

DocuWare- Ihre Plattform für Produktivität

DocuWare bietet umfassende Tools, um Informationen, Prozesse und Entscheidungen direkt miteinander zu verbinden. Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr mit manuellen Routinetätigkeiten und können sich auf innovative, fachlich anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren.

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Das machen Sie mit DocuWare:

Daten erfassen und zentral verwalten

Daten erfassen und zentral verwalten

DocuWare fasst gescannte Belege, Dateien beliebiger Programme, E-Mails und deren Anhänge oder online erfasste Daten in einem zentralen, sicheren und gemeinsam durchsuchbaren Archiv zusammen. Rechnungen und Lieferscheine, projektbezogene Pläne, Briefe und Protokolle ebenso wie Personaldokumente vom Bewerbungsformular bis zur Gehaltsabrechnung. Die automatische Indexierung erkennt Schlüsselinformationen und macht Ablage und Wiederfinden zu hocheffizienten Vorgängen. Alles ist strukturiert und sicher aufbewahrt.

Steuern ohne manuelle Schritte

Steuern ohne manuelle Schritte

Neue Dokumente oder ein veränderter Status lösen unmittelbar die jeweiligen Prozess-Schritte aus, die sich zu schnellen digitalen Workflows verknüpfen. Jedes Detail im Ablauf ist transparent und lässt sich jederzeit genau nachvollziehen. Eine neu erfasste Rechnung etwa liegt sofort zur Freigabe vor, wird danach gebucht und zur Zahlung vorbereitet. Ein automatischer Datenabgleich mit dem ERP vervollständigt die Indexierung- ohne manuelle Dateneingaben, ohne Suchen und ohne Warten.

Klügere Entscheidungen treffen

Klügere Entscheidungen treffen

Mit DocuWare liegen alle Informationen zu einem Kunden, einem Projekt oder einem Geschäftsvorgang innerhalb weniger Sekunden im Zusammenhang vor. Greifen Sie über beliebige Web-Browser und mobile Geräte auf Dokumente zu. Verlinken Sie die Inhalte mit Daten in Ihrem ERP, HCM oder CRM, um sie im richtigen Geschäftskontext zu nutzen. Und teilen Sie Informationen direkt oder innerhalb eines Web-Portals mit Kollegen.



Lösungen für Ihre Abteilung:

Finanzwesen

  • Automatische Indexierung sichert vollständige und korrekte Daten
  • ERP-Integration für Datenabgleich und direkten Rechnungszugriff
  • Sicheres Auditmanagement und Betrugsvorbeugung

Vertrieb

  • Sicherer Zugang zu Vertriebsinformationen- jederzeit und auf jedemGerät
  • Mobiles Scannen und Datenerfassung per Web-Formular
  • Automatisierte Auftragsbearbeitung

Personalwesen

  • Einfache Datenerfassung und Formularverwaltung
  • Sicherer Zugriff auf Personalakten, auch mobil oder direkt aus dem HCM
  • Effektive Workflows für Prozesse wie Onboarding und Abwesenheitsanträge


Firmendaten schützen, Compliance stärken

Rechtssichere Aufbewahrung und Abläufe

Rechtssichere Aufbewahrung und Abläufe

Sorgen Sie für die unverzügliche Speicherung geschäftskritischer Dokumente. Verschaffen Sie sich volle Kontrolle über Dokumentversionen und Fristen. Schützen Sie sich durch genau geregelte Workflows vor Betrug. Und davor, dass Prozesse ins Leere laufen.

Schutz vor Datenmissbrauch

Schutz vor Datenmissbrauch

Steuern Sie genau, welche Benutzer was speichern, abrufen, bearbeiten, exportieren, ändern und löschen dürfen. Verschlüsseln Sie vertrauliche Daten so, dass nicht einmal der Systemadministrator darauf zugreifen kann.

Sicherheit vor unwägbaren Gefahren

Sicherheit vor unwägbaren Gefahren

Schützen Sie Ihre Dokumente vor Verlust, egal was passiert. Jede Ebene des DocuWare-Systems ist gesichert. Mehrfach redundante Backups garantieren Geschäftskontinuität; auch im Worstcase lassen sich Daten und Dokumente wiederherstellen.

Volle Compliance- Unterstützung

Volle Compliance- Unterstützung

DocuWare bringt Klarheit und Kontinuität in Ihre Geschäftsvorgänge: Ob GoBD, DSGVO, HIPAA, Sarbanes-Oxley oder andere gesetzliche Richtlinien — für deren Einhaltung ist leicht gesorgt.

 

Referenzen.

Reese Braunschweig Referenz 1
Reese Braunschweig Referenz 2
Reese Braunschweig Referenz 3

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