Schriftgutverwaltung – was gehört dazu?

Geht es um die Digitalisierung, lässt sich die Schriftgutverwaltung ohne Weiteres vollständig durch eine moderne Dokumentenmanagement-Software (DMS) abbilden.

Mit Schriftgutverwaltung ist das systematische Management des gesamten „Schriftguts“ einer Behörde, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation gemeint. Das Management geht dabei über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Vom Erstellen über das Ändern und Weitergeben bis hin zu Archivierung und Vernichtung.

Schriftgut sind dabei alle Dokumente, die aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen verwahrt werden und potenziell zum Archivgut werden können. Also zum Beispiel:

Personalakten
Bestellungen und Rechnungen
Zeichnungen oder Verträge
Foto- oder Tonaufnahmen
andere digitale Contents.

Dieses Schriftgut ist nach Erledigung der konkreten Aufgaben zunächst einmal zu archivieren. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen wandert es dann entweder ins Langzeitarchiv oder aber wird gelöscht bzw. vernichtet.

Digitalisierung der Schriftgutverwaltung

Erfolgte diese Schriftgutverwaltung lange analog auf Papierbasis, wird sie schon seit Jahren zunehmend digitalisiert. Die Pandemie bringt hier einen starken Schub, denn eine digitale Schriftgutverwaltung versetzt Mitarbeiter in die Lage, voll digital und bei Bedarf auch von zu Hause aus zu arbeiten. Darüber hinaus bringt die Digitalisierung klare Vorteile in puncto Nachhaltigkeit, Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit:

Verzicht auf den Rohstoff Papier
zuverlässiger und schneller Informationszugriff
Platzeinsparung, weil Büroschränke und Archivräume überflüssig sind.

Aufbewahrungspflichtig für Unternehmen

Nicht nur für Behörden, auch für alle Unternehmen gibt es viele aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente – und gesetzliche Vorgaben für die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. In Deutschland spielen dabei drei gesetzliche Vorgaben die Hauptrolle:

Das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, also die Aufbewahrung von Unterlagen und die Führung der Handelsbücher),
die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und
die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoDB, vormals GoBS und GDPdU).

Hier gibt es klare Aufbewahrungs- und auch Archivierungspflichten, die auch für E-Mails gelten. Allerdings sind bei der Mailarchivierung sehr viele Details zu beachten, damit die Büroarbeit nicht leidet, sondern im Gegenteil einfacher wird.

Aufbewahrungspflichtige und -würdige Unterlagen

Legt man die GoBD zugrunde, wird noch mehr gefordert als „nur“ Revisionssicherheit, denn sämtliche Geschäftsvorgänge müssen chronologisch geordnet und materiell mit dem richtigen, erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Das stellt auch hohe Anforderungen an die sogenannte „Versionierung“ des Schriftgutes.

Ein DMS speichert mit einem entsprechenden Feature sämtliche Änderungen an Dokumenten automatisch als neue Version des Dokuments ab. Über diese Versionierung kann man dann jederzeit auf die vollständige Historie eines Dokuments zugreifen – und auch auf frühere Versionen verweisen. Daneben ist bei einer guten Software für die elektronische Archivierung auch die Bearbeitung von Dokumenten mit und ohne Veränderung des Originals sowie die automatische Verlinkung möglich.

Voraussetzungen der Schriftgutverwaltung

Der Aufbau einer solchen digitalen Schriftgutverwaltung setzt allerdings einen gut organisierten, konsistenten Aktionsplan voraus, der sich an den langfristigen Zielen des Unternehmens bzw. der Behörde orientiert. Es geht ja nicht nur um die Aufbewahrung von Unterlagen, sondern vielmehr um die Verwaltung des gesamten Informationsbestandes über den kompletten Lebenszyklus.

Weil das eine Einmalaktion mit sehr großem Wirkungskreis ist, empfiehlt sich im Vorfeld die Beratung durch erfahrene Experten. Nur so werden die Implikationen der langfristigen Ziele auf die Schriftgutverwaltung gut genug verstanden, um eine praktikable und akzeptable DMS-Strategie zu entwickeln. Diese Strategie mündet dann in einem DMS, das nicht nur auf breite Akzeptanz stößt, sondern auch den konkreten Anforderungen und Voraussetzungen gerecht wird.

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