Reisekostenmanagement: Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung auf Geschäftsreisen

Ob Taxiquittungen, Hotelrechnungen, Parktickets oder Spesen – die Abrechnung von Reisekosten kann langwierig und zeitaufwändig sein, vor allem dann, wenn Belege einzeln eingescannt oder abgeheftet werden müssen. In diesem Beitrag lesen Sie, wie Sie Ihr Reisekostenmanagement mit der richtigen Software schnell und einfach für alle Beteiligten optimieren und effizienter gestalten. So macht die Reisekostenabrechnung schon fast Spaß – versprochen!

Was ist Reisekostenmanagement?

Reisekostenmanagement ist für alle Unternehmen relevant, die ihre Mitarbeitenden regelmäßig auf Geschäftsreisen schicken, und umfasst dementsprechend alle Prozesse und Richtlinien, um die damit verbundenen Ausgaben effektiv zu erfassen, zu steuern und zu erstatten. Zudem gilt es, Compliance-Richtlinien einzuhalten und die finanzielle Belastung für das Unternehmen zu minimieren. Zu Reisekosten zählen im Übrigen alle Kosten, die während einer geschäftlichen Reise entstehen, darunter:

Transportkosten für Flugzeug, Bahn, Mietwagen, Taxi und Co.
Unterkunft
Verpflegungsmehraufwand, also die Kosten für die Mahlzeiten während einer Reise
Reisenebenkosten, wie beispielsweise Gebühren für Gepäck, Visa, Parken oder ähnliches

Welche Vorteile bietet ein effizientes Reisekostenmanagement?

Ein gutes Reisekostenmanagement bringt Unternehmen viele Vorteile. Dazu zählen:

Vereinfachte Verwaltung:

Ein effizientes Reisekostenmanagement erleichtert die Nachverfolgung und Rückerstattung der Ausgaben. Mitarbeitende pflegen ihre Belege im Optimalfall digital in einer Software zur Reisekostenabrechnung ein, wodurch der Verwaltungsaufwand sinkt und Fehlerquellen minimiert werden.

Zeitersparnis:

Automatisierte Prozesse im Reisekostenmanagement reduzieren den administrativen Aufwand für Mitarbeitende, Personal- und Finanzabteilungen erheblich.

Kosteneinsparungen:

Durch den Überblick über alle Reisekosten lassen sich Budgets besser planen und unnötige Ausgaben vermeiden. Verhandlungen mit Dienstleistern basieren somit auf konkreten Daten, wodurch günstigere Konditionen erzielt werden können.

Transparenz und Compliance:

Ein strukturiertes Reisekostenmanagement ermöglicht eine klare und transparente Nachverfolgung aller Ausgaben. Es sorgt so dafür, dass nur anerkennungsfähige Kosten abgerechnet und steuerliche Regelungen beachtet werden.

Zufriedenheit der Mitarbeitenden:

Eine transparente und unkomplizierte Abrechnung trägt wesentlich zur Zufriedenheit der reisenden Mitarbeitenden bei – einerseits bedingt durch den minimalen administrativen Aufwand, andererseits durch das Wissen, wie und wann sie die Kosten erstattet bekommen.

Welche Herausforderungen gibt es im Reisekostenmanagement?

Um Ihr Reisekostenmanagement zu optimieren, müssen Sie sich zuallererst die grundlegenden Herausforderungen vor Augen führen, die für alle Beteiligten entstehen. Worauf gilt es zu achten und wo passieren die häufigsten Fehler?

Ungenaue oder fehlerhafte Abrechnungen

Die Bearbeitung der Reisekosten kann kostspielig sein, insbesondere dann, wenn der Prozess aufgrund fehlerhafter oder verspätet eingereichter Abrechnungen und Belege wiederholt werden muss. Zudem kosten veraltete und manuelle Systeme teilweise sehr viel Zeit und sind für Fehler verantwortlich.

Fehlende Belege und Dokumente

Eine weitere Herausforderung sind fehlende oder vergessene Belege wie Rechnungen und Quittungen. Liegen hier keine konkreten Kostennachweise oder eine entsprechende Übersicht vor, können Auslagen nicht erstattet werden, da dies sonst zu Problemen mit dem Finanzamt führen kann.

Unautorisierte Buchungsvorgänge

Bei fehlenden oder ungenauen Reiserichtlinien und manuellen Abläufen kann es zudem zu unzulässigen Buchungsvorgängen kommen. Dazu zählen beispielsweise Buchungen, die das vorgegebene Budget überschreiten. Insbesondere dann, wenn es keine Möglichkeit der Reisekostenrückerstattung gibt, werden solche Buchungen zu Kostenfallen.

Fehlender Zugang zu Reise- bzw. Reisekostendaten

Eine ungenaue Erfassung, manuelle Abläufe oder fehlende Kategorisierung der einzelnen Ausgaben erschweren den Überblick über die Finanzen. Dies wirkt sich wiederum negativ auf die finanzielle Planung zukünftiger Reisekosten aus.

Fehlende oder komplizierte Reiserichtlinien

Ein weiterer Knackpunkt sind unklare Reiseregularien. Diese sind allerdings wichtig, um Klarheit darüber zu schaffen, wie das Reisekostenmanagement im Unternehmen gehandhabt wird, welche Kosten abgedeckt werden und wie Mitarbeitende Auslagen erstattet bekommen.

Welche Technologien unterstützen das Reisekostenmanagement?

Technologien spielen hier eine entscheidende Rolle. Vor allem in Kombination ermöglichen sie Unternehmen ein effizientes Reisekostenmanagement.

Reisekostenmanagement-Software:

Diese umfassenden Lösungen bieten Funktionen zur Erfassung, Überwachung und Verwaltung von Reisekosten. Sie ermöglichen die Integration von Quittungen und anderen Dokumenten sowie die Automatisierung von Abrechnungsprozessen und Reports.

Mobile Apps:

Mit diesen Apps erfassen Reisende Belege schnell und ortsunabhängig und laden diese hoch. Sie können außerdem nahtlos in andere Systeme integriert werden, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten.

Kreditkartenintegration:

Die Integration von Kreditkarten mit Reisekostenmanagement-Systemen sorgt für eine automatische Erfassung von Ausgaben und Belegen. Dies erleichtert die Verfolgung von Ausgaben und die Einhaltung von Richtlinien.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS):

Sie ermöglichen die zentrale Speicherung, Organisation und Verwaltung von reisebezogenen Dokumenten wie Rechnungen, Belegen und Genehmigungsformularen. Sie verfügen außerdem über weitere Funktionen wie Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) zur automatischen Erfassung von Daten aus Belegen.

Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning:

KI-basierte Lösungen können dabei helfen, Belege automatisch zu kategorisieren, Ausgabenmuster zu erkennen, Betrug aufzudecken und Ausgaben zu optimieren.

Reisekostenmanagement – schnell, einfach und digital

Mit der Workflow-basierten Reisekostenabrechnung von DocuWare lässt sich dieser Vorgang samt Freigabeprozess für alle Mitarbeitenden einfach und schnell gestalten – egal, ob Kostenstellenverantwortliche, Personalabteilung oder Buchhaltung.

Schritt 1: Belege scannen und Formular ausfüllen

Per Smartphone lassen sich bereits von unterwegs aus ganz bequem Hotel-, Verpflegungs- und Fahrtkostenbelege einscannen. Im Anschluss füllen Mitarbeitende im Browser das von der Buchhaltung gestellte Reisekostenformular mit klaren Vorgaben zu den notwendigen Informationen aus und laden die eingescannten Belege in das Formular. Dieses geht nun als Aufgabe an die jeweilige Führungskraft.

Schritt 2: Reisekostenabrechnung prüfen und freigeben

Die Führungskraft prüft alle Angaben und gibt die Abrechnung in einem Klick und per Stempel frei. Daraufhin wird die Aufgabe automatisch an die Buchhaltung weitergleitet.

Schritt 3: Buchung und Zahlung

Die Buchhaltung bucht den Betrag und veranlasst die Zahlung. An die Mitarbeitenden wird automatisch eine E-Mail mit dem Gesamtbetrag der Erstattung versandt.

Fazit

Reisekostenabrechnungen können kompliziert sein, müssen sie aber nicht. Mit der richtigen Lösung lassen sich viele Prozesse, die vorher manuell ausgeführt werden mussten, automatisieren und allen voran papierlos gestalten. Digitale Workflows erleichtern so nicht nur den Mehraufwand für alle involvierten Abteilungen, auch die Mitarbeitenden profitieren von mehr Flexibilität.

Sie haben Fragen?

Wenn Sie allgemeine Fragen zu DocuWare haben oder spezielle, die Ihr Unternehmen betreffen, wenden Sie sich gern an uns.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an das Dokumentenmanagement. Aber wir haben DocuWare schon bei so vielen Unternehmen unterschiedlichster Branchen eingeführt, dass wir Ihnen sicher helfen können.

Ihr Ansprechpartner

Niklas Krüger

HOTLINE: 0531/289 28 9

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Quelle: DocuWare Europe GmbH

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