Papierlose Buchhaltung in fünf Schritten

Zunächst gilt es Akzeptanz zu schaffen, also die Belegschaft auf die Änderungen mental vorzubereiten. Das Management sollte wissen, dass die papierlose Buchhaltung zwar viele Vorteile mit sich bringt, ihre Einführung jedoch zunächst Mehraufwand und initiale Kosten verursachen wird.

Wichtig ist vorab die gründliche Analyse des Status quo. Hier gilt es, Automatisierungspotenziale zu erkennen und diejenigen Aufgaben der Buchhalter zu identifizieren, bei denen der größte Optimierungsbedarf herrscht. Das ist wichtig, denn die Digitalisierung der Buchhaltung muss keineswegs per „Big Bang“ komplett auf einen Schlag erfolgen, sondern kann sukzessive in verschiedenen Bereichen erfolgen, um die Kosten zu strecken, das Risiko zu minimieren und den Aufwand in Grenzen zu halten.

Wichtig ist aber die Definition der automatisierten Prozessabläufe in der Buchhaltung als verbindliche Zielvorgabe, auf die dann hingearbeitet werden kann.

Genauso wichtig wie die klare Vorstellung vom angestrebten „Rechnungswesen 4.0“ ist es, die Mitarbeiter bei diesem Vorhaben mit ins Boot zu nehmen und so die nötige Akzeptanz zu schaffen.

Die beste Software bringt ja nichts, wenn sie nicht benutzt wird. Hier geht es natürlich um Aufklärung und den Abbau von Ängsten (z. B. dass der Arbeitsplatz verloren geht) und Vorbehalten (dass das IT-System schwierig zu bedienen ist). Für viel Akzeptanz sorgt es auch, wenn das Feedback der Buchhalter von Anfang an berücksichtigt wird, beispielsweise was die Auswahlkriterien für die Software die Gestaltung von Prozessen, Bedienoberflächen und Workflows betrifft. Schließlich sind sie die besten Kenner der Materie und diejenigen, die später mit der Software arbeiten.

Zwingende Voraussetzung für die papierlose Buchhaltung ist eine funktional ausgereifte, effiziente Buchhaltungssoftware. Häufig wird eine Vielzahl weiterer Programme eingesetzt, um buchhalterische Prozesse möglichst vollständig automatisch abzubilden. Das betrifft z. B. die Erstellung und den Versand von Rechnungen als Mail, Digitale Rechnung oder EDI-Dokument, die digitale Belegverarbeitung, Scan- und OCR-Funktionen, die automatische Zuordnung zu Buchungssätzen, Kostenstellen und Mitarbeitern, das Mahnwesen, die Verknüpfung mit dem Online-Banking und die Einbindung der Steuerberatung, die Integration von Kommunikations-Apps und Workflows für automatische Meldungen und Erinnerungen und last but not least auch die digitale Archivierung.

Eine moderne Dokumentenmanagement-Software bietet sich hier als integrative Lösung an. Von entscheidender Bedeutung ist, dass die eingesetzte Software sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur einfügt und reibungslos zusammenarbeitet. Schon Mankos wie die mangelnde Kompatibilität zum Warenwirtschafts- oder Banking-System können große Nachteile bedeuten.

Bei der Auswahl der passenden Software kommt es nicht nur auf die Funktionalität an, sondern auch darauf, wie diese Funktionalität angeboten wird – als SaaS-, Cloud- oder On-Premises-Paket, als Komplettlösung für die papierlose Buchhaltung oder als spezielle App, die in die Gesamtlösung eingebunden wird.

Beim Vergleich der Funktionalität, aber auch der Performance, Stabilität und Skalierbarkeit der Software lassen sich die Testphasen nutzen, die für viele Software-Produkte kostenlos angeboten werden. In diesem Testphasen erfolgt dann auch die Evaluation nach den eigenen Auswahlkriterien. An dieser Stelle gilt es vor allem, die richtigen Prioritäten zu setzen. Die Schnittstellen zu Buchhaltungs- oder EDI-Systemen beispielsweise oder die Lauffähigkeit mit der vorhandenen IT-Infrastruktur sind typische K.o.-Kriterien.

Sind die Prozesse erst einmal definiert und die dafür notwendige Software installiert, sollten die finalen Prozesse in einem Handbuch festgehalten werden. Dieses Handbuch dient nicht nur zur Information der Mitarbeiter, sondern ist später auch die Basis für die steuerrechtlich relevante Verfahrensdokumentation und etwaige Prozessverbesserungen.

Alle definierten Prozesse müssen aus steuerrechtlicher Sicht bewertet werden. Wie zuvor auch ist die Prüfung auf die Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) notwendig. Demnach müssen alle Geschäftsvorfälle „nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden“. Bei papierloser Buchhaltung sind außerdem die „Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) zu beachten. Hier geht es neben der Erfassung und Vollständigkeit vor allem um die Unveränderbarkeit und Fälschungssicherheit der Daten.

Das aus juristischer Perspektive wichtigste Dokument ist hier die Verfahrensdokumentation, die alle Schritte in nachvollziehbarer Form darstellt. Insbesondere folgende Fragen müssen beantwortet werden: Welche Soft- und Hardware wird eingesetzt? Wie ist der Umgang mit Papierbelegen geregelt (scannen, lagern, vernichten)? Wie werden digital erstellte bzw. digitalisierte Rechnungen gehandhabt und aufbewahrt? Welche Mitarbeiter sind wie eingebunden? Wie wird der Datenschutz gewährleistet?

Ist die Compliance-Hürde genommen, kann es endlich losgehen mit der papierlosen Buchhaltung. Die Soft- und Hardware wird in Betrieb genommen, alle neuen Prozesse werden ausgerollt. Die Software wird initialisiert und in die Infrastruktur eingebettet, parallel dazu erfolgt das Digitalisieren bzw. Einscannen derjenigen Dokumente (Kontoauszüge, Verträge, Eingangsrechnungen, Belege etc.), die als Basis für die digitale Buchhaltung erforderlich sind. Hinzu kommt deren Verschlagwortung und Archivierung.

Dann werden die neuen Funktionen getestet und vor allem die Mitarbeiter geschult, denn der Abschied vom Papier und der Einstieg in die digitale Buchhaltung erfordert zwar ein Umdenken, ist aber dennoch einfach zu meistern.