Medienbrüche überwinden: Strategien für nahtlose digitale Prozesse

In unserer heutigen Arbeitswelt sind viele Abteilungen bereits digital aufgestellt und arbeiten virtuell. Und auch die Automatisierung von zeitaufwändigen Routineaufgaben ist dank intelligenter Software im Grunde kein Problem mehr. Trotzdem existieren in vielen Unternehmen immer noch Medienbrüche, die Verzögerungen, Fehler und Sicherheitslücken nach sich ziehen. Was genau unter Medienbrüchen zu verstehen ist, wie Sie diese beheben und Prozesse ganzheitlich digital abbilden, lesen Sie in diesem Blogartikel.

Was sind Medienbrüche?

Unter Medienbrüchen versteht man die Unterbrechung oder den Wechsel zwischen verschiedenen Kommunikations- oder Informationsträgern bzw. -formaten. Sie treten dann auf, wenn Informationen oder Daten von einem Medium oder einer Plattform auf eine andere übertragen werden – wie es beispielsweise beim Übergang von Papierdokumenten zu digitalen Dateien oder beim Wechsel von Software-Anwendungen der Fall ist.

Sie sind ein häufiges Problem in Unternehmen, insbesondere in Bereichen, in denen Daten zwischen verschiedenen Systemen oder Abteilungen ausgetauscht werden müssen.

Welche Auswirkungen haben Medienbrüche auf Geschäftsprozesse?

Je mehr Medienbrüche ein Prozess beinhaltet, desto mehr Nachteile gehen mit ihnen einher. Werden Informationen in einer anderen Form weitergegeben, als sie empfangen werden, kann das nicht nur zu Kommunikationsproblemen führen. Medienbrüche verursachen außerdem einen großen Mehraufwand und Redundanzen, die Prozesse verlangsamen und komplexer gestalten. Zudem halten Fehler in der Übermittlung von Informationen negative Folgen für das gesamte Unternehmen bereit. Die Auswirkungen in der Übersicht:

Verlust oder Verfälschung von Daten
Erschwerte Zusammenarbeit und Kommunikation von Mitarbeitenden
Lange Bearbeitungszeiten, da Informationen nicht nahtlos übertragen werden können
Hohe Fehleranfälligkeit
Mangelnde Transparenz
Ineffiziente Arbeits- und Prozessabläufe
Mögliche Sicherheitslücken und Compliance-Risiken

In welchen Bereichen treten Medienbrüche typischerweise auf?

Medienbrüche können in verschiedenen Bereichen auftreten, darunter im Finanz- und Personalwesen, in Einkauf und Vertrieb und vor allem dann, wenn Daten zwischen Buchhaltungssystemen, CRM-Plattformen und anderen Software-Anwendungen übertragen werden.

Datenübertragung zwischen verschiedenen Software-Anwendungen:

Unternehmen verwenden in der Regel unterschiedliche Software-Anwendungen für Buchhaltung, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Projektmanagement und Co. Werden Daten zwischen diesen Anwendungen händisch übertragen, entstehen Medienbrüche.

Kommunikation zwischen Abteilungen:

Wenn Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen ausgetauscht werden müssen und die Systeme nicht nahtlos integriert sind, ist die Gefahr von Medienbrüchen groß.

Analoge vs. digitale Prozesse:

Unternehmen, die noch auf papierbasierte Prozesse setzen, erleben Medienbrüche, wenn sie Informationen zwischen analogen und digitalen Medien übertragen wollen – beispielsweise bei der manuellen Eingabe von Daten von gedruckten Dokumenten in digitale Systeme.

Externer Datenaustausch:

Unternehmen müssen möglicherweise Daten mit externen Partnern, Lieferanten oder Kunden austauschen. Medienbrüche können dann auftreten, wenn die Systeme und Formate nicht kompatibel sind und die Daten manuell konvertiert oder angepasst werden müssen.

Compliance und Datenschutz:

In einigen Branchen und Märkten gelten strenge Compliance- und Datenschutzvorschriften. Medienbrüche sind dann der Fall, wenn sensible Informationen nicht sicher zwischen verschiedenen Systemen oder Abteilungen überführt werden können, was zu Compliance-Risiken verursachen kann.

Wie unterstützen digitale Prozesse dabei, Medienbrüche zu vermeiden?

Betrachtet man die Konsequenzen, die Medienbrüche nach sich ziehen, wird eines schnell klar: Unternehmen sollten sie, so gut es geht, vermeiden. Dabei sind nicht nur interne Prozesse gemeint, sondern auch Prozesse, die über die Unternehmensgrenzen hinausgehen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie dabei unterstützen.

1. Lösen Sie Medienbrüche mit einem DMS

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein wichtiges Tool für die Digitalisierung und Automatisierung des Dokumenten- und Informationsflusses in Unternehmen. Es sorgt nicht nur für die reibungslose Erstellung, Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Inhalten und Dokumenten, sondern ermöglicht außerdem die nahtlose Integration mit verschiedenen Drittsystemen. Dokumente und dazugehörige Metadaten können so problemlos über Schnittstellen übertragen werden und das ohne das mühsame Abtippen oder die Übertragung in andere Anwendungen.

2. Erhöhen Sie den Digitalisierungsgrad

Der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens beschreibt, wie weit es in Bezug auf die Digitalisierung fortgeschritten ist. Indem Sie diesen erhöhen und Prozesse umfassend digitalisieren, sind Sie in der Lage, alle Informationen in einem Medium zu halten. Digitale Systeme und Tools wie ein DMS unterstützen Sie bei der Optimierung.

3. Automatisieren Sie Workflows

Durch die Automatisierung von Workflows können digitale Prozesse dafür sorgen, dass Informationen nahtlos zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen übertragen werden, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Dadurch werden Medienbrüche reduziert und die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse gesteigert.

4. Schaffen Sie mit Schulungen Bewusstsein

Führen Sie Schulungen durch, um Ihre Mitarbeitenden zu sensibilisieren und sie mit den Tools und Prozessen vertraut zu machen, die zur Minimierung von Medienbrüchen beitragen.

Fazit

Medienbrüche stellen eine erhebliche Herausforderung für Unternehmen dar, können jedoch durch den Einsatz geeigneter Technologien und die Implementierung digitaler Prozesse vermieden werden. Auf diese Weise steigern Unternehmen ihre Effizienz, reduzieren Fehler und vermeiden den Verlust wichtiger Informationen.

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Quelle: DocuWare Europe GmbH

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