Eine neue Kampagne ist in Planung, die überarbeiteten Inhalte liegen zur finalen Prüfung bereit und dann das: Das Feedback wurde in eine veraltete Version eingearbeitet. Gerade wenn mehrere Parteien involviert sind, dreht das Freigabekarussell häufig die eine oder andere Extrarunde. Das muss nicht sein und ist nur ein Beispiel von vielen für das Fehlerpotenzial ungenauer Freigabeprozesse in Unternehmen.
Die Gestaltung und Handhabung von Freigabeprozessen ist eine Kunst, die nur wenige Firmen wirklich professionell meistern. Ein strukturiertes Workflow Management schafft Abhilfe.
Ein Freigabe- oder Genehmigungsprozess vereinfacht die Abstimmung von Projekten oder einzelnen Projekteinheiten mit anderen Fachbereichen. Er schafft Struktur und Klarheit. Oder metaphorisch gesprochen: Mit Workflow Management und Automation schwimmt Ihr Team in geregelten Bahnen statt quer durchs Wasser.
Freigabeprozesse finden sich heute branchenübergreifend in nahezu jedem Fachbereich, in dem Inhalte vor der Nutzung genehmigt werden müssen.
Einige Beispiele, die fast jeder kennt:
Besonders wichtig ist eine korrekte Freigabe immer dann, wenn der Datenschutz und die Compliance auf dem Spiel stehen. Auch wenn mehrere Personen involviert sind und strenge Deadlines herrschen, ist ein Workflow Manager unverzichtbar für die Zusammenarbeit.
Damit später alles glatt läuft, müssen Unternehmen beim Entwickeln einer Freigabeprozedur verschiedene Kriterien berücksichtigen. Zu den wichtigsten Rahmenbedingungen gehören:
Zwar ist die Grundstruktur in der Regel gleich – abhängig von Branche, Unternehmen und Anwendungsbereich kann das Vorgehen aber stark variieren. Ein Beispiel:
Analoge Freigabeprozesse haben sich oft über Jahre entwickelt und etabliert (frei nach dem Motto „Never change a running system“). In unserer zunehmend digitalen Arbeitswelt bringen sie aber einige Nachteile mit sich: Sie verursachen zum Beispiel hohe Kosten für Druckmaterial, Papier und Lagerung und belasten die Umwelt.
Zudem ist das manuelle Erfassen von Informationen mühsam, fehleranfällig und kostet mehr Zeit. Ausgedruckte Rechnungen und sensible Dokumente können leichter verloren gehen oder in die falschen Hände geraten. Letzteres kostet Sie zum einen Zeit und Geld, etwa bei verpasstem Skonto oder Anfallen von Mahngebühren. Zum anderen gefährdet es den Datenschutz und die Compliance, was das Vertrauen in Ihr Unternehmen nachhaltig schädigen kann. Je komplexer die Prozesse und je mehr Personen involviert sind, umso schwieriger ist es, bei analogen Prozeduren den Überblick zu behalten.
Demgegenüber haben digitale Freigabeprozesse klare Vorteile – vor allem bei einem sauberen Geschäftsprozess-Management. Durch das Digitalisieren der Prozesse und das Automatisieren ganzer Workflows lassen sich repetitive Abläufe vereinheitlichen und vereinfachen. Durchlaufzeiten werden kürzer und Personalengpässe lassen sich einfacher abfangen. Zudem schaffen digitale Workflows Transparenz, weil Fristen, Feedback, Änderungswünsche und Projektinformationen an einer zentralen Stelle einsehbar sind. Somit behält jeder Zugriffsberechtigte den Überblick. Eigene Aufgaben und der Gesamtstatus sind jederzeit auf einen Blick ersichtlich – ob per Laptop, Smartphone oder Tablet. Probleme und Verzögerungen lassen sich dadurch schneller erfassen und beheben.
Vor allem die Prozessautomatisierung kann die Konsistenz und Qualität der Inhalte erheblich verbessern. Dabei spielen die verwendeten Tools eine große Rolle: Laut einer aktuellen IDC-Studie erwarten 67 Prozent der befragten Unternehmen von den Plattformen und der Orchestrierung der Tools einen signifikanten Mehrwert für ihre Prozessautomatisierung. Moderne Workflow-Management-Lösungen bieten zum Beispiel automatische Textauslese (KI sei Dank), die Fehler reduzieren und einzelne Schritte automatisieren. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) unterstützen das revisionssichere Speichern aller Dokumente und das automatische Prüfen. Für Sie bedeutet das: mehr Sicherheit in der Zusammenarbeit und sorgenfreies Einhalten der Compliance für Prüfungen und Audits.