Eine neue Kampagne ist in Planung, die überarbeiteten Inhalte liegen zur finalen Prüfung bereit und dann das: Das Feedback wurde in eine veraltete Version eingearbeitet. Gerade wenn mehrere Parteien involviert sind, dreht das Freigabekarussell häufig die eine oder andere Extrarunde. Das muss nicht sein und ist nur ein Beispiel von vielen für das Fehlerpotenzial ungenauer Freigabeprozesse in Unternehmen.
Die Gestaltung und Handhabung von Freigabeprozessen ist eine Kunst, die nur wenige Firmen wirklich professionell meistern. Ein strukturiertes Workflow Management schafft Abhilfe.
Was genau ist ein Freigabeprozess?
Warum sind Freigabeprozesse notwendig – und wo besonders relevant?
Ein Freigabe- oder Genehmigungsprozess vereinfacht die Abstimmung von Projekten oder einzelnen Projekteinheiten mit anderen Fachbereichen. Er schafft Struktur und Klarheit. Oder metaphorisch gesprochen: Mit Workflow Management und Automation schwimmt Ihr Team in geregelten Bahnen statt quer durchs Wasser.
Freigabeprozesse finden sich heute branchenübergreifend in nahezu jedem Fachbereich, in dem Inhalte vor der Nutzung genehmigt werden müssen.
Einige Beispiele, die fast jeder kennt:
- Finanzbuchhaltung: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Zahlungen
- Rechtsabteilung: Akten, Mahnungen, Vertragsentwürfe, Klauseln
- HR: Urlaubsanträge, Anstellungsverträge, Vertragsänderungen
- Marketing: Werbevideos, Produktbroschüren, Blogartikel
Besonders wichtig ist eine korrekte Freigabe immer dann, wenn der Datenschutz und die Compliance auf dem Spiel stehen. Auch wenn mehrere Personen involviert sind und strenge Deadlines herrschen, ist ein Workflow Manager unverzichtbar für die Zusammenarbeit.
Wie werden die Rahmenbedingungen eines Freigabeprozesses festgelegt?
Damit später alles glatt läuft, müssen Unternehmen beim Entwickeln einer Freigabeprozedur verschiedene Kriterien berücksichtigen. Zu den wichtigsten Rahmenbedingungen gehören:
- Kommunikationskanal: Am Anfang steht die Frage, wie der Austausch stattfinden soll. Über welchen Kommunikationskanal und an wen sollen die Inhalte zur Freigabe übermittelt werden?
- Freigabeschritte: Im Anschluss definieren Sie die konkreten Freigabeschritte, die die Inhalte durchlaufen – inklusive der jeweils notwendigen Informationen.
- Verantwortliche Personen: Dazu zählt auch die Benennung und Einbindung der Personen, die Änderungen umsetzen und die die Freigabe erteilen.
- Benachrichtigung: Im Idealfall erhalten alle Beteiligten bei jedem Prozessupdate eine Benachrichtigung. Nur dann ist ein nahtloses Weiterarbeiten möglich.
- Feedbackrunden: Wählen Sie die Anzahl der Feedbackrunden so, dass der Prozess möglichst kurz ist und gleichzeitig eine hohe Qualität der Inhalte fördert.
- Nach der Freigabe: Abschließend gilt es zu entscheiden, was nach der Freigabe passiert. Werden die freigegebenen Inhalte direkt veröffentlicht oder als Projekteinheit an die nächste zuständige Stelle weitergeleitet?
Wie kann ein Freigabeprozess aussehen?
Zwar ist die Grundstruktur in der Regel gleich – abhängig von Branche, Unternehmen und Anwendungsbereich kann das Vorgehen aber stark variieren. Ein Beispiel:
- Teilen des freizugebenden Contents und Benachrichtigen der Prüfer*Innen: Der Content-Ersteller fügt die aus seiner Sicht finale Bilddatei dem bestehenden Projekt bzw. dem Workflow hinzu. Mit wenigen Klicks lädt er die zuständigen Personen zur Prüfung ein.
- Feedback erhalten: In der geteilten Datei vermerken die Reviewer Feedback und Änderungswünsche zum Bild. Offene Punkte klären sie in den Kommentaren. Dadurch sind alle Informationen jederzeit konsolidiert einsehbar.
- Änderungen umsetzen: Nach der Prüfung erhält der Content-Ersteller eine Benachrichtigung zum Prozessfortschritt – sein Zeichen. Er überarbeitet die Bilddatei und teilt sie daraufhin erneut mit den Reviewer.
- Weitere Feedbackschleife(n): Nach dem Umsetzen der Änderungswünsche der ersten Feedbackschleife folgt noch eine weitere Feedbackrunde. Kein Problem: Im Prozess sind dafür Puffer eingeplant.
- Finale Freigabe und Abschluss des Projekts: Nach der Überarbeitung teilt der Content-Ersteller die aktuelle Dateiversion für eine finale Freigabe mit den Prüfer*Innen. Nach dieser Freigabe können die Verantwortlichen die finalen Grafiken direkt veröffentlichen oder weiterverarbeiten.
Analog vs. digital: Was sind die Vor- und Nachteile?
Analoge Freigabeprozesse haben sich oft über Jahre entwickelt und etabliert (frei nach dem Motto „Never change a running system“). In unserer zunehmend digitalen Arbeitswelt bringen sie aber einige Nachteile mit sich: Sie verursachen zum Beispiel hohe Kosten für Druckmaterial, Papier und Lagerung und belasten die Umwelt.
Zudem ist das manuelle Erfassen von Informationen mühsam, fehleranfällig und kostet mehr Zeit. Ausgedruckte Rechnungen und sensible Dokumente können leichter verloren gehen oder in die falschen Hände geraten. Letzteres kostet Sie zum einen Zeit und Geld, etwa bei verpasstem Skonto oder Anfallen von Mahngebühren. Zum anderen gefährdet es den Datenschutz und die Compliance, was das Vertrauen in Ihr Unternehmen nachhaltig schädigen kann. Je komplexer die Prozesse und je mehr Personen involviert sind, umso schwieriger ist es, bei analogen Prozeduren den Überblick zu behalten.
Demgegenüber haben digitale Freigabeprozesse klare Vorteile – vor allem bei einem sauberen Geschäftsprozess-Management. Durch das Digitalisieren der Prozesse und das Automatisieren ganzer Workflows lassen sich repetitive Abläufe vereinheitlichen und vereinfachen. Durchlaufzeiten werden kürzer und Personalengpässe lassen sich einfacher abfangen. Zudem schaffen digitale Workflows Transparenz, weil Fristen, Feedback, Änderungswünsche und Projektinformationen an einer zentralen Stelle einsehbar sind. Somit behält jeder Zugriffsberechtigte den Überblick. Eigene Aufgaben und der Gesamtstatus sind jederzeit auf einen Blick ersichtlich – ob per Laptop, Smartphone oder Tablet. Probleme und Verzögerungen lassen sich dadurch schneller erfassen und beheben.
Vor allem die Prozessautomatisierung kann die Konsistenz und Qualität der Inhalte erheblich verbessern. Dabei spielen die verwendeten Tools eine große Rolle: Laut einer aktuellen IDC-Studie erwarten 67 Prozent der befragten Unternehmen von den Plattformen und der Orchestrierung der Tools einen signifikanten Mehrwert für ihre Prozessautomatisierung. Moderne Workflow-Management-Lösungen bieten zum Beispiel automatische Textauslese (KI sei Dank), die Fehler reduzieren und einzelne Schritte automatisieren. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) unterstützen das revisionssichere Speichern aller Dokumente und das automatische Prüfen. Für Sie bedeutet das: mehr Sicherheit in der Zusammenarbeit und sorgenfreies Einhalten der Compliance für Prüfungen und Audits.
7 Tipps zur Gestaltung von Freigabeprozessen:
- Definieren Sie die Prozesse gemeinsam: Holen Sie alle Stakeholder von Anfang an ins Boot und bestimmen Sie die Ziele und die Freigabeverantwortlichen gemeinsam. So bringen Sie die unterschiedlichen Interessen frühzeitig in Einklang.
- Involvieren Sie nur so viele Stakeholder wie nötig: Zu viele Köche verderben bekanntermaßen den Brei. Je mehr Ziele und Interessen aufeinandertreffen, umso komplizierter wird der Feedbackprozess.
- Behalten Sie die Ziele im Blick: Bei vielen Parteien und langwierigen Prozessen besteht die Gefahr, dass die Ziele im Laufe der Zeit verwässern. Achten Sie darauf, dass die anfangs vereinbarten Ziele in jeder Projektphase im Mittelpunkt stehen.
- Vermeiden Sie Verzögerungen und Engpässe: Setzen Sie eine klare und realistische Deadline für das Gesamtprojekt und weitere Deadlines für einzelne Projektschritte. Nice to have: ein Puffer für unvorhergesehene Ereignisse oder zusätzliche Korrekturschleifen.
- Kommunizieren Sie klare Aufgaben: Prüfer*Innen brauchen einen konkreten Kontext und Input, anhand welcher Kriterien und wie sie Feedback hinterlassen sollen.
- Verwenden Sie eine Versionskontrolle: Nichts ist schlimmer, als aufwändige Änderungen in der falschen Version vorzunehmen. Eine Datei-Versionierung ersetzt veraltete Dateien durch neuere Versionen. So kann jeder alle Änderungen nachvollziehen und bei Bedarf vorherige Versionen wiederherstellen.
- Arbeiten Sie mit einem DMS: Mit einer Workflow-Management-Lösung können Sie Freigabeprozesse digitalisieren und effizienter gestalten. Auch das Einhalten von Vorschriften wie DSGVO und HIPAA sowie Compliance-Vorgaben wird damit einfacher.