Im digitalen Büro gehören elektronische Signaturen inzwischen zum täglichen Geschäft. Elektronische Signaturen reduzieren die Papiermenge und vereinfachen den sicheren Dokumenten-Workflow in Ihrem Unternehmen.
Der DocuWare Signature Service sorgt dafür, dass Ihre Dokumente über einen anerkannten, geprüften Trust Service Provider signiert werden.
Der DocuWare Signature Service bietet Ihnen maximale Geschwindigkeit und Flexibilität bei Einsatz von elektronischen Signaturen:
Um Dokumente in einem DocuWare-Workflow zu signieren, arbeitet DocuWare mit Signatur-Dienstleistern wie Validated ID oder DocuSign zusammen.
Die Signaturverfahren mit VIDsigner bieten folgende Möglichkeiten:
- Remote. Wenn ein Dokument zum Unterzeichnen an Validated ID geschickt wird, erhält die jeweilige Mitarbeiterin eine Nachricht und gibt die Unterschrift zum Beispiel vom Smartphone aus per SMS-Code frei.
- Biometrisch. Ein Kunde unterschreibt auf einem Tablet. Biometrische Daten wie Schreibdruck und -geschwindigkeit werden erfasst und mit der Signatur in das Dokument eingebettet (Liste von unterstützten Geräten).
- Zentralisiert. Der Benutzer hinterlegt einmal bei Validated ID ein Zertifikat, das seine Identität bestätigt. So kann sich der Benutzer von überall und jederzeit bei Validated ID authentifizieren und Dokumente unterzeichnen.
DocuSign sendet zum Signieren eine E-Mail mit einem Link zum Dokument.
- Der E-Mail-Empfänger hat verschiedene Möglichkeiten, sich bei DocuSign zu authentifizieren, um das Dokument zu signieren, zum Beispiel per Zugangscode (wie mit einem Passwort), per SMS oder Telefon oder über spezielle Wissensabfragen.
- Optional können Sie zusätzlich zu einer vollständigen Signatur auf der Signaturseite eines Dokuments auch Initialen auf verschiedenen Seiten einfügen.
- Wenn mehrere Unterzeichner beteiligt sind, kann der Workflow automatisiert werden.
- DocuSign erfüllt die internationalen Sicherheits- und Konformitäts-standards wie ISO 27001, GDPR, SSAE 18 (SOC 1 und 2) und mehr.
Einfach, fortgeschritten und qualifiziert
Signaturen unterscheiden sich durch ihren Sicherheitslevel. Der getippte Name unter einer E-Mail ist ein Beispiel für eine einfache Signatur. Eine fortgeschrittene Signatur muss verschlüsselt werden, wobei ein Teil des Schlüssels nur dem Unterzeichner zugänglich ist. Bei einer qualifizierten Signatur wird zusätzlich die Identität des Unterzeichners mit einem Zertifikat geprüft, das bei einem Signaturdienstleister hinterlegt ist.
Auf jedem Level
Einfach, fortgeschritten oder qualifiziert – jede Signatur-Sicherheitsstufe lässt sich mit DocuWare realisieren.
Für alle Bereiche
Der DocuWare Signature Service ist flexibel. Signieren Sie ganz unterschiedliche Dokumente wie Reisekostenabrechnungen oder Verträge.
Zuhause in der Cloud
Wie DocuWare Cloud ist auch der DocuWare Signature Service bei Microsoft Azure gehostet. Einzige technische Voraussetzung für die Nutzung ist eine Internetverbindung.
Signieren per Handy
Einfach gesagt, unterzeichnen Sie in DocuWare nur mit dem Smartphone. Der gesetzliche Rahmen dafür ist in der EU-Verordnung eIDAS festgehalten (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).
1. Das Dokument wird generiert
Der Aussteller generiert das Dokument und sendet es von seiner üblichen Software an den Unterzeichner.
2. E-Mail-Empfang
Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem Link zu dem Dokument, damit er es überprüfen und akzeptieren kann.
3. SMS-Code und Unterschrift
Um die Sicherheit zu gewährleisten, sendet der Dienst ein Einmalpasswort per SMS an Ihr Smartphone. Nach der Eingabe führt der Empfänger die Signatur durch, und schon sind Sie fertig.
- Mehrere Nachweise (doppelte Validierung: E-Mail+SMS,
Geolokalisierung, Zeitstempel usw.) - OTC – OneTime-Certificates für jeden Unterzeichner
- EU-eIDAS-Verordnungen
- Garantiert, dass Sie das unterschreiben was Sie sehen
- Von jedem Gerät aus mӧglich
- Zeitersparnis beim Unterzeichnungsprozess
Welche Sicherheit bietet die Fernsignatur?
Diese elektronische Unterschrift ist das beste Instrument für Unternehmen, die Prozesse beschleunigen wollen, die normalerweise mehrere Schritte erfordern, um abgeschlossen zu werden.
Warum VIDsigner wählen?
Es handelt sich um einen fortschrittlichen elektronischen Signaturdienst, der einfach zu integrieren ist, keine vorherige Installation erfordert und mit jedem Gerät kompatibel ist. Darüber hinaus garantiert er die Sicherheit des Unterzeichners, die Integrität des Dokuments und die Absicht der Unterschrift.
Beispiele für die Verwendung der Fernsignatur
Dienstleistungen
Supportvereinbarungen, Wartungsverträge, Nutzungsbedingungen, Schadensberichte, Reparaturaufträge, Änderungswünsche, Genehmigungen.
Verträge
Lieferantenverträge, Serviceverträge, Beratungsverträge, Bestellungen, Änderungsantrӓge und Zahlungsgenehmigungen.
Personalabteilung
Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Mitarbeiterrichtlinien, Einverständniserklärungen, Genehmigungen, Spesenabrechnungen.
Verkauf
Kaufverträge, Kontoeröffnung, Finanzierungsvereinbarungen (Darlehen/Leasing), Konsultationsprotokolle, Lastschriftmandate (SEPA), Miet- und Darlehensverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen.