E-Rechnungen: So gelingt der Umstieg auf elektronische Rechnungsverarbeitung

Was glauben Sie, wie viel Zeit vom Eingang einer Rechnung, über ihre Bearbeitung bis hin zu Bezahlung und Archivierung vergehen? Bei einer manuellen Verarbeitung können das Tage, manchmal sogar Wochen sein. Mal ist die Zuständigkeit für Rechnungsfreigabe unklar, mal ist ein Mitarbeiter im Urlaub oder krank, mal geht ein Dokument im Wust an anfallendem Papier einfach unter. Hinzu kommt, dass eine Rechnung auf den unterschiedlichsten Wegen in ein Unternehmen gelangen kann. Ob auf Papier, als E-Mail oder via Scan – nach wie vor gibt es mehrere Möglichkeiten, Rechnungen zu stellen. Das kann schnell zu Unübersichtlichkeit führen, die sich jedoch mit der E-Rechnung garantiert vermeiden lässt.

Wer in seiner Buchhaltungsabteilung auf die Arbeit mit E-Rechnungen und damit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt, profitiert in erster Linie von automatisierten Prozessen. Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten. Selbstlernende Services helfen zudem, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so die passende Datei. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Buchhaltung aus. So gewinnen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie für andere Projekte nutzen können.

Neben dem Fakt, dass die Arbeit mit papierbasierten Rechnungen viel Zeit kostet und – bedingt durch die manuelle Verarbeitung – fehleranfällig ist, bedeutet sie für ein Unternehmen einiges an Kosten. Denn Papier kostet Geld. Zum einen ist die Miete für den Lagerraum großer Akten-Archive ein enormer Kostenfaktor. Zum anderen sind es Porto, Hardware, wie Drucker und Faxgeräte sowie deren Zubehör, die die Ausgaben in die Höhe treiben. Mit der E-Rechnung sieht das ganz anders aus. Hier fallen nicht nur Material- und Lagerkosten weg, sondern es ergeben sich weitere Einsparmöglichkeiten.

Die E-Rechnung hat den großen Vorteil, dass sie schneller an die richtige Verarbeitungsstelle gelangt. So lässt es sich vermeiden, dass Skonti oder Frühzahlerrabatte verfallen. Automatisierte Workflows und entsprechende Programmierungen stellen sicher, dass es keine Verzögerungen gibt. Eine digitale Rechnungsprüfung sorgt dafür, dass alle erforderlichen Kontrollen und Genehmigungen schnell erledigt sind. Damit lassen sich Rechnungen direkt begleichen. Mit dieser zügigen Bezahlung können Unternehmen so dank Skonto in der Regel zwischen zwei und drei Prozent Rabatt auf die Gesamtsumme erzielen. Bei Rechnungen von zig Hunderttausend Euro summiert sich daraus ein beachtlicher Betrag, der die Liquidität Ihres ganzen Unternehmens verbessert. Zusätzlich hilft die Arbeit mit E-Rechungen dabei, Überbezahlungen zu vermeiden. Die positive Folge: eine konsequente Cashflow-Kontrolle!

Auch in Sachen Fristeinhaltung kann die E-Rechnung Ihnen viel Geld sparen. Während bei der manuellen Rechnungsverarbeitung das eine oder andere Dokument untergehen kann, erfassen automatisierte Workflows lückenlos alle eingehenden Rechnungen und verarbeiten diese direkt. So kommen Sie nicht in die Situation, Mahn- oder Bußgelder wegen nicht oder zu spät beglichener Rechnungen zahlen zu müssen. Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren möchte, erleichtert hierdurch die Vorbereitung und Durchführung von Audits. Mit Hilfe weniger Klicks lassen sich sämtliche angeforderten Rechnungsdaten abrufen und schnell und vollständig elektronisch an den Auditor übermitteln.

Darüberhinaus unterstützen E-Rechnung und digitales Dokumentenmanagement Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Hinzu kommt, dass jeder Betrieb gesetzlich dazu verpflichtet ist, alle organisatorischen und technischen Abläufe im Zusammenhang mit Rechnungen mindestens zehn Jahre in ihrem Originalzustand aufzubewahren, genau zu dokumentieren und ihre Lesbarkeit zu jedem Zeitpunkt zu garantieren. Auch hier bietet die E-Rechnung entscheidende Vorteile, garantiert sie gemeinsam mit einem intelligenten DMS doch die Einhaltung sämtlicher Gesetze.

Gerade in Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung gewinnen Flexibilität, verringerte Fehlerquoten und Zeitersparnis zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig sind sie genau die Faktoren, die Ihrer Buchhaltung zu mehr Effizienz verhelfen und den Cashflow Ihres ganzen Unternehmens optimieren. Geht man zum Thema E-Rechnung und deren Verarbeitung ins Detail, so offenbart sich schnell, wo die Chancen der elektronischen Rechnungsstellung liegen. Denn gerade in der Buchhaltung sparen Unternehmen durch den Verzicht auf papierbasierte Arbeit nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Ein digitales DMS wandelt umständliche Verfahren in einfache Workflows um, verlorene Zeit in gut investierte Arbeit und Kosten in verfügbares Kapital.

Dennoch – einfach so darauf los zu digitalisieren, ist selten die beste Idee. Denn eine Umstellung von papierbasierter auf digitale Arbeit ist nur dann erfolgreich, wenn jeder Schritt detailliert geplant ist. Dazu gehören neben der umfassenden Analyse des Ist-Zustandes Ihrer Buchhaltung auch eine genau Erhebung über den Optimierungsbedarf Ihrer Rechnungsverarbeitung sowie die Einbindung und Schulung Ihrer Mitarbeiter. Nur wenn alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten am gleichen Strang ziehen, kann die Umstellung von Papier- auf E-Rechnung langfristigen und nachhaltigen Erfolg garantieren.