Dokumentversionen im Unternehmen effektiv managen

Vertragsvorlagen, Preislisten, Arbeitsanweisungen – viele Businessdokumente müssen regelmäßig erneuert werden. Mit DocuWare behalten Sie den Überblick: Jede Änderung wird genau protokolliert, aktuell ist aber nur ein einziges Dokument.

Sie versuchen, die verschiedenen Fassungen von einem Vertrag auseinanderzuhalten und ordnungsgemäß zu archivieren? Und verzweifeln an zahlreichen Dokumenten mit Änderungsvorschlägen unklarer Herkunft? Dann sprechen Sie uns auf das automatische Versionsmanagement von DocuWare an.

Dokument + Änderung = Version

Das traditionelle Windows-Dateisystem überschreibt bei Änderungen das alte Dokument. Wenn die Änderungen in eigenen Dokumenten mit neuem Kürzel gespeichert werden, sammelt sich ein ganzer Haufen von Dateien, durch die spätestens nach einem Monat niemand mehr durchblickt.

Mit DocuWare gibt es diese Probleme nicht: Ist der Vertrag, die Preisliste oder ein anderes Dokument im Archiv abgelegt, können alle Bearbeitungsschritte zusammen mit dem Dokument gespeichert und als neue Version und einer eindeutigen Nummer abgelegt werden. Jede Änderung lässt sich in der Versionshistorie auf Jahre hinweg nachvollziehen. Auch ältere Dokumentversionen stehen zur Verfügung.

Checkout und Checkin vollautomatisch

Die Basis dafür bildet das automatische Versionsmanagement von DocuWare: Sobald ein Mitarbeiter ein archiviertes Dokument zum Bearbeiten im Originalprogramm (z.B. Word) öffnet, wird es im Archiv gesperrt (Checkout). Andere Mitarbeiter können das Dokument nur lesen, bis es wieder gespeichert und damit freigegeben wird. (Checkin). Beim Speichern erhält ein Dokument automatisch eine neue Versionsnummer.

5 Gründe für Versionsmanagement

Dateichaos adé: Es gibt nur EIN aktuelles Dokument. Wenn Sie nach dem Dokument suchen, wird zunächst nur die neuste Version angezeigt.
Alle Bearbeitungsschritte werden zusammen mit dem Dokument gespeichert, ohne dass es neu abgelegt werden muss.
Jede Änderung ist von jedem berechtigten Mitarbeiter einsehbar. Klicken Sie mit rechts auf das Kontextmenü des Dokuments in der Ergebnisliste und wählen Dokument-Historie.
Der aktuelle Stand eines Dokuments ist jederzeit ersichtlich.
Die Revisionssicherheit ist gewährleistet, da alle Änderungen nachvollziehbar sind.

Hinweise für den Administrator

Das automatische Versionsmanagement wird in der jeweiligen Archivkonfiguration aktiviert. Dazu reicht ein einziger Klick. Es steht sowohl in DocuWare Cloud als auch in lokal installierten DocuWare Versionen zur Verfügung.

Damit Stringenz innerhalb vom Archiv gewährleistet bleibt, kann es zu einem späteren Zeitpunkt nicht wieder deaktiviert werden. Nutzen Sie die Funktion also nicht zu Testzwecken in einem produktiv genutzten Archiv. Mehr zum Versionsmanagement im Knowledge Center von DocuWare.

Quelle: DocuWare Europe GmbH

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