Dokumentenmanagement in der Cloud – das sind die Vorteile!

All das erfolgt vor dem Hintergrund, dass Dokumentenverwaltungs­software weiterhin eine Schlüsselrolle bei der digitalen Transformation spielen wird, wenn auch in neuer Ausprägung: SaaS*-basiert und skalierbar aus der Cloud, flexibel aus verschiedenen Modulen und Bausteinen unternehmensspezifisch vorkonfiguriert und mit auf die einzelnen User personalisierten Workflows und Bedienoberflächen.

Dass DMS-Systeme auch weiterhin eine Schlüsselrolle bei der digitalen Transformation spielen werden, liegt angesichts der vielen DMS-Vorteile bei der digitalen Transformation der Unternehmen und der Arbeitsplätze auf der Hand. Das macht die Digitalisierung von wichtigen Prozessen wie dem sehr schnell sehr deutlich; auch die Digitalisierung vorhandener Papierarchive leistet einen entscheidenden Beitrag dazu. Beispielsweise ist die Versionierung kein Problem mehr: Ein gutes DMS in Kombination mit einer Cloud macht die Bearbeitung von Dokumenten mit und ohne Veränderung des Originals sowie die automatische Verlinkung möglich; außerdem wird dokumentiert, wer wann was verändert hat.

Hinzu kommt: Fast jede Phase der digitalen Transformation ist in irgendeiner Weise mit DMS-Software verbunden. Zum Beispiel ermöglicht intelligente Automatisierung jetzt die Organisation von Daten und Arbeitsabläufen in einer Weise, die sich Menschen vor 20 Jahren nie hätten vorstellen können. Die Entwicklungen im Bereich der künstlichen Intelligenz werden künftig die menschliche Interaktion mit Informationen unwiderruflich verändern, wie erste Beispiele bereits zeigen. In der Cloud entstehen zudem regelrechte digitale Ökosysteme auf Basis offener Standards und APIs, um möglichst viele Daten und Informationen so zu nutzen, wie es den größten Nutzen bringt.

*Software as a Service (SaaS)

Eines ist auch klar: DMS-Systeme werden mit viel mehr Formen von unstrukturierten Inhalten umgehen müssen. Facebook prognostiziert, dass in Zukunft Videos die Hauptform des Informationsaustauschs sein werden. Unternehmen werden diesem Trend folgen, da ihre Belegschaft aus den Menschen besteht, die das in ihrem Privatleben praktizieren.

Dazu kommt die zunehmende Erwartung der Nutzer, dass Unternehmen ihre Daten möglichst gut schützen. Auch für den IT-Chef kommt eine neue Herausforderung hinzu: den Wert von Daten nachzuweisen. Manche Daten sind nicht oder nur schwer finden – und wenn sie gefunden sind, fehlen praktikable Methoden, ihren Wert zu bestimmen oder sie als wertlos zu klassifizieren.

Zu berücksichtigen ist bei alledem auch das Wachstum temporär wertvoller Informationen. Snapchat ist das ultimative Nutzerbeispiel, aber es gibt auch schon Szenarien innerhalb von Organisationen, in denen Informationen über Plattformen wie Kafka für den einmaligen Gebrauch bereitgestellt werden. All das führt zu mehr Informationen, die durchsucht werden müssen – und zu immer mehr, kaum noch taxierbaren Informationen.

Die Zukunft der DMS Clouds liegt in der sogenannten „Appification“, denn wir Menschen sind bereit, Apps zu installieren, sie anzupassen und zu nutzen, wenn sie einfach zu bedienen und nützlich sind. In den meisten Fällen ist es uns – anders als dem IT-Chef – ziemlich gleichgültig, wo genau unsere Daten gespeichert sind und wie sie verwaltet werden. Aber wir neigen dazu, uns sehr intensiv darum zu kümmern, wie wir die Apps für unsere Zwecke und unsere Bediengewohnheiten anpassen können.

Die Tools stellen Informationen überall und jederzeit in einer kollaborations- und benutzerzentrierten Weise bereit. Die fortschreitende Verwischung der Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben erfordert auch, dass Informationen immer auf einem Gerät verfügbar sind, das die Menschen zu Hause nutzen. Eine moderne DMS Cloud erleichtert dabei den Zugriff auf digitale Dokumente enorm, ohne dass der IT-Chef befürchten muss, dass Datenschutz und Datensicherheit beeinträchtigt werden.

Denn das Thema „Informationssicherheit“ war noch nie so wichtig wie heute, hat es doch für die meisten Menschen oberste Priorität – und es ist mehr denn je ein Treiber für das Business und der zentrale Aspekt bei der Gestaltung von IT-Infrastrukturen. Themen wie Ransomware und andere Hackerangriffe machen das ebenso deutlich wie die Diskussionen um den Umgang mit persönlichen Daten von Facebook & Co.