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Digitale Zusammenarbeit: Grundlagen, Vorteile, Chancen

Allgegenwärtige Trends wie Cloud Computing, soziale Netzwerke, digitale Zusammenarbeit oder mobiles Arbeiten helfen generell bei der digitalen Transformation der Unternehmen. Doch sie verändern auch Bedürfnisse und bringen neue Herausforderungen mit sich. Deshalb ist Wandlungsfähigkeit der Mitarbeiter, der Prozesse und vor allem auch der IT entscheidend für die Gestaltung einer effizienten und agilen Zusammenarbeit im Unternehmen der Zukunft – dem „Enterprise 4.0“.

In diesem Beitrag erfahren Sie wie digitale Zusammenarbeit in Unternehmen gelingen kann und welche Chancen und Vorteile sich dadurch ergeben.

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Nur mit der richtigen Atmosphäre gedeiht digitale Zusammenarbeit

Analystin Christie Struckman stellt in einem Gartner-Bericht fest: „Kollaboratives Arbeiten erfordert die Bereitschaft von Einzelpersonen und Gruppen, die Arbeit auf andere Art und Weise zu erledigen, Entscheidungen anders zu treffen und spezialisierte und einseitig genutzte Ressourcen aufzugeben.“ 

Die Analystin weist darauf hin, dass dazu eine Atmosphäre oder Unternehmenskultur erforderlich ist, in der die Zusammenarbeit gedeiht, was wiederum eine Änderung sowohl der Denkweise als auch der Nutzung von Technologie erfordert. Es geht darum, die Mitarbeiter aufzufordern, über die in ihren Stellenbeschreibungen definierten Aufgaben hinaus mitzudenken und zu überlegen, wie sie Mehrwerte für das Unternehmen als Ganzes schaffen können. Das bildet die Grundlage für erfolgreiche digitale Zusammenarbeit.

Digitale Zusammenarbeit mit Collaboration-Tools

Moderne Collaboration-Tools fördern die Zusammenarbeit – sowohl „Peer-to-Peer“, d.h. auf einer Unternehmensebene, als auch über Abteilungen, Hierarchien und Standorte hinweg. Die Systeme sind meistens relativ einfach gehalten, so dass einigermaßen versierte Mitarbeiter auch ohne Schulung damit umgehen können. Stichwort: „Form follows Function“. Die Systeme stehen letztlich auch für Agilität, denn sie gehen weg vom hierarchisch organisierten Informationsfluss – hin zu Transparenz bei Arbeits- bzw. Wissensständen.

Unternehmen, die Büro 4.0, Arbeit 4.0 und einen Digital Workplace vorantreiben wollen, können am Markt auf für sie passende Platt­formen zurückgreifen. Das sind vor allem Enterprise Content- oder Dokumentenmanagement-Systeme, die eine zuverlässige und sichere Infrastruktur für den „Modern Workplace“ und mobiles Arbeiten bilden und ganz nebenbei die Dokumentation und Archivierung aller Vorgänge übernehmen.

Technische Herausforderungen: Kein Hexenwerk

So kann moderne Dokumentenverwaltungssoftware dafür sorgen, dass der Start in die Digitalisierung wesentlich einfacher und schneller gelingt. Die technischen Herausforderungen sind kein Hexenwerk, sondern mit den am Markt vorhandenen Produkten beherrschbar. Egal ob On-Premises oder in der Cloud – auch die Anbindung an bereits vorhandene ERP-, FiBu- oder HR-Systeme ist über Webservices, APIs und Adapter unkompliziert möglich.

Wichtige Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit sind auch Add-ons zu diesen ECM- und DMS-Plattformen, wie etwa für den Rechnungseingang oder die Personalakte. Ergänzend hinzu kommen Lösungen wie klassisches Intranet, Social Intranet, Portale und/oder eventuell eine Prozess-Plattform zur Implementierung der Workflows, falls die nicht ohnehin schon in der eingesetzten DMS-/ECM-Lösung enthalten ist.

Digitaler Arbeitsplatz

Dezentrale Teams arbeiten mit den richtigen Tools problemlos zusammen

Die digitale Zusammenarbeit gelingt mit entsprechenden Tools auch Teams, deren Mitglieder an unterschiedlichen Standorten aktiv sind und manche Aufgaben auch aus dem Homeoffice oder unterwegs erledigen. Weiterhin erleichtern die Collaboration-Tools das informelle Lernen, das Auffinden von Informationen und die Identifikation von Experten im eigenen Unternehmen.

Die Reduktion der Belastung durch die Bearbeitung von Mails gehört natürlich auch zu den Erwartungen. Ein großer Vorteil ist das schnelle Finden der richtigen Informationen und Dokumente mit Hilfe einer Suchfunktion für die tagtägliche Recherche.

Fazit: Digitale Zusammenarbeit als Zukunftsprojekt

Wirklich kommunikativer und kollaborativer werden Unternehmen letztlich aber nur dann, wenn die Einführung der Tools zur digitalen Zusammenarbeit sorgfältig vorbereitet und gut begleitet wird. Die Einführung ist immer auch ein Veränderungs­prozess. Sie erfordert (und fördert) eine andere, direktere Zusammenarbeit.

Abhängig von der Unternehmenskultur fällt die Umstellung in einigen Firmen leicht, bei anderen dauert es länger. Entscheidende Erfolgskriterien sind wie fast immer bei ehrgeizigen IT-Projekten die Unterstützung durch die Unternehmens­führung und die Integration mit den anderen IT-Systemen. Auch ein Coach – ob intern oder extern – macht sich sehr schnell bezahlt, wenn er hilft, „Use Cases“ zu identifizieren und umzusetzen.

Folglich ist der Umstieg von analoger auf digitale Zusammenarbeit einfacher gesagt als getan. Klar ist aber: Kollaborative Teams sind meistens produktiver, insbesondere wenn sich die Fähigkeiten der Team-Mitglieder ergänzen.

Quelle: DocuWare Europe GmbH