Die AWO Gießen betreibt sieben Kindertagesstätten und in der Seniorenbetreuung reicht das Angebot vom Seniorenheim über das Seniorenwohnen mit verschiedenen Services bis zu mobilen Diensten inklusive Essen und Hilfe im Haushalt. Das erfordert eine enorme Menge an Dokumenten, in denen festgehalten ist, wie die Dienstleistungen zu erbringen sind und erbracht werden. Es geht um Checklisten, Stellenbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Formblätter. 1.400 solcher Dokumente sind im Umlauf, müssen permanent verfügbar und aktuell gehalten werden. Entlastung war also dringend nötig.
Das 2020 eingeführte DMS ist seitdem ein Grundpfeiler ihrer Digitalisierungsstrategie. Begonnen wurde mit dem komplexesten Projekt, der digitalen Transformation von über tausend Dokumenten, mit denen die täglichen Dienstleistungsprozesse beschrieben und dokumentiert werden.
Riesiger Pflegeaufwand für QM-Dokumente
Die Vorgabe aus der Buchhaltung, eine GoBD-konforme Archivierung sicherzustellen, war der Auslöser für die Suche nach einem Dokumentenmanagement-System, aber vordringlich war bei der Projektrealisierung zunächst der Bedarf des Qualitätsmanagements. Denn der Aufwand, der betrieben wurde, um die erwähnte Dokumentenmenge manuell zu managen, war riesig und nahm weiter zu, berichtet die Leiterin der fünf Personen umfassenden IT-Abteilung, Christina Bräutigam.
Die Erstellung, Prüfung, Bereitstellung und Aktualisierung der Dokumente sind komplexe Aufgaben. Bei jeder Neuerstellung oder Überarbeitung sind verschiedene Personen involviert und mehrere Korrekturschleifen zu durchlaufen, bis das gültige, gestempelte Dokument vorliegt.
Für die Kontrolle der QM-Prozesse mussten umfangreiche Listen über alle Dokumente mit aktueller Version und Freigabedaten geführt werden. Erstes Projekt bei der DMS-Einführung war daher die „Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement“.
Die Verteilung im alten Stil, um alle mit den aktuellen Versionen zu versorgen, war umständlich.
Anforderungsworkshop klärt Machbarkeit
Im Auswahlprozess entschied man sich für DocuWare. In einem „Anforderungsworkshop“ mit dem Systemhaus ikt Gromnitza wurde im August 2020 geklärt, dass mit DocuWare nicht nur ein digitaler Rechnungs-Workflow, sondern insbesondere auch die komplexen Prozesse im Bereich Qualitätsmanagement abgebildet werden können.
Geschäftsführer Jens Dapper hebt hervor: „Als Unternehmen mit dezentralen Standorten ist die Digitalisierung des Dokumenten-Managements im QM ein zentraler Faktor für unsere Zukunftsfähigkeit.“
Jens Dapper ist sehr zufrieden darüber, dass sich DocuWare an die Anforderungen anpassen lässt und zahlreiche weitere Anwendungsfälle bietet.
Für den Geschäftsführer ist die Digitalisierung in der Unternehmensstrategie fest verankert: „Wir wollen dadurch die Effizienz und Wertschöpfung erhöhen. Dokumenten-Management spielt dabei an vielen Stellen eine zentrale Rolle. Im Qualitätsmanagement hat das DMS die Prozesse sicherer und effizienter gemacht.“