Digitale Bauakte optimiert das Projektmanagement

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Bostab, die Bodenstabilisierungs GmbH, mit Sitz in Insingen nahe Rothenburg ob der Tauber, ist ein hochspezialisiertes Bauunternehmen. Mit insgesamt sechs Beschäftigten und einem modernen Maschinenpark ist der Betrieb überwiegend in Projekte involviert, in denen es darum geht, Böden von Straßen, landwirtschaftlichen Wegen, anderen Verkehrsflächen und Dammwerken zu festigen, stabilisieren und hinsichtlich der Frostsicherheit zu verbessern.

Nicht nur bei den Maschinen setzt Bostab auf eine hochwertige Ausstattung, auch die IT-Umgebung zur Unterstützung des operativen Geschäfts wurde im Juni 2021 mit einem DMS auf einen hohen Standard gebracht. Das Ziel: Sämtliche Unternehmensprozesse möglichst papierlos zu gestalten.

Weitreichende Integrationsmöglichkeiten überzeugten

Bei der Auswahl der Dokumentenmanagement-Lösung folgten Betriebsleiter Gerhard Wanderer und Bauleiter Klaus Schmidt den Empfehlungen aus ihrem Kundenumfeld.

„Bei der DMS-Entscheidung spielte die Verknüpfung zu anderen Programmen eine wichtige Rolle. Hinzu kam eine überzeugende Vorführung durch den Realisierungspartner, die ein sicheres Gefühl von Lösungskompetenz hinterließ“, so Klaus Schmidt.

DocuWare überzeugte schlussendlich durch seine Integrationsmöglichkeiten sowie die Kompetenz des in Heilbronn ansässigen Beratungshauses IT.Works. Neben der Bausoftware BRZ wird bei Bostab die Sparkassensoftware SFirm für Electronic Banking genutzt. Als Plattform kam in Anbetracht der Hausphilosophie, die auf Unabhängigkeit als oberstes Prinzip setzt, nur On-Premises in Frage. Die Software ließ sich auf dem vorhandenen Server installieren, ohne dass Erweiterungen notwendig waren.

Auf bestem Wege in ein papierloses Büro

Das Digitalisierungsprojekt startete mit der GoBD-konformen Rechnungsarchivierung. Fast alle Eingangsrechnungen gehen per E-Mail ein, der Rest wird eingescannt. Über die intelligente Indexierung erhalten automatisch bereits viele Rechnungen Indexdaten und werden weiter verschlagwortet – unter anderem mit der jeweiligen Projektnummer.

Im Januar folgte mit der digitalen Bauakte dann der zweite Schritt der digitalen Transformation. Über die Projektnummer werden Angebote, Bestellungen, Eingangsrechnungen, Auftragsbestätigungen oder geologische Gutachten zugeordnet. So können alle Unterlagen zum jeweiligen Projekt schnell eingesehen werden, ohne umständlich in Aktenordnern suchen zu müssen.

Gerhard Wanderer freut sich: „Die Angebotserstellung geht jetzt doppelt so schnell wie früher. Die digitale Bauakte stellt die Unterlagen zu einem Projekt transparent zur Verfügung. Da die Steuerkanzlei direkt auf die Eingangs- und Ausgangsrechnungen zugreifen kann, ist der Aufwand für die Buchhaltung deutlich reduziert.“ Ein weiteres Digitalisierungsprojekt steht bereits in den Startlöchern, um die Workflows noch weiterreichender zu beschleunigen. Dieses Mal geht es um die in der Baubranche üblichen Freistellungsbescheinigungen.

Langfristig angelegtes Digitalisierungsprojekt

Bostab setzt auf Hightech-Ausstattung der Spezialmaschinen und auf eine moderne IT-Umgebung zur Unterstützung des operativen Geschäfts, in der als ERP-System die Bausoftware BRZ für Anwendungsbereiche wie Angebots- und Auftragsbearbeitung und Rechnungserstellung eingesetzt wird. Doch tägliche administrative Arbeiten, wie beispielsweise die Bearbeitung der Eingangsrechnungen, die Angebotserstellung und die Verwaltung der zu einem Auftrag gehörenden Dokumente, erfolgten bis vor Kurzem papierbasiert.

Betriebsleiter Gerhard Wanderer und Bauleiter Klaus Schmidt folgten Empfehlungen aus dem Kundenumfeld, als es um die Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems ging. Drei Lösungen kamen in die engere Wahl. DocuWare überzeugte durch seine Integrationsmöglichkeiten und die Kompetenz des Beratungshauses. Neben der Bausoftware BRZ wird bei Bostab die Sparkassensoftware SFirm für Electronic Banking genutzt. Als Plattform kam entsprechend der Hausphilosophie, die auf Unabhängigkeit als oberstes Prinzip setzt, nur On-Premises in Frage. Die Software liess sich auf dem vorhandenen Server installieren, ohne dass Erweiterungen notwendig waren. Nur ein Scanner musste neu angeschafft werden.

Zur DMS-Einführung am 1. Juni 2021 wurde das erste Thema des Digitalisierungsprojekts von Bostab, die GoBD-konforme Rechnungsarchivierung, umgesetzt. Inzwischen gehen 90 Prozent der Eingangsrechnungen per E-Mail ein, der Rest wird eingescannt. Die automatisch ins DocuWare Postfach geleiteten Rechnungen erhalten über die intelligente Indexierung bereits viele Indexdaten und werden weiter verschlagwortet, unter anderem mit der jeweiligen Projektnummer.

Digitale Bauakte

Gemäss der von Bostab favorisierten Strategie eines schrittweisen Vorgehens auf dem Weg zum papierlosen Büro wurde zum 1. Januar 2022 die digitale Bauakte eingeführt, die alle zu einem Auftrag gehörenden Dokumente umfasst: Über die Projektnummer werden Angebote, Bestellungen, Eingangsrechnungen, Auftragsbestätigungen oder geologische Gutachten zugeordnet, so dass man zum jeweiligen Projekt alle Unterlagen schnell einsehen kann, ohne umständlich in Aktenordnern suchen zu müssen. In das Archiv wurden alle Unterlagen rückwirkend ab dem 1. Januar 2021 eingelesen. «So haben wir einen sauberen Schnitt: Alle Vorgänge zu Projekten ab 2021 sind somit recherchierbar», sagt Klaus Schmidt. Betriebsleiter Gerhard Wanderer ist sehr zufrieden mit der Vorgehensweise: «Natürlich haben wir nicht gleich 100 Prozent der Software genutzt. Wir gehen Kapitel für Kapitel auf dem Weg zum papierlosen Büro. Andernfalls, wenn man ein Kapitel nicht ganz abschliesst und schon das nächste beginnt, wird man Fehler machen, sodass Unzufriedenheit entstehen könnte. Davon ist bei uns keine Spur.»

Was den Betriebsleiter besonders freut: «Die Angebotserstellung geht jetzt doppelt so schnell wie früher. Die digitale Bauakte stellt die Unterlagen zu einem Projekt transparent zur Verfügung. Da die Steuerkanzlei direkt auf die Eingangs- und Ausgangsrechnungen zugreifen kann, ist der Aufwand für die Buchhaltung deutlich reduziert.»

Aktuell wird ein weiterer Bereich digitalisiert: Die in der Baubranche üblichen Freistellungsbescheinigungen (zur Befreiung von der Mehrwertsteuer) für Unterauftragnehmer, die in einem Projekt für Bostab tätig sind, werden jetzt digital verwaltet und sind damit jederzeit schnell verfügbar. «Letztlich wollen wir alles, was sich bisher in Aktenordnern befindet, digitalisieren», so das Credo des Betriebsleiters Gerhard Wanderer.

Lesen Sie den vollständigen Artikel „Baufirma befreit sich von Papier“ im Magazin ERFOLG 9/10 2022 des KMU Verbandes.

Quelle: DocuWare Europe GmbH
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