Die digitale Personalakte – für zufriedenere Mitarbeiter

Die Mitarbeiter sind das Herzstück eines Unternehmens und die Grundlage für geschäftlichen Erfolg. Ohne motivierte Mitarbeiter kann ein Unternehmen auf Dauer nicht erfolgreich sein. Mitarbeiter betreuen Kunden, führen Projekte durch und erledigen täglich Aufgaben, die für das Unternehmen essentiell sind. Im Rahmen der Studie „HR-Strategie & -Organisation“ haben Kienbaum und die DGFP 380 Personalverantwortliche in Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt. Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass Unternehmen mit einer überdurchschnittlich guten Personalarbeit auch besonders leistungsstark sind. Die Verwaltung aller notwendiger Mitarbeiterunterlagen sollte dabei möglichst effizient gehandhabt werden – und das erreichen Unternehmen am besten über die digitale Personalakte. In diesem Beitrag zeigen wir auf, welche Vorteile es mit sich bringt, Personalakten zu digitalisieren.

Personalabteilungen, in vielen Unternehmen mittlerweile auch als Human Resources (HR) bezeichnet, spielen eine wichtige Rolle wenn es darum geht, Verwaltungsaufgaben für die Mitarbeiter im Unternehmen durchzuführen und Dienstleistungen für sie zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören neben dem Erstellen und Zustellen der Gehaltsabrechnungen beispielsweise auch Urlaubsanträge, Bewerbungen oder das Erstellen von Zeugnissen. Um die Daten von Mitarbeitern und die Dokumente, die Mitarbeiter betreffen, effektiv und sicher zu verwalten, ist der Einsatz digitaler Personalakten ein wichtiger Meilenstein:

Digitale Personalakten werden durch Software ermöglicht, die Dokumente digitalisiert und bereitstellt.
Generell funktionieren für die Mitarbeiter in der Personalabteilung digitale Personalakten genauso wie Papier-Personalakten, allerdings eben ohne Papier. Dadurch ergeben sich viele Vorteile, die wir nachfolgend aufzeigen wollen.

Durch die schnelle Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems mit digitaler Personalakte profitieren Unternehmen und Mitarbeiter sehr schnell von den Vorteilen. Handelt es sich bei der Lösung um ein cloudbasiertes System, ist dieses noch schneller einsatzbereit und flexibel in der Skalierbarkeit. Nach der Studie „HR Report 2019“ von Hays werden mit der Digitalisierung übrigens überwiegend die Chancen für neue Jobs verbunden als die Vernichtung von Arbeitsplätzen. Unternehmen profitieren also davon, wenn sie bestehende HR-Prozesse digitalisieren.

Was ist eine digitale Personalakte?

Im Rahmen der Digitalisierung von Personalakten werden die Personaldokumente der Mitarbeiter in ein Dokumentenmanagement-System integriert. Dabei werden Dokumente gescannt sowie aus anderen Softwareanwendungen übernommen und anschließend in die digitale Personalakte eingebunden.

Digitale Personalakten sind ein wichtiger Teil der digitalen Transformation von Unternehmen. Dabei werden immer mehr Arbeitsabläufe digitalisiert und damit effizient automatisiert. Im Rahmen der digitalen Verwaltung von Dokumenten mit einem Dokumentenmanagement-System spielen auch die digitale Personalakte sowie die damit verbundenen automatisierten Workflows eine wichtige Rolle:

Digitale Personalakten sollen Workflows in der Personalabteilung optimieren und sicherer gestalten.
Dabei enthält eine digitale Personalakte alle Informationen, die bisher in herkömmlichen Personalakten gespeichert worden sind.
Durch die schnellere Abwicklung von Aufgaben durch digitale Workflows werden die Mitarbeiter entlastet und können sich anderen Aufgaben zuwenden.
Die analoge Arbeit mit Papier wird durch die digitale Personalakte komplett ersetzt. Schnellere Arbeitsabläufe, weniger Kosten und zufriedene Mitarbeiter sind das Ziel.
In digitalen Personalakten können berechtigte Mitarbeiter mit Schlagworten, Indexsuche und durch die Texterkennung Informationen in einer Suchmaske auffinden und digital weiterverarbeiten.
Zugriff haben nur die Mitarbeiter im Unternehmen, die hierfür über die Rollen & Rechte-Verteilung legitimiert sind.
Im Gegensatz zu Papierdokumenten können Mitarbeiter beim Einsatz von digitalen Personalakten selbst auf ihre eigenen Akten, oder zumindest Teile daraus, zugreifen. Diese optionalen Möglichkeiten können den Nutzen digitaler Personalakten weiter verbessern und die Mitarbeiter der Personalabteilung entlasten.

Was sind die Vorteile einer elektronischen Personalakte?

Der Einsatz von Personalakten hat für Unternehmen große Vorteile. Die Sicherheit der Daten wird gewährleistet, der Datenschutz verbessert und gleichzeitig werden Workflows im Unternehmen beschleunigt. Die wichtigsten Vorteile beim Einsatz der digitalen Personalakte haben wir hier für Sie aufgelistet:

Einer der größten Vorteile digitaler Personalakten ist der dezentrale Zugriff. Im Gegensatz zu Papierdokumenten können alle berechtigten Mitarbeiter von überall und zu jeder Zeit auf die Personaldokumente zugreifen. Auch im Home-Office stehen die Daten sicher und zuverlässig zur Verfügung.
Der Zugriff auf digitale Personalakten kann auch mit mobilen Geräten erfolgen – was den Nutzen der digitalen Personalakte weiter erhöht. Informationen sind genau dann verfügbar, wenn ein Mitarbeiter diese benötigt, unabhängig vom verwendeten Endgerät. Mitarbeiter können so deutlich flexibler arbeiten, auch auf Dienstreisen.
Auch die Mitarbeiter selbst können bei entsprechender Berechtigung ihre Dokumente lesen und abrufen, zum Beispiel Gehaltsabrechnungen. Das entlastet die Personalabteilung, da diese Anfragen von Mitarbeitern selbst gelöst werden können und hierfür keine Mitarbeiter der Personalabteilung mehr notwendig sind.
Durch den Einsatz von elektronischen Personalakten sparen Unternehmen Zeit und Kosten, da die automatisierten Abläufe schneller und mit weitaus weniger Aufwand abgewickelt werden können als manuelle Workflows.
Gleichzeitig erhöht sich auch die Sicherheit, denn die Dokumente können in kürzester Zeit automatisiert digitalisiert und dann im Dokumentenmanagement-System sicher archiviert werden. Das verbessert den Datenschutz von Personalakten erheblich.
Ein weiterer offensichtlicher Vorteil ist der Platzgewinn. Digitale Personalakten benötigen weder Aktenschränke noch sichere Lager. In Personalabteilungen sind keine meterlangen Schrankwände voller Personalakten mehr erforderlich.
Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, lassen sich einfach und schnell löschen.
Sind noch Papierdokumente notwendig, lassen sich diese unproblematisch auslagern. Da die Mitarbeiter der Personalabteilung keinen Zugriff auf die Papierdokumente benötigen, müssen diese nicht in der Nähe der Personalabteilung aufbewahrt werden.
Digitale Dokumente sind leichter durchsuchbar. Über einen Index können Mitarbeiter Informationen sehr viel schneller finden als mit herkömmlichen Dokumenten.
Durch digitale Personalakten sparen Unternehmen Kosten für Papier sowie teure Druckkosten – mit auf der Hand liegenden Vorteilen auch für die Umwelt. Darüber hinaus sparen Mitarbeiter einiges an Arbeitszeit ein. Zusätzlich reduziert sich der Arbeitsaufwand zur Verwaltung von Personalakten.
Für Mitarbeiter ergeben sich Vorteile durch pünktlich erstattete Reisekosten oder schnelle Urlaubsgenehmigungen. Auch die Sachbearbeiter in der Personalabteilung sowie Vorgesetzte profitieren von den einfacheren und zeitsparenden Abläufen.

Für modernes, Service-orientiertes HR-Management sind digitale Personalakten eine wichtige Voraussetzung. Mit ihnen lassen sich zum Beispiel Bewerbungen wesentlich schneller abwickeln und Zusagen schneller versenden. Geschwindigkeit ist heute ein maßgeblicher Faktor beim Wettbewerb um Fachkräfte. Bewerber sehen an Hand von digitalen Bewerbungen, dass das Unternehmen, bei dem sie sich bewerben, auf einem technisch modernen Stand ist. Das ist ein weiterer Vorteil der digitalen Personalakte, der sich bereits zeigt, bevor ein Mitarbeiter überhaupt eingestellt ist.

Wie unterstützt Reese Sie beim Digitalisieren von Personalakten?

Ein Unternehmen steht und fällt mit seinen Mitarbeitern. Natürlich braucht es auch fähige Manager, die den effektiven Einsatz der Arbeitskräfte steuern und koordinieren, doch ohne engagierte Menschen, die hinter dem Management und seinen Strategien stehen, kann ein Unternehmen nicht funktionieren.

Allerdings wird es in Zeiten des Fachkräftemangels zunehmend schwieriger, kompetente Mitarbeiter zu finden und im Unternehmen zu halten. Mitarbeiter, die sich um Kunden und deren Anliegen kümmern, Projekte vorantreiben und Routineaufgaben erledigen – auch in der Personalabteilung.

Um hier die Arbeit zu beschleunigen und Eingabefehler zu vermeiden, gilt es die Chancen der Digitalisierung der HR zu nutzen. Mittel zum Zweck sind elektronische Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare, die auch digitale Personalakten abbilden. Über den grundsätzlichen Aufbau dieser Personalakten kann jedes Unternehmen ebenso selbst frei entscheiden wie darüber, welche Angaben zu den Mitarbeitern darin gespeichert werden.

Grundsätzlich sollten alle Daten gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind, also vor allem allgemeine Informationen zur Person, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis. Arbeitszeugnisse und Fort- und Weiterbildungsbescheinigungen, Lohn- oder Gehaltsbescheinigungen, Sozialversicherungsausweis und Lohnsteuerunterlagen, Krankheitsbescheinigungen und Arbeitsunfallberichte, Kündigungsschreiben, Austrittszeugnis oder Kopien amtlicher Urkunden, etwa Führerschein oder Schwerbehindertenausweis.

Allerdings dürfen dort aus Datenschutzgründen nicht alle Unterlagen festgehalten werden, vor allem keine Informationen, die die Privatsphäre betreffen und für die berufliche Tätigkeit nicht relevant sind. Dazu gehören unter anderem: Ärztliche Unterlagen, die der Schweigepflicht unterliegen, eine Auflistung privater Vorlieben oder der Social-Media-Profile des Arbeitnehmers. Damit die Einführung der digitalen Personalakte zügig und ohne Komplikationen funktioniert, haben sich bei DocuWare in der Praxis vier Vorgehensweisen bewährt:

Praxistipp Nr. 1: Beginnen Sie mit der Werbung um Akzeptanz für die Digitalisierung!

Soll die digitale Personalakte schnell eingeführt werden, müssen alle Mitarbeiter an der der digitalen Transformation mitarbeiten. Deshalb müssen in der Personalabteilung etwaige Vorbehalte und Widerstände im Vorfeld ausgeräumt werden.

Praxistipp Nr. 2: Definieren Sie die passende Digitalisierungsstrategie!

Vor der Einführung der digitalen Personalakte steht die Grundsatzentscheidung für eine Cloud- oder On-Premises-Installation. Während Inhouse-Lösungen eine eigene IT-Struktur als Basis benötigen, kann bei Cloud-Lösungen gänzlich darauf verzichtet werden.

Praxistipp Nr. 3: Die Prozesse beschleunigen!

Die digitale Personalakte vereinfacht und beschleunigt Arbeitsabläufe und verbessert mittels zuverlässiger Workflows die Vernetzung aller Teams. Im Grunde funktioniert sie dabei wie eine klassische Personalakte aus Papier – nur ohne Papier. Doch das digitale Dokumentenmanagement-System und die zentrale Verwaltung erlaubt auch einen dezentralen Zugriff, und zwar ohne zeitraubende Suche im Aktenschrank.

Praxistipp Nr. 4: Datenschutz großgeschrieben!

Spätestens seit Inkrafttreten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 ist Datenschutz ein allgegenwärtiges Thema. Die digitale Personalakte hilft hier auf der sicheren Seite zu sein, vorausgesetzt das DMS entspricht wie DocuWare den gesetzlichen Datenschutzanforderungen und übermittelt die Dokumente nur sicher verschlüsselt.

Fazit

Digitale Personalakten spielen für immer mehr Unternehmen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter zu gewinnen oder die vorhandenen zu motivieren. Bewerbungen werden schneller abgewickelt, ebenso die laufenden Vorgänge und Workflows bei der Personalverwaltung. Zusätzlich sparen digitale Personalakten Kosten und Arbeitszeit. Mitarbeiter werden entlastet, Informationen nur den Benutzern zur Verfügung gestellt, die dafür berechtigt sind. Es lohnt sich für Unternehmen aller Größenordnungen, die Möglichkeiten digitaler Personalakten zu prüfen und für sich nutzbar zu machen. Durch das Buchen einer Cloud-Lösung lässt sich die digitale Personalakte darüber hinaus schneller, sicherer und unkomplizierter einführen als bei selbst betriebenen Rechenzentren.

Quelle: DocuWare Europe GmbH

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