Gut Ding will Weile haben, weiß der Volksmund. Das gilt auch und ganz besonders für die gelungene Einführung von digitalen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in Kleinunternehmen, also Digitalisierung aller Papierdokumente und Speicherung der Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv. Das ist ein gutes Projekt, weil die automatisierte Dokumentenverwaltung jedem Kleinunternehmen sehr viele Vorteile beschert. Angefangen bei der spürbaren Erleichterung alltäglicher Arbeitsabläufe. Allerdings muss man sich dafür auch die nötige Zeit für die Vorbereitung und Einführung des DMS nehmen, speziell auch für die Auswahl des passenden Produkts. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das passende DMS für Ihr Kleinunternehmen finden.
Das bringt ein DMS Ihrem Kleinunternehmen
Der Einsatz eines DMS in Kleinunternehmen bedeutet wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung Ihrer digitalen Dokumente. Denn die Arbeit läuft normalerweise dann am besten, wenn dank DMS die Erfassung, die Archivierung und die Verwaltung von Dokumenten automatisiert wird – also ebenso schnell, sicher und effizient erfolgt wie der Zugriff darauf.
Es automatisiert viele Arbeitsschritte in den Geschäftsprozessen, andere kann es mit Hilfe vordefinierter Workflows IT-gestützt in wenigen Schritten digital abwickeln. Dank der Suchfunktion sind alle Dokumente in wenigen Sekunden auffindbar, das aufwendige Durchsuchen von Ordnern entfällt. Experten schätzen, dass ein DMS bis zu 50 Prozent der Bürokosten und 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit bei der Verwaltung der Informationen sparen kann, da diese zuvor in Dokumentensilos wie Aktenschränken und E-Mail-Konten verborgen waren.
Gründliche Vorbereitung gefragt
Allerdings sollten sich gerade Kleinunternehmen die nötige Zeit für eine gründliche Vorbereitung des DMS-Projektes nehmen. Denn es gibt durchaus Stolperfallen und Hürden, die es aus dem Weg zu räumen gilt. Das beginnt schon damit, zunächst viele unbegründete Vorbehalte aus dem Weg zu räumen.
Oft gilt ein DMS zu Unrecht als kompliziert und kostspielig. Das führt dazu, dass viele Kleinunternehmen zu den Nachzüglern bei der Digitalisierung zählen, wie der Branchenverband Bitkom im „Digital Office Index 2020“ ermittelt hat. Betrachtet man die Unternehmensgröße, liegen hier die Großunternehmen (500 Mitarbeiter oder mehr) mit 67 Punkten deutlich vor den kleinen und mittleren Unternehmen mit 53 bzw. 59 Punkten.
DMS in der Cloud – auch für Kleinunternehmen eine interessante Möglichkeit
Außerdem sollte darüber Klarheit herrschen, ob eine klassisch Server-basierte Software oder aber eine moderne Cloud-Lösung gesucht wird. Letztere weist deutlich mehr Flexibilität durch örtliche Unabhängigkeit und einfache Skalierbarkeit auf. Fällt die Wahl auf ein Cloud-basiertes System ist zu beachten, dass der Europäische Gerichtshof am 16. Juli 2020 das sogenannte „Privacy-Shield“-Abkommen gekippt hat, das den Datentransfer zwischen der EU und den USA erlaubt.
Das wirkt sich auch auf Cloud-Dienstleister aus. Bevor Sie sich für ein Cloud-basiertes DMS in Ihrem Kleinunternehmen entscheiden, sind daher unbedingt die Datenschutzrichtlinien des Anbieters zu prüfen. Denn einige Dienstleister berufen sich weiterhin auf dieses Abkommen. Solange dies der Fall ist, machen Sie sich bei der Nutzung dieser Cloud-Dienste möglicherweise strafbar.
Egal, ob Server- oder Cloud-basiert: Um ein passgenaues DMS für Ihr Kleinunternehmen zu finden, müssen Sie sich über Ihre An- und Herausforderungen im Klaren sein. Weil niemand das Unternehmen besser kennt als die eigenen Mitarbeiter, sollten Externe die Aufgabe der DMS-Auswahl niemals allein übernehmen. Da Bedienbarkeit, Skalierbarkeit und Kosten-Nutzen-Relation bei Kleinunternehmen immer zu den wichtigsten Auswahlkriterien gehören, sollte beim Dokumentenmanagement im Mittelstand eine Cloud-Lösung in der Regel besser passen als eine On-Premises-Installation.
Schon allein die Vielfalt der Fragen und der Umfang der einschlägigen Checklisten macht klar: Eile mit Weile ist das Gebot der Stunde, denn unnötige Hektik bei der DMS-Auswahl wird später bei Einführung und Betrieb unweigerlich zu Problemen führen. Gefragt ist also höchste Sorgfalt bei der Auswahl des am geeigneten Produkts. Diese Sorgfalt macht sich später bezahlt, weil unnötige Probleme vermieden werden. Dann lässt sich die DMS-Einführung problemlos in 90 Tagen meistern.