Content Services: Begriffsklärung, Nutzen und Einsatzzweck

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„Content Services“ ist ein noch junger Begriff, der bisher vor allem in den USA Fuß gefasst hat. Was steckt dahinter und wie unterscheiden sich Content Services vom bewährten Enterprise Content Management? Antworten finden Sie in diesem Beitrag!

Begriffsklärung: Was sind Content Services?

Einfach erklärt ist eine Content Services Platform (CSP) ein Tool, über das ein Unternehmen sämtliche Daten, Prozesse, APIs und Dienste bequem verwalten und bearbeiten kann.

Gartner definiert CSP wie folgt:

„Eine Content-Services-Plattform ist eine Reihe von Diensten und Mikroservices, die entweder als integrierte Produktsuite oder als separate Anwendungen konzipiert sind. Sie teilen sich gemeinsame APIs und Repositorien, um verschiedene Inhaltstypen zu nutzen und verschiedene Zielgruppen und zahlreiche Anwendungsfälle in einem Unternehmen zu unterstützen.“

Content Services sind …

  • skalierbar. In jedem Unternehmen steigen jährlich die Datenmengen. Eine CSP kann selbst größte Datenfluten unter einen Hut bringen und sinnvoll verwalten.
  • personalisierbar. Eine 08/15 oder one-fits-all-Lösung ist heute weder zeitgemäß noch effizient. Als offenes, vernetzbares System können alle Anwendungen mittels Content Services integriert werden, die das Unternehmen nutzt. Das macht eine CSP praxisgerechter für den Unternehmensalltag.
  • flexibel. CSP unterstützen alle Arten von Content, die im Unternehmen anfallen, und lassen sich zudem mit verschiedenen Komponenten erweitern, um bestimmte Aufgaben zu erfüllen. Das macht Unternehmen unabhängiger von bestimmten Technologien oder Hardware.
  • intelligent. Auch der strukturierteste menschliche Mitarbeitende schafft es über kurz oder lang nicht mehr, den Überblick über alle Datenmengen zu behalten. Eine KI übernimmt die Organisation und kümmert sich sowohl um Input-Management als auch um Output-Management.

Im Grund umfassen Content Services also alles, was Anwender und Anwenderinnen vom ECM-System kennen.

Der Unterschied zwischen Enterprise Content Management und Content Services

Um auch große Mengen an Dokumenten und Daten zu verwalten, ist der Griff zum ECM-System für viele Unternehmen selbstverständlich. Der große Vorteil des ECMS liegt darin, dass hier alle digitalen Daten an einem zentralen Ort hinterlegt sind. So haben Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die Informationen, die sie gerade benötigen. Schon 2017 stellte AIIM jedoch in einer Umfrage fest, dass 52 % der befragten Unternehmen drei oder mehr ECM-Systeme nutzen. Hier braucht es eine Schnittstelle, damit alle Systeme zusammenarbeiten können.

Hinzu kommen immer mehr Anwendungsfälle: Vertragsmanagement, Leadmanagement, elektronische Aktenführung – und nahezu jeder Aufgabenbereich im Unternehmen setzt auf ein anderes Tool und sammelt darin Daten.

Auftritt der Content Services Plattform als Erweiterung des ECM-Systems. Sie hilft, alle Systeme sinnvoll zu verknüpfen, damit Unternehmen auch bei steigender Zahl von Daten und Anwendungen weiterhin auf das bewährte ECM-System setzen können.

Im Folgenden erhalten Sie einen genaueren Überblick, wie Content Services das ECM ergänzen.

Inhaltsmanagement: Content Services machen Inhalte aller Repositories nutzbar

Ein ECM-System arbeitet als zentrales Verzeichnis. Seine Funktion besteht darin, Daten zu erstellen, sinnvoll zu speichern und zu verwalten. Liegen Daten in verschiedenen Repositories, müssen sie unabhängig voneinander verwaltet werden. Content Services, respektive ECMs wie DocuWare, fungieren hier als zentrale Anlaufstelle, über die jeder Nutzer mit jedem Endgerät auf die Daten der verknüpften Verzeichnisse zugreifen kann. Das macht Unterlagen, Informationen, Prozesse etc. unternehmensübergreifend, flexibel und schnell verfügbar.

Content Services optimieren Workflows und Prozesse im Unternehmen

Hand in Hand mit dem Inhaltsmanagement geht die Workflow-Optimierung, die ein modernes ECM-System bzw. eine Content Services Platform bringt. Die Verknüpfung von Daten aus externen Anwendungen schafft eine stärkere Transparenz.

Die Handhabung der Nutzerrechte bleibt bestehen

Genau wie im ECM können Administratoren auch in Content Services Plattformen gezielt Zugriffsrechte vergeben oder verweigern und das sowohl auf Nutzer- oder Gruppenebene als auch für bestimmte Daten. So gewährleisten beide Systeme Datensicherheit und Rückverfolgbarkeit von Änderungen.

Mit einer CSP können Unternehmen öffentliche, hybride und private Cloud-Speicher flexibel nutzen

Der Trend der Datenspeicherung geht steil in Richtung Cloud. Die offene Architektur von Content-Services-Plattformen ermöglicht es Unternehmen, den Übergang in die Cloud ganz flexibel zu gestalten, das bestehende ECM-System zu erweitern oder um neue Funktionen zu ergänzen.

Der große Vorteil der Content Services Platform ist auch die Personalisierbarkeit

Bei der Systemgestaltung lässt sich die Plattform vollständig an die Bedürfnisse von IT und Business anpassen und unterstützt so jeden Bereich im Unternehmen. Beim Input-Management kann genau definiert werden, wie geschäftsrelevante Daten erfasst und abgespeichert werden. Im Rahmen des Output-Managements lassen sich Beschränkungen umgehen, wie beispielsweise dass einige Output-Systeme nur auf bestimmte Kommunikationskanäle oder IT-Systeme zugeschnitten sind.

Die Handhabung der Nutzerrechte bleibt bestehen

Genau wie im ECM können Administratoren auch in Content Services Plattformen gezielt Zugriffsrechte vergeben oder verweigern und das sowohl auf Nutzer- oder Gruppenebene als auch für bestimmte Daten. So gewährleisten beide Systeme Datensicherheit und Rückverfolgbarkeit von Änderungen.

Das ECM ist tot – lang lebe die CSP?

Nein, so drastisch ist es nicht! Content Services dienen nicht dazu, das Enterprise Content Management abzulösen. Das ergibt sich schon allein daraus, dass ECMs und CSPs sich einfach zu sehr ähneln. Das Marktforschungsunternehmen Gartner, das den Begriff „Content Services“ in den USA durchgesetzt hat, ordnet das ECM DocuWare etwa im Gartner Magic Quadrant in die Content Services ein. Die Grenze verschwimmt also – was früher noch unter dem Namen „Enterprise Content Management System“ lief, kann heute mitunter schon als „Content Services“ bezeichnet werden.

Verstehen Sie Content Services deshalb vielmehr als zukunftsweisende Weiterentwicklung, mit der Ihr ECM aktuellen Anforderungen gerecht wird. Content Services erweitern das klassische ECM um neue Funktionen, die die digitalisierte Arbeit noch einfacher, noch effizienter und noch produktiver machen. An erster Stelle gelingt das durch den erweiterten Nutzungsbereich.

Denn eines ist klar: Der Trend, immer mehr Technologien in Workflows einzubeziehen, wird so bald nicht stoppen. Ebenso wenig die wachsende Menge an neuen Daten. Mit einem modernen ECMS gelingt es Unternehmen, sich für die Herausforderungen der Digitalisierung zu wappnen und sämtliche Daten, Archivierungen, Versionen, Prozesse und Verknüpfungen geordnet im Blick zu behalten.

Quelle: DocuWare Europe GmbH

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