Belegerkennung: Automatisierung und Effizienz in der Dokumentenverarbeitung

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Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten, hat in vielen Unternehmen eine hohe Priorität. Ein wichtiger Baustein ist dabei die Belegerkennung, eine Technologie, die die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten ermöglicht. In diesem Beitrag erfahren Sie, was genau darunter zu verstehen ist, welche konkreten Vorteile die automatisierte Belegerkennung bietet und welche Rolle Dokumentenmanagementsysteme dabei spielen.

Definition von Belegerkennung und ihre Bedeutung für Unternehmen

Die Belegerkennung bezieht sich auf das automatisierte Identifizieren, Extrahieren und Verarbeiten relevanter Informationen aus Dokumenten wie Rechnungen, Quittungen und Verträgen. Kurzum: Im Wesentlichen ersetzt die automatisierte Belegerkennung die händische Zuordnung und Dateneingabe durch Mitarbeitende, da die Texterkennung durch eine Software durchgeführt wird. Die automatisierte Belegerkennung bedeutet damit für Unternehmen eine erhebliche Arbeitserleichterung, da der manuelle Aufwand sowie die Fehleranfälligkeit reduziert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden.

Die Belegerkennung ist besonders interessant für die Bereiche Buchhaltung und Steuerberatung. Wenn Daten auf Rechnungsbelegen beispielsweise automatisiert erkannt werden, kann im Anschluss gleich ein Abgleich von Kunden- oder Lieferanteninformationen, die aus dem Beleg gewonnen wurden, mit den hinterlegten Stammdaten erfolgen. Aber auch andere Informationen wie Rechnungspositionen und Mehrwertsteuersätze lassen sich problemlos erkennen und validieren. Nachdem das Dokument ausgelesen wurde, können die Daten an das Buchhaltungs- oder ERP-System weitergegeben werden.

Vorteile der automatisierten Belegerkennung im Vergleich zu manuellen Prozessen

Die automatisierte Belegerkennung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber manuellen Prozessen. Dazu zählen:

Zeitersparnis:

Automatisierte Belegerkennung reduziert die Bearbeitungszeit enorm, da Dokumente schneller identifiziert, ausgelesen und verarbeitet werden können.

Kostenreduktion:

Kurzfristig kann die Implementierung einer Automation mit Kosten verbunden sein. Mittelfristig entfallen jedoch die Kosten für die manuelle Dateneingabe und –verarbeitung. Mitarbeitende arbeiten zudem produktiver und können sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren.

Geringe Fehlerquote:

Im Vergleich zu manuellen Prozessen sind automatisierte Systeme weit weniger anfällig für menschliche Fehler, was zu einer höheren Genauigkeit bei der Datenextraktion und Verarbeitung führt.

Hohe Datenqualität:

Die automatisierte Belegerkennung sorgt für präzisere und konsistente Daten in Echtzeit und ermöglicht so eine optimierte Analysefähigkeit und fundiertere Geschäftsentscheidungen.

Verbesserte Compliance:

Die automatisierte Belegerkennung unterstützt dabei, Compliance-Anforderungen besser zu erfüllen, indem sie sicherstellt, dass alle Dokumente ordnungsgemäß verarbeitet und GoBD-konform archiviert werden.

Schnellere Reaktionszeit:

Da Dokumente schneller verarbeitet werden, können Unternehmen schneller auf Anfragen reagieren und Geschäftsprozesse beschleunigen.

Skalierbarkeit:

Die durchschnittliche Anzahl der Belege steigt oder sinkt? Entsprechende Systeme sind problemlos skalierbar. Somit bleiben Unternehmen jederzeit flexibel.

Herausforderungen bei der Nutzung von Belegerkennungstechnologien

Obwohl die Vorteile der Belegerkennung offensichtlich sind, stehen Unternehmen bei der Implementierung oft vor Herausforderungen:

Dokumentenvielfalt und Qualität:

Die automatisierte Belegerkennung muss eine Vielzahl von Dokumententypen und -formaten verarbeiten können. Die Qualität der eingehenden Dokumente kann variieren, was die Erkennung und Extraktion von Informationen erschwert.

Datenschutz und Sicherheit:

Da sensible Unternehmensdaten verarbeitet werden, sind Datenschutz- und Sicherheitsaspekte von entscheidender Bedeutung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Datenschutzbestimmungen eingehalten und angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert werden, um Daten vor unbefugtem Zugriff oder Missbrauch zu schützen.

Anpassung an Veränderungen:

Die Anpassung der automatisierten Belegerkennung an sich ändernde Geschäftsanforderungen und neue Dokumentenformate kann eine Herausforderung darstellen. Regelmäßige Updates und Anpassungen helfen, eine kontinuierliche Leistungsfähigkeit und Effektivität aufrechtzuerhalten.

Akzeptanz und Schulung der User:

Teams müssen sich möglicherweise neue Arbeitsweisen und Prozesse aneignen oder haben Bedenken hinsichtlich Zuverlässigkeit und Genauigkeit. Es ist daher wichtig, die Vorteile der automatisierten Belegerkennung entsprechend zu kommunizieren, Mitarbeitende aktiv in den Implementierungsprozess einzubeziehen und sie entsprechend zu schulen, um effiziente Prozesse zu garantieren.

Qualitätssicherung und Überwachung:

Die Qualität der automatisierten Belegerkennung muss regelmäßig überwacht und überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse korrekt und zuverlässig sind. Dies erfordert möglicherweise die Implementierung von Qualitätssicherungsmaßnahmen.

Automatische Belegerkennung dank DMS

Diese Herausforderungen lassen sich flexibel mit einem Dokumentenmanagementsystem lösen. Die Software erfasst und digitalisiert Dokumente aller Art, sowohl in Papierform als auch bereits digital vorliegende wie E-Mails und Rechnungen. Dadurch entsteht ein zentrales System für die Dokumentenspeicherung und -verwaltung.

In der Eingangsrechnungsverarbeitung werden Rechnungen beispielsweise beim Eingang direkt vom System auf wichtige Informationen geprüft. So ist es möglich, dass viele Prozesse automatisiert ablaufen und beispielsweise Rechnungen erst ab einem gewissen Betrag zur Freigabe an bestimmte Mitarbeitende delegiert werden. Das mindert den Arbeitsaufwand enorm, schafft Zeit für wichtigere Dinge und minimiert vor allem die Fehler, die bei der manuellen Bearbeitung entstehen können.

Die automatische Belegerfassung unterstützt außerdem moderne Arbeitskonzepte wie Homeoffice und mobiles Arbeiten, indem sie allen Teams den Zugriff auf aktuelle und archivierte Informationen ermöglicht. Dies beschleunigt die Arbeitsabläufe, und erleichtert die Einhaltung rechtlicher Vorschriften.

Fazit

Belegerkennung bietet Unternehmen die Möglichkeit, Dokumentenverarbeitungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Die Vorteile reichen dabei von mehr Effizienz und Genauigkeit bis hin zu verbesserten Datenqualität und Reporting-Fähigkeiten. Mit einer sorgfältigen Planung und Umsetzung lassen sich diese voll ausschöpfen und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens langfristig steigern.

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Quelle: DocuWare Europe GmbH

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