Der digitale Posteingang – ein Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Büro

Denn auch der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt.

Der digitale Posteingang – ein Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Büro

„A very little key will open a very heavy door!“ Das wusste schon Charles Dickens – wobei er an alles andere dachte als an die digitale Transformation von Unternehmen. Dennoch passt das Bild auf die Digitalisierung, die allgemein als Mammutaufgabe betrachtet wird. Denn auch der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt. Und der sollte bei der Digitalisierung des Unternehmens die Einführung des digitalen Posteinangs sein.

Der Grund liegt auf der Hand: In vielen Unternehmen kommt Eingangspost heute noch auf Papier – per Brief oder per Fax – an die Arbeitsplätze. Von der Verteilung per Hauspost über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung und Recherche wird alles manuell oder nur halbautomatisch bearbeitet. Das papierlose Büro ist ebenso noch Utopie wie das Schlagwort „Industrie 4.0“.

Digitalisierung beginnt an der Inbox

Das gilt es zu ändern – etwa durch die Digitalisierung der Posteingangsprozesse. Das heißt: Die gesamte Eingangspost, ob auf Papier oder digital und in dem Fall unabhängig von Dateiformat oder Quelle, wird zentral erfasst. Gegebenenfalls kommen das Scannen und Umwandeln in ein PDF hinzu. Anschließend wird die Post gezielt an die Adressaten weitergeleitet. Mit heutigen Scannern kann jeder Brief zum PDF-Dokument werden, das dank OCR sogar fit ist für die Volltextsuche. So können die Mitarbeiter direkt auf alle Daten im digitalen Posteingang zugreifen, was hilft, die Prozesse enorm zu beschleunigen und zu optimieren.

Die Kommunikation wird also viel einfacher, wenn es nur eine einzige „Inbox“ gibt. Ob E-Mail, Fax, Terminanfrage oder Rechnung - alles ist dann direkt im digitalen Posteingang des Mitarbeiters zu finden. Die Eingangspost gelangt auf direktem Weg in vielleicht schon bestehende digitale Prozesse. Ohne Umwege, ohne Ortsbindung, mit organisierter Ablage und ohne Ausfälle durch Urlaub oder Krankheitstage. Zuverlässig und mit 24/7.

Digitaler Posteingang – alles in einem Topf?

Gern genutzt werden dazu Sammel-Inboxen. Bei E-Mail sind Postfächer wie info@... oder service@... typisch dafür – der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt. Wer an seine eigene Korrespondenz denkt, merkt aber schnell, wohin das führt. Ob Anfrage, Bestellung, Reklamation, Stornierung einer Bestellung oder Adressänderung – all das landet im selben Postfach. Die fatale Folge: Manchmal wartet der Absender tagelang auf eine Antwort, wird ungeduldig und schreibt schließlich eine weitere E-Mail, um sich nach dem Stand der Dinge zu erkundigen.

Aus Sicht des Empfängers bedeutet ein schlecht verwaltetes Sammelpostfach immensen manuellen Aufwand beim Sortieren und Verteilen eingehender Post. Abhilfe schafft deren automatische Klassifizierung und Indexierung. Dann kann der digitale Posteingang nicht nur die Verarbeitung der gesamten Eingangspost aus einzelnen Organisationseinheiten oder gar des gesamten Unternehmens automatisieren.

Digitalisierung beginnt an der Inbox

Das gilt es zu ändern – etwa durch die Digitalisierung der Posteingangsprozesse. Das heißt: Die gesamte Eingangspost, ob auf Papier oder digital und in dem Fall unabhängig von Dateiformat oder Quelle, wird zentral erfasst. Gegebenenfalls kommen das Scannen und Umwandeln in ein PDF hinzu. Anschließend wird die Post gezielt an die Adressaten weitergeleitet. Mit heutigen Scannern kann jeder Brief zum PDF-Dokument werden, das dank OCR sogar fit ist für die Volltextsuche. So können die Mitarbeiter direkt auf alle Daten im digitalen Posteingang zugreifen, was hilft, die Prozesse enorm zu beschleunigen und zu optimieren.

Die Kommunikation wird also viel einfacher, wenn es nur eine einzige „Inbox“ gibt. Ob E-Mail, Fax, Terminanfrage oder Rechnung - alles ist dann direkt im digitalen Posteingang des Mitarbeiters zu finden. Die Eingangspost gelangt auf direktem Weg in vielleicht schon bestehende digitale Prozesse. Ohne Umwege, ohne Ortsbindung, mit organisierter Ablage und ohne Ausfälle durch Urlaub oder Krankheitstage. Zuverlässig und mit 24/7.

Digitaler Posteingang – alles in einem Topf?

Gern genutzt werden dazu Sammel-Inboxen. Bei E-Mail sind Postfächer wie info@... oder service@... typisch dafür – der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt. Wer an seine eigene Korrespondenz denkt, merkt aber schnell, wohin das führt. Ob Anfrage, Bestellung, Reklamation, Stornierung einer Bestellung oder Adressänderung – all das landet im selben Postfach. Die fatale Folge: Manchmal wartet der Absender tagelang auf eine Antwort, wird ungeduldig und schreibt schließlich eine weitere E-Mail, um sich nach dem Stand der Dinge zu erkundigen.

Aus Sicht des Empfängers bedeutet ein schlecht verwaltetes Sammelpostfach immensen manuellen Aufwand beim Sortieren und Verteilen eingehender Post. Abhilfe schafft deren automatische Klassifizierung und Indexierung. Dann kann der digitale Posteingang nicht nur die Verarbeitung der gesamten Eingangspost aus einzelnen Organisationseinheiten oder gar des gesamten Unternehmens automatisieren.

 

Auch wenn der Digitale Wandel ein langfristiges und komplexes Projekt ist, kann die Einführung des digitalen Posteingangs ein gelungener Einstieg in die Digitalisierung der Arbeitswelt sein. Und anders als der Volksmund sagt, ist dieser Anfang gar nicht so schwer. Und das ist umso wichtiger, als schon der griechische Philosoph Aristoteles sagte: „Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen!“


Referenzen.

TV Reese blankLogo Reese Canon Business Center

Wir benutzen Cookies

Wir nutzen Cookies auf unserer Website. Einige von ihnen sind essenziell für den Betrieb der Seite, während andere uns helfen, diese Website und die Nutzererfahrung zu verbessern (Tracking Cookies). Sie können selbst entscheiden, ob Sie die Cookies zulassen möchten. Bitte beachten Sie, dass bei einer Ablehnung womöglich nicht mehr alle Funktionalitäten der Seite zur Verfügung stehen.