Papierstapel, Briefe und Aktenordner haben ausgedient.

Rechnungen digitalisieren – aber richtig!

Pixma G650 01

Die deutsche Wirtschaft macht bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse in diesem Jahr kräftig Druck. Das ergab der „Digital Office Index 2020“, eine repräsentative Befragung von mehr als 1.100 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland, die im Auftrag des Digitalverbands Bitkom im Mai und Juni 2020 durchgeführt wurde. So sagen fast 9 von 10 Geschäftsführern und Vorständen (86 Prozent), ihr Unternehmen habe das Ziel, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Das ist doppelt so viel wie 2018, als es noch 43 Prozent waren. Zwei Drittel der Unternehmen (64 Prozent) gelingt dies bereits zunehmend – ebenfalls ein deutlicher Anstieg gegenüber 2018 (30 Prozent).

 

Papierrechnungen sind von gestern

Nun ist es aber durchaus ein Unterschied, ob man eine Personalakte, einen Lieferschein, eine Bestellung oder eine Rechnung digitalisiert – oder eine x-beliebige Produktbeschreibung. Gerade bei der Digitalisierung von Rechnungen sind etliche Randbedingungen zu beachten. Einerseits geht es darum, den gesetzlichen Vorgaben Genüge zu tun und spätere Probleme zu vermeiden. Andererseits gilt es die möglichen Vorteile auch tatsächlich zu nutzen. Typisches Beispiel: Das Skonto, das wegen der schieren Dauer der Bearbeitung von Papierrechnungen oft ungenutzt bleibt. Medienbruchfreie digitale Workflows dagegen beschleunigen die Prüfung und Freigabe der Rechnungen derart, dass Skonto in der Regel in Anspruch genommen werden kann und beim Einkauf bares Geld spart.

Wer die Rechnungen digitalisiert und dabei auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt, profitiert in erster Linie von automatisierten Prozessen. Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten – unabhängig davon, ob eine Eingangsrechnung über Webservices, E-Mail oder EDI, aber auch per Fax oder Post in das Unternehmen gelangt; letztere werden einfach eingescannt. DocuWare stellt speziell für die automatische Rechnungsbearbeitung eine vorkonfigurierte Cloud-Lösung bereit.

Ist das DMS erst einmal in Betrieb, helfen intelligente Algorithmen dabei, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen Workflows dafür, dass alle Rechnungen den zuständigen Stellen rasch zur Bearbeitung zugestellt werden und danach automatisch in einem vollständig indexierten Archiv landen. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb der Buchhaltung aus. Außerdem gehen keine Rechnungen mehr verloren.

 

Das Digitalisieren von Rechnungen

Beim Digitalisieren der Rechnungen ist allerdings darauf zu achten, dass neben den grundsätzlichen Aspekten der Datensicherheit auch die rechtlichen Vorgaben berücksichtigt sind. Denn wie in der Buchhaltung aufbewahrungspflichtige oder -würdige Informationen und Dokumente in Deutschland behandelt werden müssen, ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Hauptrolle spielen:

  • Das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen bzw. Führung der Handelsbücher)
  • die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
  • und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD)

Kommt die Betriebsprüfung, müssen die elektronischen Rechnungen ohne Wenn und Aber lesbar sein und dürfen auch durch einen Systemwechsel nicht beeinträchtigt werden. Außerdem müssen digitalisierte Rechnungen revisionssicher bearbeitet und aufbewahrt werden. Revisionssicher heißt: Digitalisierte Rechnungen müssen nicht nur wiederauffindbar und sicher, sondern vor allem auch nachvollziehbar und unveränderbar archiviert sein. Der ursprüngliche Inhalt muss ebenso erkennbar bleiben wie etwaige Änderungen daran. Werden die elektronischen Daten in einem reinen Dateisystem vorgehalten, müssen deshalb natürlich zusätzliche Schutzmaßnahmen ergriffen werden.

Verfahrensdokumentation gefordert

Zusätzlich zu den oben genannten Kriterien schreibt der Gesetzgeber bei der GoBD-konformen Archivierung eine Verfahrensdokumentation vor. Diese Dokumentation muss alle Archivierungsvorgänge und deren Kontrollmechanismen sowohl technisch als auch organisatorisch beschreiben. Dazu zählt:

  • Erfassen
  • Empfangen
  • Digitalisieren
  • Indizieren
  • Verarbeiten
  • Wiederfinden
  • Ausgeben
  • Aufbewahren
  • Vernichten

Praktische Tipps zum Erstellen einer Verfahrensdokumentation liefert die Bitkom-Checkliste für die Auswahl von Dokumentenmanagement-Systemen. Darin werden u.a. auch die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen IT-Betrieb nach GoBD beschrieben.

 

Rechnungsprüfung als Workflow gestalten

Jedem Unternehmen ist allerdings freigestellt, wie es die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet. Eine digitale Rechnungsprüfung und die anschließende Archivierung in einem DMS kann dafür sorgen. Auf diese Weise lassen sich innerbetriebliche Kontrollverfahren für einen zuverlässigen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung etablieren. Egal, ob die Rechnung auf Papier oder elektronisch eintrifft. Sind die Prozesse erst einmal digitalisiert, lassen sie sich mit dem kostenlosen und intuitiv zu bedienenden Process Planner im Handumdrehen planen, optimieren und mit anderen teilen.

 

Manchmal führt gar kein Weg mehr daran vorbei, Rechnungen zu digitalisieren

Seit dem 27. November 2020 sind gemäß der E-Rechnungsverordnung (ErechV) alle Rechnungen an Bundesbehörden grundsätzlich nach bestimmten Formatvorgaben elektronisch einzureichen. Neben dem zentralen Rechnungseingangsportal (ZRE) gibt es dafür verschiedene Kanäle. Ausnahmen von dieser Regel sind in der E-Rechnungsverordnung des Bundes definiert. Auf der Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung finden Sie Informationen der Bundesverwaltung und auch Downloads rund um das Thema E-Rechnung.

Bei einer elektronischen Rechnung nach der ErechV handelt es sich um ein Dokument in einem wohldefinierten, strukturierten XML-Datensatz. Dies ermöglicht dem Rechnungssender, Rechnungen in einem Buchhaltungssystem automatisiert zu erstellen, rechnungsbegründende Unterlagen direkt in die Rechnung einzubetten und ohne Medienbrüche durch die gesamte Lieferkette über die ZRE bis zum Rechnungsempfänger zu übermitteln. Der Empfänger kann diese dann in seinem DMS- oder ERP-System direkt übernehmen, prüfen und zur Auszahlung anweisen. Abschließend erfolgt mit der Archivierung die rechtssichere Aufbewahrung.


 

Referenzen.

TV Reese blankLogo Reese Canon Business Center

Wir benutzen Cookies

Wir nutzen Cookies auf unserer Website. Einige von ihnen sind essenziell für den Betrieb der Seite, während andere uns helfen, diese Website und die Nutzererfahrung zu verbessern (Tracking Cookies). Sie können selbst entscheiden, ob Sie die Cookies zulassen möchten. Bitte beachten Sie, dass bei einer Ablehnung womöglich nicht mehr alle Funktionalitäten der Seite zur Verfügung stehen.