DMS im Rechnungswesen- die wichtigsten Vorteile

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kann mehr, als die Ablage von Dokumenten. Es eignet sich hervorragend für die Digitalisierung des Rechnungswesens. Lesen Sie hier, warum.

1. Standardaufgaben lassen sich automatisieren

Die Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen, Krankmeldungen, Bewerbungen oder anderen Papierdokumenten ist umständlich und kostet viel Zeit. Die Lösung: digitale Workflows. Sie ersetzen manuelle Arbeiten, indem sie alltägliche und wiederholt anfallende Arbeitsprozesse automatisieren.

Neben der Zeit- und Kostersparnis hat die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Rechnungswesen einen weiteren Vorteil: auch andere Geschäftsabläufe werden transparenter und können dadurch besser überwacht werden. Die Reaktionszeiten, zum Beispiel bei Kundenanfragen, werden kürzer.

2. Rechnungen lassen sich digital versenden und verarbeiten

Digitale Workflows sorgen dafür, dass eingehende Rechnungen zur Verarbeitung automatisch an die richtige Stelle gelangen. Fehler und Ausnahmen lassen sich dabei direkt identifizieren. Zudem stellen entsprechende Einstellungen sicher, dass alle wichtigen Informationen ins Buchhaltungsprogramm übermittelt werden. So gibt es keine Verzögerungen bei der Bearbeitung und Bezahlung. Entscheidungen können schneller getroffen werden.

3. Höhere Sicherheit, erfolgreiche Audits

Die intelligente Archivierung von Dokumenten sorgt dafür, dass sich alle geforderten Daten in Echtzeit schnell, vollständig und fristgerecht an den Auditor übermitteln lassen. Bei offenen Fragen ist ein kurzer Blick in das digitale Archiv ausreichend. Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrollieren sie alle Pflichtangaben, sorgen für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und melden Rechnungen, die sich nicht buchen lassen.

4. Bis zu 60% Zeit und Kosten sparen

Materialanschaffung, Druck- und Portokosten, Archivierung- all das kostet Zeit und Geld. Ein Großteil dieser Kosten entfällt durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Skonti und Frühzahler-Rabatte sind wesentlich besser zu überwachen und werden rechtzeitig gezogen. Die gewonnene Zeit können Ihre Mitarbeiter in andere, gewinnbringende Projekte investieren.

 

Foto: Zebor, AdobeStock

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