5 Tipps zur Einführung der elektronischen Personalakte

Die elektronische Personalakte sorgt dafür, dass alle zu einem Mitarbeiter gehörenden Unterlagen an nur einem Ort aufbewahrt und jederzeit schnell aufzufinden sind – digitalisiert, gebündelt und organisiert. Damit das reibungslos funktioniert, helfen die folgenden fünf Tipps:

1. Mitarbeiter für Neues begeistern

Nicht selten gibt es in Personalabteilungen Vorbehalte. Oftmals gilt die Ansicht, HR-Prozesse seien ein sogenanntes „people's business“ und damit eine Aufgabe, die allein von Menschen zu erledigen ist. Ob Recruiting, Onboarding, Urlaubsanträge oder die Verwaltung von Personalakten – alles dreht sich um den Menschen. Gerade deshalb ist es extrem wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern zu Beginn deutlich zeigen, warum die elektronische Personalakte eine erhebliche Erleichterung für die alltägliche Arbeit ist und dass sie keine Angst vor Jobverlust haben müssen – ganz im Gegenteil.

2. Vorteile der elektronischen Personalakte im Alltag

Die elektronische Personalakte vereinfacht sämtliche Arbeitsabläufe. Im Grunde funktioniert sie dabei wie eine klassische Personalakte aus Papier – nur ohne Papier, sind doch alle Unterlagen digitalisiert und in einem digitalen Archiv gespeichert. Durch die Ablage der Daten in einem digitalen Dokumentenmanagement-System und eine zentrale Verwaltung, erlaubt die elektronische Personalakte den Mitarbeitern dezentralen Zugriff.

Egal, wann und wo – berechtige Personen können zeit- und ortsunabhängig auf die benötigten Dokumente zugreifen, auch über mobile Endgeräte. So sind Daten schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Zudem können mehrere Mitarbeiter parallel an einem Dokument arbeiten.

Fehler durch Stress oder Zeitdruck können vermieden werden. Ein großer Vorteil, da es sich überwiegend um vertrauliche Dokumente handelt.

3. In der Cloud oder Inhouse?

Während Inhouse-Lösungen eine starke und vor allem systemkompatible IT-Struktur des Unternehmens als Basis benötigen, überzeugen cloudbasierte Lösungen mit deutlichen Vorteilen. Dokumente lassen sich einfacher und kontrollierter an Externe verteilen. Hinzu kommt, dass sich die verfügbare Speicherkapazität eines Cloud-Dienstes schneller anpassen lässt. Zudem erfolgt die Abrechnung bei vielen Anbietern nach dem tatsächlichen Verbrauch, was die cloudbasierte Arbeit zu einer kostengünstigen Alternative macht.

4. Datenschutz auf einem neuen Level

Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 betrifft Datenschutz alle Personalabteilungen. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, hilft die elektronische Personalakte. Der Markt offeriert eine Vielzahl an Softwareanwendungen und Lösungen für die Arbeit mit elektronischen Personalakten. Die Wahl des richtigen Systems bedarf deswegen der Prüfung mehrerer Faktoren, von denen die Sicherheitsfrage eine der wichtigsten ist.

Achten Sie darauf, dass die Software den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entspricht und Dokumente nur sicher verschlüsselt übermittelt. Das bedeutet aber nicht allein, Unterlagen in einer sicheren Umgebung zu speichern. Um Mitarbeiter und Unternehmensdaten zu schützen, bedarf es einer Software, die so programmierbar sein muss, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Da Personalakten sensible Daten enthalten, deren Zugriff strikt auf wenige Personen limitiert ist, muss die Software zudem die Einrichtung unterschiedlicher Nutzerrollen ermöglichen und sorgfältig dokumentierte Zugriffsprotokolle anlegen. So ist der sichere Umgang mit sensiblen Daten in jedem Fall gewährleistet.

5. Vergessen Sie langes Suchen im Archiv

Mittels Schlagwortsuche und Texterkennung können Sie und Ihre Mitarbeiter wesentlich schneller auf gesuchte Dateien zugreifen und diese weiterbearbeiten. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind hier sorgfältig sortiert, abgelegt und archiviert. Das entlastet bei Routineaufgaben und der gesamte Workflow der Abteilung gestaltet sich damit effizienter.

Fazit:

Wer mit der Bearbeitung seiner HR-Prozesse auf digitales Arbeiten setzt, spart an allen Ecken und Enden: Arbeitszeit, Lagerfläche, Nerven. Und es macht einfach mehr Spaß, so zu arbeiten.

 

Text: DocuWare/Reese

 

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