Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen spart Kosten und fördert die Zufriedenheit der Mitarbeiter

Die Digitalisierung in Unternehmen schreitet immer weiter voran. Wer sich dieser Entwicklung verschließt, wird die Konsequenzen früher oder später zu spüren bekommen. Denn Arbeitnehmer, insbesondere Führungskräfte, erwarten heute bestimmte Standards. Sind diese nicht gegeben, sind Arbeitnehmer gewillt, das Unternehmen zu verlassen, belegt eine Studie des Wirtschaftsprüfungsunternehmen Deloitte und des Massachusetts Institute of Technology (MIT).

Digitalisierung bedeutet aber nicht nur das Anschaffen neuer Technik, sondern auch die Vereinfachung und Automatisierung von Arbeitsprozessen. 80 Prozent der Digitalisierung sind reine Organisation. Möglich ist die Umsetzung in jedem Unternehmen. Dafür bedarf es einer individuellen Digitalisierungsstrategie.

Um diese erfolgreich zu gestalten, sind vier Faktoren ausschlaggebend:

1. Die Strategie finden und gemeinschaftlich umsetzen

Unternehmen, die ihre Digitalisierung vorantreiben wollen, sollten zunächst überlegen, wie sie vorgehen wollen und dann gezielt an die Umsetzung gehen.  Zunächst muss dafür die interne Organisation angepasst und die Verteilung von Aufgabengebieten überdacht werden.  Denn die in der Studie befragten Personen sahen den Grund für das Scheitern einer Digitalisierung im Unternehmen vor allem in der mangelnden Aufgabendelegation der Führungsebene. Wird die Umsetzung zur „Chefsache“ erklärt, gerät das Projekt mangels Zeit schnell ins Stocken. Vielmehr sollte die Umsetzung der Digitalisierung gemeinschaftlich, in Zusammenarbeit mit einem Experten erfolgen.

2. Zeit und Geld sparen durch Dokumentenmanagement

Die Digitalisierung läuft nicht zwanghaft auf große Investitionen hinaus. Vielmehr geht es um die Prüfung der Arbeitsorganisation und die schrittweise Umsetzung digitaler Prozesse und Strukturen in den einzelnen Unternehmensbereichen.

Das Hauptaugenmerk liegt meist auf der Vereinheitlichung der Arbeitsweise eines Unternehmens. Schon die Verwendung unterschiedlicher Software kann zur Störung und Verlangsamung der Arbeitsprozesse führen. Abhilfe können Programme wie das Enterprise-Content-Management-System (ECM) oder das digitale Dokumentenmanagement-System (DMS) schaffen. Sie vereinfachen die Verwaltung digitaler Dokumente und ermöglichen effizienteres Arbeiten.

Die Digitalisierung des Dokumentenmanagement spart Unternehmen vor allem auch Geld.

Zum einen werden Routineaufgaben automatisiert. Die dadurch gewonnene Arbeitszeit kann in andere Projekte investiert werden. Dies führt wiederum zu mehr Zufriedenheit der Arbeitnehmer, die ihre Zeit anders einteilen können. Gleichzeitig sinkt der Bedarf an Papier, Druckermaterial und Platz. Die Kosten sinken.

3. Fehler finden und nachjustieren

Die Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie ist ein laufender Prozess, bei dem es zu Fehlern kommen kann. Manch gewählter Weg führt möglicherweise nicht gleich zum gewünschten Ziel. Davon sollten sich Unternehmer nicht abschrecken lassen. Vielmehr gilt es, Pilotprojekte an den Start zu bringen, die Umstellung schrittweise zu vollziehen und gegebenenfalls nachzujustieren.

Wichtig ist, die Mitarbeiter von Anfang an in die Pläne und die Umsetzung mit einzubeziehen. So fühlt sich niemand übergangen, Fehler führen nicht zu Frust und die Kompetenzen der Arbeitnehmer werden genutzt.

4. Vertrauen schenken, Zeit lassen

Die Digitalisierung und Vereinfachung von Arbeitsprozessen ist aber nur ein Faktor, um Arbeitnehmer für das Unternehmen zu begeistern und zu halten. Wichtig ist auch, Mitarbeiter die Prozesse und Weiterwicklung mitgestalten zu lassen, sie nach ihrer Meinung und Erfahrung zu fragen. Dadurch profitieren Unternehmen vom Wissen ihrer Angestellten und diese können ihr Potenzial voll entfalten. Wie alle Veränderungen im Leben, Bedarf auch die Digitalisierung Zeit. Mitarbeiter müssen sich auf die neuen Arbeitsprozesse einstellen und sich mit ihnen vertraut machen. Diese Zeit sollte ihnen gewährt werden. Nur so kann die Digitalisierung erfolgreich umgesetzt und das Unternehmen zukunftssicher gemacht werden.

Digitalisierung ist ein wichtiges Thema. Foto:XtravaganT/fotolia.com

Damit die Digitalisierung im Unternehmen gelingt, muss es Strategie geben und Mitarbeiter sollten einbezogen werden.
Foto: XtravaganT/fotolia.com

Quelle: DocuWare Europe GmbH

Referenzen.

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